Digitalizacja dokumentów w Payroll 360 to usługa przekształcenia papierowych akt osobowych i dokumentacji kadrowej w uporządkowane zasoby elektroniczne. Obejmuje przygotowanie, skanowanie, weryfikację i uporządkowanie dokumentów, tak aby Państwa firma mogła bezpiecznie korzystać z cyfrowego archiwum i szybciej pracować na danych kadrowych.
Digitalizacja akt osobowych jest szczególnie istotna wtedy, gdy papierowa dokumentacja kadrowa zaczyna utrudniać bieżącą obsługę kadr, kontrolę kompletności akt i szybki dostęp do danych. W praktyce dotyczy to firm, które mają rozbudowane archiwum pracownicze, pracują w wielu lokalizacjach albo chcą uporządkować dokumentację przed dalszą automatyzacją procesów kadrowych.
Oferujemy digitalizację akt osobowych i dokumentów kadrowych, której celem jest utworzenie uporządkowanego cyfrowego archiwum dokumentacji pracowniczej. W zależności od potrzeb Państwa firmy usługa może obejmować przygotowanie dokumentów, skanowanie, weryfikację, kontrolę kompletności akt oraz uporządkowanie zasobów do pracy w formie elektronicznej.
Digitalizacja akt osobowych obejmuje przygotowanie, skanowanie i uporządkowanie dokumentacji kadrowej w taki sposób, aby możliwe było bezpieczne korzystanie z niej w formie elektronicznej. Proces może obejmować zarówno bieżące akta pracownicze, jak i dokumenty zgromadzone w archiwum.
Proces digitalizacji dokumentów kadrowych rozpoczynamy od ustalenia zakresu prac, sposobu przekazania akt oraz zasad dostępu do danych. Następnie przygotowujemy dokumenty do skanowania, porządkujemy pliki, przypisujemy je do właściwych części akt osobowych i przekazujemy Państwa firmie uporządkowane zasoby cyfrowe.
Model współpracy dobieramy do zakresu digitalizacji akt osobowych, sposobu przechowywania dokumentacji kadrowej, wymagań bezpieczeństwa oraz możliwości organizacyjnych Państwa firmy. Usługa może być realizowana zdalnie, w siedzibie klienta albo w modelu obejmującym bezpieczny transport akt i digitalizację w Payroll 360.
Zdalny model współpracy przy digitalizacji dokumentów kadrowych, oparty na ustalonym sposobie przekazania akt, bezpiecznej wymianie danych i bieżącej komunikacji z zespołem Payroll 360.
Zdalna weryfikacja i przetworzenie dokumentacji
Model współpracy realizowany w siedzibie Państwa firmy, szczególnie wtedy, gdy dokumentacja kadrowa powinna pozostać w organizacji na czas skanowania i porządkowania.
Digitalizacja w siedzibie Klienta / zdalna weryfikacja
Model łączący digitalizację akt osobowych z dodatkowymi działaniami porządkującymi dokumentację, przygotowaniem zasobów cyfrowych oraz możliwością bezpiecznego transportu akt.
Transport akt / stacjonarna digitalizacja i weryfikacja
W procesie digitalizacji dokumentacji kadrowej wykorzystujemy system Archivista, który wspiera porządkowanie, indeksowanie i bezpieczne przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Rozwiązanie ułatwia tworzenie cyfrowego archiwum akt osobowych oraz pracę na uporządkowanych zasobach dokumentów kadrowych.
Oprogramowanie Archivista spełnia wymagania Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie systemu teleinformatycznego do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Archivista zapewnia:
Dzięki integracji oprogramowania Archivista z systemem enova365 zapewniamy naszym Klientom dostęp do zdigitalizowanej dokumentacji pracowniczej bezpośrednio w module Kadry i Płace systemu enova365.
Wdrażając oprogramowanie Archivista, stosujemy środki techniczne i organizacyjne służące zabezpieczeniu poufnych danych Państwa pracowników.
Po wdrożeniu aplikacji otrzymują Państwo dostęp do wielu przydatnych funkcji, to znaczy, że:
Rozpoczęcie współpracy poprzedzamy analizą zakresu dokumentacji kadrowej, sposobu jej przechowywania oraz oczekiwanego modelu digitalizacji. Na tej podstawie określamy sposób przygotowania akt, zasady przekazania dokumentów, zakres odpowiedzialności oraz harmonogram realizacji usługi.
Wybierz dogodny termin rozmowy ze specjalistą. Mogą Państwo to zrobić przez Bookings, albo kontaktując się z nami mailowo, lub telefonicznie.
Podczas spotkania omawiamy zakres dokumentacji kadrowej, sposób przeprowadzenia digitalizacji oraz model przekazania lub skanowania akt. Ustalamy również wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych, dostępu do dokumentów i docelowej organizacji zasobów cyfrowych.
Po spotkaniu przygotowujemy ofertę dostosowaną do zakresu dokumentacji, wybranego modelu współpracy oraz potrzeb Państwa firmy.
