Dyrektywa UE o jawności wynagrodzeń wchodzi w życie 7 czerwca 2026. Sprawdź, jakie nowe obowiązki czekają polskich pracodawców – od ujawniania widełek płacowych w ogłoszeniach, przez raportowanie różnic wynagrodzeń kobiet i mężczyzn, po audyty płacowe dla firm zatrudniających 100+ pracowników. Dowiedz się, jak przygotować firmę na nowe przepisy i dlaczego outsourcing płacowy to klucz do bezpiecznego wdrożenia zmian. Praktyczny przewodnik z harmonogramem i odpowiedziami na najczęstsze pytania.
Przygotuj się na rewolucję w zarządzaniu wynagrodzeniami. Unijna dyrektywa 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń zmienia zasady gry dla wszystkich pracodawców w Polsce. Termin implementacji to 7 czerwca 2026 roku. Sejm uchwalił w 2025 roku nowelizację Kodeksu pracy, która wprowadza pierwszą partię zmian. To jednak dopiero początek, pełna implementacja dyrektywy będzie wymagała znacznie więcej niż tylko ujawnianie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę.
Według dostępnych danych luka płacowa w Polsce wynosi około 8%, a w sektorze prywatnym jest wyraźnie wyższa. Nowe przepisy mają zmniejszyć tę różnicę, ale przede wszystkim nałożą na firmy nowe, szczegółowe obowiązki raportowe i analityczne. Dla działów HR i płac to oznacza konkretną pracę – przygotowanie systemów raportowania, audyt struktury wynagrodzeń, dokumentacja procedur i zapewnienie zgodności z RODO przy przetwarzaniu wrażliwych danych płacowych.
Najpóźniej od 2026 roku każdy pracodawca będzie zobowiązany do podawania w ogłoszeniu o pracę początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziału. Koniec z ogłoszeniami „wynagrodzenie do uzgodnienia”. Każda rekrutacja musi być transparentna od samego początku. To oznacza również informowanie kandydatów o kryteriach wynagradzania, które muszą być oparte na obiektywnych, neutralnych zasadach – szczególnie pod względem płci.
Pracownicy zyskają prawo do uzyskania informacji o średnich wynagrodzeniach w podziale na płeć w ich kategorii zawodowej. Będą mogli poznać kryteria wynagradzania i awansu, stosowane w firmie, i to bez konieczności uzasadniania takiego zapytania. Firmy będą musiały te informacje przekazywać w rozsądnym terminie.
Organizacje zatrudniające co najmniej 100 osób będą musiały regularnie raportować dane o wynagrodzeniach. Średnie wynagrodzenia w podziale na płeć dla każdej kategorii pracowników, analiza różnic płacowych w poszczególnych grupach zawodowych, a jeśli luka płacowa w danej kategorii przekroczy 5% – również działania naprawcze. Firmy zatrudniające 100-249 pracowników będą raportować co 3 lata, te większe, corocznie.
Jeżeli luka płacowa w jakiejkolwiek kategorii pracowników przekroczy 5% i firma nie jest w stanie wyjaśnić tej różnicy obiektywnymi czynnikami, konieczne będzie przeprowadzenie szczegółowej analizy struktury wynagrodzeń, wdrożenie działań naprawczych i raportowanie postępów w eliminowaniu luki.
Sejm uchwalił 9 maja 2025 nowelizację Kodeksu pracy wprowadzającą przejrzystość wynagrodzeń przed zatrudnieniem. W ciągu najbliższych miesięcy trwają prace nad pełną implementacją dyrektywy, która obejmie raportowanie, audyty i sankcje. Ostateczny termin implementacji dyrektywy 2023/970 to 7 czerwca 2026. Od tego momentu wejdą w życie przepisy stanowiące podstawę do obowiązkowego raportowania płacowego w firmach zatrudniających co najmniej 100 pracowników.
Aby spełnić wymogi dyrektywy, firmy będą potrzebowały systemu klasyfikacji stanowisk opartego na jednolitych kryteriach porównywania „pracy o takiej samej wartości”. Konieczna będzie analityka płacowa, narzędzia do automatycznego obliczania różnic płacowych w przekrojach demograficznych. Wreszcie bezpieczne przechowywanie danych zgodne z RODO przy przetwarzaniu wrażliwych informacji płacowych.
Tu wkracza Payroll 360 z systemem enova365, który automatycznie kategoryzuje pracowników, oblicza wskaźniki płacowe i generuje raporty zgodne z wymogami dyrektywy. Nie musisz budować systemu od zera – my już to mamy gotowe.
Przeprowadzenie rzetelnego audytu płacowego wymaga ekspertyzy prawnej – interpretacji, co dokładnie oznacza „praca o takiej samej wartości”. Potrzebna jest wiedza statystyczna do analizy wielowymiarowej z uwzględnieniem stażu, stanowiska, wykształcenia. Wreszcie doświadczenie HR w opracowaniu strategii naprawczej, która nie naruszy budżetu firmy.
Payroll 360 oferuje wsparcie eksperckie w tym zakresie. Nasz zespół specjalistów kadr i płac przeprowadzi audyt struktury wynagrodzeń, zidentyfikuje obszary ryzyka i zaproponuje rozwiązania zgodne z przepisami i realiami Twojej firmy.
Firmy będą musiały udokumentować kryteria wynagradzania – jasne, obiektywne i sprawdzalne zasady. Procedury rekrutacyjne muszą zapewniać transparentność od pierwszego kontaktu z kandydatem. Trzeba też określić proces odpowiedzi na zapytania pracowników – kto, kiedy i w jakiej formie udziela informacji o wynagrodzeniach.
W ramach współpracy outsourcingowej z Payroll 360 otrzymujesz wsparcie w dostosowaniu Twojego regulaminu wynagradzania do wymogów dyrektywy, pomoc w przygotowaniu niezbędnych procedur oraz wsparcie w komunikacji z pracownikami na temat nowych zasad przejrzystości wynagrodzeń.
Przetwarzanie danych o wynagrodzeniach w przekroju płci to szczególnie wrażliwy obszar. Wymaga odpowiednich zabezpieczeń technicznych – szyfrowania, kontroli dostępu, logowania operacji. Potrzebne są procedury bezpieczeństwa określające, kto ma dostęp do jakich danych i w jakim celu. Wreszcie konieczna jest podstawa prawna przetwarzania zgodna z RODO przy udostępnianiu danych pracownikom.
Payroll 360 posiada certyfikaty ISO 27001 i pełną zgodność z RODO. Twoje dane płacowe są u nas bezpieczne, stosując najwyższe standardy ochrony informacji.
Zmiany w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych to codzienność specjalistów Payroll 360. Gdy implementacja dyrektywy wejdzie w pełni w życie, Ty nie musisz się martwić aktualizacją procedur – my już to robimy dla wszystkich naszych klientów. Praktycznie oznacza to automatyczne dostosowanie procesów płacowych do nowych wymogów, bieżące informowanie o zmianach i ich wpływie na Twoją firmę oraz gotowe rozwiązania zamiast godzin czytania aktów prawnych.
Zamiast inwestować w drogie oprogramowanie HR, korzystasz z naszych systemów. Enova365 zapewnia pełną analitykę płacową, automatyczne raporty i integrację z ZUS i US. Archivista to elektroniczny obieg dokumentów i bezpieczna archiwizacja. Mamy też narzędzia raportowe gotowe do generowania raportów płacowych zgodnych z wymogami dyrektywy. Nie płacisz za licencje, wdrożenie ani aktualizacje – wszystko zawarte w stałej miesięcznej opłacie za outsourcing.
Błędy w raportowaniu płacowym mogą kosztować kary finansowe od Państwowej Inspekcji Pracy, powództwa pracowników o wyrównanie wynagrodzeń czy utratę reputacji jako pracodawcy. Z Payroll 360 zyskujesz gwarancję poprawności rozliczeń i raportów, reprezentację w kontaktach z ZUS, US i PIP.
Przygotowanie raportów płacowych, audyty, odpowiedzi na zapytania pracowników o wynagrodzenia, to wszystko pochłania czas, którego dział HR nie ma. Outsourcing płacowy w Payroll 360 oznacza, że Twój HR może skupić się na rozwoju pracowników, a nie na pilnowaniu terminów i rozliczeniach. Nie musisz zatrudniać dodatkowego specjalisty ds. płac. Zyskujesz elastyczność, a my skalujemy usługi wraz z rozwojem Twojej firmy.
Świadczymy pełną obsługę płacową – naliczanie wynagrodzeń, zasiłków, ekwiwalentów, rozliczenia z ZUS, US, PFRON, obsługę PPK i generowanie pasków płacowych oraz raportów. Dbamy o zgodność z nowymi przepisami, przygotowujemy strukturę wynagrodzeń zgodną z dyrektywą, przeprowadzamy audyt płacowy i analizę luki płacowej, tworzymy raporty dla firm zatrudniających minimum 100 pracowników oraz procedury odpowiedzi na zapytania pracowników o wynagrodzenia.
Oferujemy wsparcie eksperckie, dedykowanego opiekuna będącego specjalistą ds. płac, konsultacje prawne w zakresie prawa pracy, pomoc w przygotowaniu regulaminów wynagradzania i reprezentację w kontaktach z urzędami. Zapewniamy technologię i bezpieczeństwo – system enova365 z analityką i raportowaniem, elektroniczny obieg dokumentów, certyfikaty ISO 27001 potwierdzające najwyższe standardy bezpieczeństwa oraz zgodność z RODO i ochronę danych osobowych.
Jeżeli rozważasz outsourcing płacowy lub chcesz przygotować firmę na nowe przepisy o jawności wynagrodzeń, skontaktuj się z zespołem Payroll 360. Podczas rozmowy przedstawimy możliwe modele współpracy i wskażemy rozwiązania najlepiej dopasowane do potrzeb Twojej firmy.
Nie. Obowiązek regularnego raportowania dotyczy firm zatrudniających co najmniej 100 osób. Mniejsze firmy nie raportują danych płacowych, ale również podlegają zasadom przejrzystości wynagrodzeń na etapie rekrutacji oraz podstawowym obowiązkom informacyjnym wobec pracowników.
Jeżeli analiza wykaże lukę płacową powyżej 5% w kategorii pracowników wykonujących „pracę o takiej samej wartości”, firma będzie zobowiązana do przeprowadzenia audytu płacowego, wdrożenia działań naprawczych oraz monitorowania postępów w eliminowaniu luki. Payroll 360 wspiera firmy w audytach płacowych i przygotowaniu realnych, zgodnych z prawem planów wyrównania wynagrodzeń.
Nie. Zatrudnienie specjalisty ds. płac to koszt minimum 7-10 tysięcy złotych brutto miesięcznie, plus koszty szkoleń, oprogramowania i zastępstw. Outsourcing w Payroll 360 to stała, przewidywalna opłata, która obejmuje zespół ekspertów, technologię i pełne bezpieczeństwo prawne.
Tak, w określonych przypadkach możliwa jest współpraca obejmująca wybrane obszary, takie jak raportowanie płacowe lub audyt wynagrodzeń. W praktyce jednak rzetelne i bezpieczne raportowanie wymaga spójnych danych kadrowo-płacowych, dlatego najczęściej rekomendujemy szerszy model współpracy obejmujący również obsługę płac lub nadzór nad procesami. Zakres usług zawsze dopasowujemy do skali i organizacji firmy.
Standardowe wdrożenie zajmuje od 2 do 4 tygodni w zależności od wielkości firmy i złożoności procesów. Jeśli już korzystasz z systemu enova365, migracja przebiega znacznie szybciej. Jeśli zależy Ci na szybkim przygotowaniu do nowych wymogów dyrektywy, skontaktuj się z nami – omówimy harmonogram i dopasujemy go do Twoich potrzeb.
