E-akta, czyli elektroniczne akta osobowe, są formą prowadzenia dokumentacji pracowniczej regulowaną przez przepisy Ustawy e-akta z 2019 roku. Zmiana z papierowej na elektroniczną formę akt wiąże się z koniecznością spełnienia szczegółowych wymagań prawnych oraz właściwego zabezpieczenia dokumentów. O czym warto pamiętać, decydując się na cyfryzację akt osobowych?
Prowadzenie e-akt regulowane jest przez przepisy znowelizowanej w 2019 roku ustawy, która umożliwiła firmom całkowite przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą. Dokumenty elektroniczne powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną przedsiębiorstwa, co gwarantuje ich wiarygodność oraz zgodność z oryginałem. Pracodawca jest zobowiązany wskazać osoby upoważnione do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi.
Wiele firm decyduje się na profesjonalną digitalizację dokumentów, by skutecznie i zgodnie z przepisami przeprowadzić migrację dokumentów papierowych do cyfrowych.
Zmiana sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na cyfrową nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania o tym wszystkich aktualnych i byłych pracowników. Informacja powinna zawierać jasne wskazówki dotyczące dostępu do dokumentacji w nowej formie. Bieżący pracownicy mogą otrzymać powiadomienie poprzez przyjęte w firmie kanały (np. tablica ogłoszeń, intranet, e-mail).
Byli pracownicy, muszą zostać poinformowani o możliwości odbioru dokumentacji papierowej w ciągu 30 dni. Powiadomienie wysyłane jest przesyłką poleconą lub e-mailem opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli pracownik nie odbierze przesyłki w terminie wskazanym w powtórnym awizie, uznaje się ją za skutecznie doręczoną.
Obowiązek 30-dniowego terminu odbioru dokumentów dotyczy również członków rodziny zmarłego pracownika. Firmy często powierzają realizację tej procedury profesjonalnym dostawcom usług kadrowo-płacowych.
Ustawa e-akta z 2019 roku wprowadziła możliwość skrócenia okresu przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat, licząc od roku zakończenia umowy o pracę lub umowy zlecenia. Dotyczy to pracowników zatrudnianych między 1999 a 2018 rokiem, pod warunkiem przekazania do ZUS odpowiednich raportów informacyjnych z tego okresu.
W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku dokumentacja nadal musi być przechowywana przez okres 50 lat. Warto zadbać, by była ona odpowiednio zabezpieczona, co może być osiągnięte przez profesjonalną digitalizację akt osobowych.
Zalet wynikających z przejścia na e-akta i cyfryzacji akt osobowych jest wiele. Najważniejszą jest skrócenie obowiązkowej archiwizacji dokumentów pracowniczych, co znacząco redukuje koszty i obciążenia administracyjne. Dane cyfrowe są łatwiej dostępne, szybkie do weryfikacji oraz zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób.
Elektroniczna dokumentacja pozwala uniknąć ryzyka związanego ze zniszczeniem, utratą lub pogorszeniem czytelności akt papierowych w wyniku starzenia się papieru. Dzięki profesjonalnej digitalizacji akt osobowych e-akta spełniają wszystkie wymogi prawa pracy dotyczące bezpieczeństwa i dostępności danych osobowych.
Dodatkowym atutem elektronicznej archiwizacji jest jej ekologiczny charakter – pozwala zmniejszyć zużycie papieru i zaoszczędzić przestrzeń.
Jeśli planujesz wdrożenie e-akt w swojej firmie i potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w cyfryzacji dokumentów, specjaliści Payroll 360 chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania i pomogą w realizacji tego procesu.
