Czy Twój dział kadr jest gotowy na erę bezpapierową? Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej przestała być futurystyczną wizją. Stała się rynkowym standardem, który decyduje o szybkości i bezpieczeństwie biznesu. Wprowadzenie e-akt to rewolucja, która może przerażać ilością formalności, chyba że masz odpowiedniego partnera. Sprawdź, jak outsourcing kadrowy może stać się Twoim akceleratorem cyfrowej zmiany i dlaczego Payroll 360 jest najlepszym przewodnikiem w tej transformacji.
Tradycyjne archiwum pełne papierowych teczek to dziś nie tylko koszt powierzchni biurowej, ale przede wszystkim ryzyko operacyjne. W obliczu cyfrowej transformacji biznesu, digitalizacja dokumentacji pracowniczej staje się standardem, który decyduje o efektywności firmy. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego przejście na e-akta to inwestycja, która zwraca się błyskawicznie, i jak usługa profesjonalnej digitalizacji realizowana przez partnera zewnętrznego pozwala przeprowadzić ten proces bez paraliżu działu kadr.
Utrzymywanie fizycznych archiwów staje się dla przedsiębiorstw coraz większym obciążeniem. Przejście od papierowych teczek do elektronicznych akt osobowych (e-akt) to fundamentalna zmiana w zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Dlaczego warto podjąć tę decyzję teraz?
Wielu pracodawców obawia się procesu przejścia na cyfrową dokumentację, który wiąże się ze skanowaniem tysięcy stron i ich opisywaniem. Tutaj kluczową rolę odgrywa usługa profesjonalnej digitalizacji.
Współpraca z Payroll 360 w tym zakresie to coś więcej niż skanowanie. To kompleksowy proces:
Decydując się na zewnętrzną obsługę procesu cyfryzacji, zdejmujesz z wewnętrznego zespołu ciężar techniczny i prawny. Nie musisz inwestować w drogi sprzęt do skanowania ani oprogramowanie klasy ECM (Enterprise Content Management).
Otrzymujesz gotowy, bezpieczny system e-akt, który jest na bieżąco aktualizowany zgodnie z nowelizacjami Kodeksu Pracy. To gwarancja, że okresy przechowywania dokumentów są pilnowane automatycznie, a ryzyko zniszczenia dokumentacji spada do zera.
Wybierając Payroll 360, zyskujesz partnera, który przeprowadzi Twoją firmę przez cały proces transformacji – od pierwszej kartki papieru po w pełni funkcjonalne, cyfrowe archiwum. Nasza usługa digitalizacji i e-akt jest dostosowana do specyfiki Twojego biznesu. Niezależnie od tego, czy zatrudniasz 50 czy 5000 pracowników, zapewniamy płynne przejście na system bezpapierowy, maksymalizując bezpieczeństwo Twoich procesów kadrowych.
Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o cyfrowej przyszłości Twoich kadr.
Tak. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2019 roku, pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie w postaci elektronicznej. Po prawidłowo przeprowadzonym procesie digitalizacji (spełniającym wymogi rozporządzenia), papierowe oryginały można zutylizować (po odbiorze przez pracownika) lub zwrócić, a firma operuje wyłącznie na legalnych e-teczkach.
Proces jest wieloetapowy i bezpieczny. Przejmujemy papierowe teczki, dokonujemy ich audytu i porządkowania. Następnie dokumenty są skanowane przemysłowo, opisywane metadanymi (indeksowane) i opatrywane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, co nadaje im moc prawną. Finalnie trafiają do bezpiecznego systemu e-akt Archivista.
Nie jest to obowiązek, ale racjonalna decyzja biznesowa. Utrzymywanie hybrydowego modelu (część pracowników na papierze, część w systemie) generuje chaos i podwójne koszty. Pełna digitalizacja archiwum pozwala ujednolicić standardy i znacząco przyspiesza pracę działu kadr.
Koszt zależy od wolumenu dokumentacji. Choć digitalizacja jest inwestycją początkową, zwrot z inwestycji (ROI) następuje szybko dzięki eliminacji kosztów magazynowania papieru, druku, tonerów oraz oszczędności czasu pracy specjalistów HR, którzy nie muszą fizycznie zarządzać archiwum.
Zdecydowanie bardziej niż w szafie pancernej. Cyfrowe e-akta w Payroll 360 są przechowywane w certyfikowanych Data Center, chronione wielopoziomowym systemem uprawnień i regularnymi kopiami zapasowymi. Eliminuje to ryzyko zalania, pożaru czy kradzieży fizycznej dokumentacji.
