Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady naliczania stażu pracy wprowadzone nowelizacją Kodeksu pracy. Błąd w przeliczeniu urlopów może kosztować firmę 45-60 tys. zł w roszczeniach pracowników plus mandat do 30 tys. zł od PIP. Umowy zlecenia, działalność gospodarcza i inne okresy są teraz wliczane do stażu pracy. Czy Twój dział kadr prawidłowo przeliczył wymiar urlopu wszystkim pracownikom? Sprawdź, jak zabezpieczyć firmę przed kontrolą i pozwami.
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady naliczania stażu pracy wprowadzone nowelizacją Kodeksu pracy, które mogą kosztować Twoją firmę nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych w roszczeniach. Czy Twój dział kadr już przeliczył wymiar urlopu wszystkim pracownikom? A jeśli tak, czy masz pewność, że zrobiono to bezbłędnie?
Nowe przepisy wymagają teraz wliczania do stażu pracy okresów, o których większość pracodawców nawet nie pomyślała: umowy zlecenia, działalność gospodarczą, a nawet urlopy wychowawcze. Problem polega na tym, że każdy błąd w przeliczeniu to nie tylko niewypłacony urlop, to potencjalne roszczenie pracownika, kontrola PIP i koszty prawne, które mogą sparaliżować budżet działu HR.
Wielu właścicieli firm myśli, że najgorsze, co może się zdarzyć, to wypłata ekwiwalentu za dodatkowe 6 dni urlopu. Rzeczywistość jest brutalna, to tylko wierzchołek góry lodowej.
Gdy pracownik odkryje, że przez lata otrzymywał 20 dni urlopu wypoczynkowego zamiast należnych mu 26 dni urlopu, może wystąpić o roszczenia wstecz nawet za 3 lata. Dla firmy zatrudniającej 50 osób, gdzie błędnie naliczono staż 15 pracownikom, mówimy o kwocie 45 000 – 60 000 zł samych ekwiwalentów, nie licząc odsetek i kosztów prawnych.
Ale to nie wszystko. Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć mandat do 30 000 zł za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowej. A jeśli kontrola wykaże systemowe błędy, sprawa może trafić do sądu, gdzie stawka rośnie wielokrotnie. Do tego dochodzą jeszcze wynagrodzenia za niewypłacone dodatki stażowe czy błędnie naliczone nagrody jubileuszowe.
Weryfikacja stażu pracy nie polega na przejrzeniu kilku teczek. To żmudny proces, który wymaga znajomości prawa pracy i umiejętności interpretacji nowelizacji Kodeksu pracy.
Zasady ustalania stażu pracy według nowych regulacji to labirynt, który trzeba przejść dla każdego zatrudnionego:
Jeśli zatrudniasz 100 osób, mówimy o średnio 250-300 godzinach pracy. Twój specjalista kadrowy ma je znaleźć obok bieżących obowiązków? A co, jeśli popełni błąd przy interpretacji przepisów dotyczących okresów sprzed wejścia w życie ustawy?
Badania branżowe pokazują, że 75% firm obawia się właśnie konieczności weryfikacji dokumentacji i błędów w systemach kadrowych. Działy kadr w małych i średnich przedsiębiorstwach nie są przygotowane na taką rewolucję. To nie są bezpodstawne obawy, to realne ryzyko, które wiele przedsiębiorstw rozwiązuje poprzez profesjonalny outsourcing kadr i płac.
Pracownicy rozmawiają między sobą. Gdy jeden odkryje, że należało mu się więcej urlopu wypoczynkowego lub wyższe świadczenia, reszta też sprawdzi swoje uprawnienia. W firmie 80-osobowej, gdzie zaniżono wymiar urlopu wypoczynkowego 20 osobom, mówimy o stratach rzędu 50–80 tys. zł plus utrata zaufania zespołu.
Inspekcja przychodzi właśnie wtedy, gdy realizujesz kluczowy projekt. Stwierdza nieprawidłowości w naliczania stażu pracy i prowadzeniu dokumentów. Mandat to jedno, ale paraliż działu HR i konieczność natychmiastowej naprawy wszystkich błędów może opóźnić realizację kontraktów. A przecież okresy zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia czy umowy o świadczenie usług również muszą być teraz wliczane do stażu pracy.
Twój najlepszy specjalista odkrywa, że przez 5 lat nie otrzymywał należnego mu urlopu. Zamiast zostać i negocjować, po prostu odchodzi do konkurencji, zabierając wiedzę, kontakty i Twoich klientów. Koszt rekrutacji i wdrożenia zastępcy? Od 30 000 zł wzwyż. A to wszystko przez błędną interpretację tego, co należy wliczać do stażu pracy według nowych przepisów.
Pierwszym krokiem jest kompleksowy audyt dokumentacji kadrowej. Ale uwaga – nie może go przeprowadzić osoba, która prowadziła dotychczasowe rozliczenia. Potrzebujesz świeżego spojrzenia i ekspertyzy prawnej.
Profesjonalny audyt obejmuje:
Właściciele firm, którzy zdecydowali się na outsourcing tego procesu, zyskują pewność, że wszystko zostało zrobione zgodnie z Kodeksem pracy. A w razie kontroli, mają partnera, który weźmie odpowiedzialność i pomoże przejść przez procedurę bez przestoju w firmie.
Zmiana przepisów o stażu pracy wprowadzona ustawą nowelizującą Kodeks pracy to dopiero początek. W 2026 r. wchodzą w życie jeszcze dyrektywa o jawności wynagrodzeń, nowe kontrole ZUS przy L4, zaostrzenie nadzoru PIP nad umowami cywilnoprawnych. Każda z tych zmian to kolejne ryzyko błędu i związanych z nim kosztów.
Szczególnie przedsiębiorcy z sektora prywatnego, którzy nie mają wsparcia prawników jak w sektorze finansów publicznych, są narażeni na błędy interpretacyjne. Czy wiesz na przykład, że niektóre przepisy zaczną obowiązywać dopiero od pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy? A inne już obowiązują?
Przedsiębiorcy, którzy przekazują obsługę kadrowo-płacową wyspecjalizowanej firmie, kupują coś więcej niż tylko usługę. Kupują spokój, że:
Koszt outsourcingu? Często niższy niż utrzymanie pełnoetatowego specjalisty, a na pewno niższy niż koszty jednej poważnej pomyłki w rozliczeniach.
Nie czekaj na roszczenia pracowników ani kontrolę PIP. Skontaktuj się z nami i przeprowadźmy audyt Twojej dokumentacji kadrowej. Sprawdzimy, czy zmiany w stażu pracy wprowadzone nowelizacją zostały wdrożone poprawnie i zabezpieczymy Twoją firmę przed finansowymi konsekwencjami błędów. Umów się na konsultację ze specjalistą Payroll 360 i przekonaj się, jak współpraca z nami zapewnia Ci bezpieczeństwo prawne i spokój w zarządzaniu kadrami. Działamy na terenie całej Polski.
Tak, nowe przepisy dotyczą wszystkich pracowników bez wyjątku. Nawet osoby, które już mają 26 dni urlopu wypoczynkowego, mogą być uprawnione do wyższych odpraw przy wypowiedzeniu czy dodatków stażowych, jeśli ich rzeczywisty staż pracy po nowych zasadach okazał się dłuższy. Pominięcie któregoś pracownika to ryzyko roszczenia o uprawnienia pracownicze.
Przepisy weszły w życie 1 stycznia 2026 r., więc formalnie zmiany powinny być już wdrożone. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, każdy dzień zwłoki zwiększa ryzyko kontroli PIP lub roszczenia pracownika o niewypłacone świadczenia. Realistyczny czas na audyt i korektę dokumentacji w firmie 50-100 osobowej to 4-6 tygodni.
Pracodawca nie może wymagać od pracownika dokumentów, ale pracownik ma interes w ich dostarczeniu, bo to zwiększa jego wymiar urlopu. Jeśli odmówi – nie wliczasz okresów, których nie można udokumentować zaświadczeniami z ZUS lub innymi dokumentami. Ważne: to pracownik ponosi konsekwencje braku dokumentacji dotyczącej okresu wykonywania pracy zarobkowej, nie Ty. Ale musisz go poinformować o możliwości podniesienia stażu.
Tak, profesjonalne firmy outsourcingowe oferują pełną obsługę wraz z odpowiedzialnością prawną za prowadzone rozliczenia zgodnie z Kodeksem pracy. W umowie można zapisać klauzule gwarancyjne – jeśli wystąpi błąd w dokumentacji prowadzonej przez partnera outsourcingowego, to on ponosi koszty ewentualnych roszczeń o wynagrodzenia, nagrody jubileuszowe czy kar.
Koszt audytu jest ustalany indywidualnie i zależy od wielu czynników: liczby pracowników, stanu dokumentacji, zakresu weryfikacji okresów zatrudnienia (w tym na podstawie umowy zlecenia i innych umów cywilnoprawnych) oraz pilności wykonania. Każda firma ma inną specyfikę zatrudnienia i różny poziom uporządkowania akt osobowych, co bezpośrednio wpływa na nakład pracy. W celu uzyskania bezpłatnej wyceny dostosowanej do Państwa sytuacji, najlepiej skontaktować się ze specjalistą Payroll 360, który po wstępnej analizie przedstawi szczegółową ofertę.
