Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a przy tym precyzyjnie wskazują, jak należy to robić. O ile sama kwestia grupowania akt osobowych na pięć części: A, B, C, D i E jest powszechnie znana i wiadoma, o tyle już nieco większych problemów przysparza konkretna zawartość poszczególnych katalogów. Z czego dokładnie składają się teczki pracownicze? Co powinny zawierać?
Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a przy tym precyzyjnie wskazują, jak należy to robić. O ile sama kwestia grupowania akt osobowych na pięć części: A, B, C, D i E jest powszechnie znana, o tyle już nieco większych problemów przysparza konkretna zawartość poszczególnych katalogów. Błędy mogą skutkować karami do 30 000 zł, dlatego warto znać przepisy lub powierzyć to zadanie specjalistom w dziedzinie kadr i płac.
Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r. na mocy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., wprowadziły istotne zmiany dla pracodawców.
Ważne: Wszystkie dokumenty gromadzone w teczkach pracowniczych to kopie lub odpisy. Oryginały przedstawia się jedynie do wglądu lub sporządzenia kopii.
W części A akt osobowych pracodawca przechowuje dokumenty związane z procesem rekrutacji oraz badaniami lekarskimi. Prawidłowe prowadzenie części A jest kluczowe dla zgodności z RODO i przepisami o ochronie danych osobowych.
Dla firm korzystających z outsourcingu kadrowo-płacowego właściwe uporządkowanie części A eliminuje ryzyko problemów podczas kontroli.
Część B to najobszerniejsza zazwyczaj część akt, dokumentująca całą historię zatrudnienia pracownika w firmie. Rozporządzenie w § 3 pkt 2 szczegółowo wskazuje dokumenty tej części.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów pracowniczych zapewnia łatwy dostęp do historii zatrudnienia każdego pracownika.
W części C akt osobowych umieszcza się dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.
Część D dotyczy tylko pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. i zawiera dokumentację związaną z odpowiedzialnością porządkową. W tej części umieszcza się pisemne upomnienia, dokumenty dotyczące kar porządkowych, notatki z rozmów dyscyplinujących oraz wyjaśnienia pracownika.
Ważna różnica: Dokumenty z części D jako jedyne mogą zostać usunięte przez pracodawcę po uchyleniu kary lub po roku nienagannej pracy pracownika.
Część E zawiera dokumentację dotyczącą codziennego wykonywania pracy przez pracownika. Każdy pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumenty dotyczące:
Cyfryzacja części E poprzez e-teczki pracownicze znacząco usprawnia dostęp do bieżącej dokumentacji.
Prowadzenie teczek pracowniczych zgodnie z przepisami wymaga nie tylko wiedzy, ale i systematyczności. Błędy w dokumentacji to jedno z najczęstszych uchybień wykrywanych podczas kontroli PIP.
Coraz więcej firm decyduje się na profesjonalny outsourcing kadr i płac, który obejmuje również kompleksową archiwizację dokumentów pracowniczych. Rozwiązanie to zapewnia:
Specjaliści Payroll 360 oferują archiwizację dokumentów pracowniczych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, dostosowaną do indywidualnych potrzeb każdej firmy. Dzięki kompleksowej obsłudze kadrowo-płacowej przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju biznesu, mając pewność, że dokumentacja pracownicza jest prowadzona profesjonalnie i zgodnie z obowiązującymi wymogami.
Zastanawiasz się nad optymalizacją prowadzenia teczek pracowniczych? Skontaktuj się ze specjalistami, którzy pomogą wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy – od tradycyjnej archiwizacji po nowoczesne e-teczki.
Przechowywanie CV w aktach osobowych osoby przyjętej do pracy jest dobrowolne. Większość firm obecnie zamiast CV umieszcza w części A kwestionariusz osobowy kandydata. CV może być przechowywane, jeśli zawiera tylko dane z art. 22¹ Kodeksu pracy.
Świadectwa pracy znajdują się w dwóch miejscach: w części A (z poprzednich miejsc pracy) oraz w części C (kopia świadectwa wydanego przez aktualnego pracodawcę).
Okresy przechowywania zależą od daty zatrudnienia: 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 2019 r. i 10 lat dla zatrudnionych w późniejszym okresie.
