Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. są zasadą po zakończeniu okresu przejściowego. Papier pozostaje dopuszczalny w przypadkach określonych w przepisach, a pracownik może otrzymać wydruk e-orzeczenia. Dla pracodawcy najważniejsze jest zapewnienie odbioru dokumentu, kontroli jego aktualności i reakcji na zalecenia. Sprawdź, co uporządkować w umowie z placówką medycyny pracy oraz w obiegu dokumentów w firmie.
Zmiany w badaniach medycyny pracy wprowadzono 17 kwietnia 2026 r., a 18 października zakończył się okres przejściowy dotyczący dotychczasowego sposobu wystawiania i przekazywania orzeczeń. Elektroniczna postać dokumentu jest obecnie zasadą, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach. Firma powinna mieć ustalone, jak otrzymuje orzeczenia, kto sprawdza ich aktualność i komu przekazuje informacje o zaleceniach wymagających działania pracodawcy.
Dla firm nie jest to temat czysto formalny. To kolejny obszar, który trzeba dopilnować w codziennej obsłudze kadrowej. Jeżeli obieg dokumentów jest rozproszony, a terminy pilnowane ręcznie, ryzyko błędów rośnie. Właśnie dlatego warto wiedzieć nie tylko, co mówi przepis, ale też co ta zmiana oznacza w praktyce dla pracodawcy.
Od 18 października 2026 r. orzeczenia medycyny pracy są co do zasady wystawiane elektronicznie, zapisywane w Systemie Informacji Medycznej i udostępniane pracownikowi przez Internetowe Konto Pacjenta. Zakończył się okres przejściowy pozwalający stosować dotychczasowy sposób wystawiania i przekazywania dokumentów.
Papier nie został jednak całkowicie wyłączony. Przepisy przewidują jego stosowanie m.in. przy braku dostępu do systemu teleinformatycznego. Pracownik może też zażądać wydruku orzeczenia elektronicznego podpisanego własnoręcznie przez lekarza. Wydruk e-orzeczenia i orzeczenie wystawione od początku na papierze to dwa różne przypadki.
Dla pracodawcy najważniejszy pozostaje sprawny odbiór dokumentu i sprawdzenie, czy pozwala on dopuścić pracownika do pracy na określonym stanowisku. Dlatego obsługa kadrowo-płacowa powinna obejmować jasne ustalenia dotyczące odbioru orzeczeń, kontroli terminów i przekazywania zaleceń osobom odpowiedzialnym za ich realizację.
Nowe przepisy przewidują, że orzeczenie ma być przekazywane pracodawcy w terminie i w sposób określony w umowie zawartej z jednostką medycyny pracy. To ważny szczegół, bo pokazuje, że sama zmiana przepisów nie załatwia wszystkiego automatycznie.
Pracodawca powinien więc sprawdzić, czy obowiązująca umowa z jednostką medycyny pracy uwzględnia nowy sposób przekazywania orzeczeń. Jeżeli nie, warto to uporządkować od razu. Bez takich ustaleń łatwo dopuścić do sytuacji, w której dokument formalnie istnieje, ale po stronie firmy nie ma jasności, kiedy i do kogo trafi.
W praktyce dobrze zweryfikować trzy kwestie: sposób odbioru orzeczeń, osobę odpowiedzialną za ich kontrolę oraz miejsce, w którym dokumenty będą archiwizowane. Przy większej liczbie pracowników to już nie jest drobiazg administracyjny, tylko realny proces kadrowy, który trzeba spiąć organizacyjnie.
Zakres informacji przekazywanych pracodawcy nie zmienia się w ten sposób, że firma nie dostaje dostępu do pełnej wiedzy o stanie zdrowia pracownika. Nadal chodzi o informację potrzebną do ustalenia, czy pracownik może wykonywać pracę na danym stanowisku.
To ważne, bo cyfryzacja może sugerować szerszy dostęp do danych, a tak nie jest. Pracodawca nadal otrzymuje tylko zakres informacji niezbędny z punktu widzenia zatrudnienia i bezpieczeństwa pracy. Zmienia się forma i obieg dokumentu, ale nie zasada ochrony danych zdrowotnych pracownika.
Jedna z ważniejszych zmian dotyczy tego, że w orzeczeniu mogą pojawić się zalecenia dla pracodawcy wynikające z warunków pracy. Może to dotyczyć na przykład zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, jeśli wymagają tego przepisy i warunki wykonywania pracy.
Nowe regulacje przewidują też możliwość zamieszczenia zaleceń związanych z dostosowaniem stanowiska pracy albo z ograniczeniem ryzyka zawodowego. To oznacza, że orzeczenie nie zawsze będzie dokumentem, który wystarczy tylko odłożyć do akt. W niektórych przypadkach trzeba będzie podjąć konkretne działania organizacyjne.
Dla pracodawcy oznacza to jedno: samo pilnowanie terminów badań już nie wystarcza. Trzeba jeszcze wychwycić, czy z orzeczenia wynikają dodatkowe obowiązki. Dlatego właśnie porządek w dokumentacji i procesach kadrowych ma dziś jeszcze większe znaczenie. W wielu firmach to jeden z argumentów za tym, by postawić na outsourcing kadr i płac i lepiej kontrolować obowiązki wynikające z dokumentacji pracowniczej.
Po zmianach pracownik może otrzymać również indywidualne zalecenia prozdrowotne. To rozwiązanie skierowane do samego pracownika i nie oznacza, że pracodawca uzyska szerszy wgląd w jego sytuację zdrowotną.
Dla działu kadr ważne jest jasne rozróżnienie: czym innym jest orzeczenie potrzebne do dopuszczenia do pracy, a czym innym indywidualne zalecenia zdrowotne, które nie trafiają do pracodawcy. Tego rozgraniczenia warto pilnować również w codziennej praktyce administracyjnej.
Dobra wiadomość jest taka, że zmiany nie dotyczą samego skierowania na badania. Nie trzeba więc przebudowywać całego procesu od podstaw. Modyfikacji wymaga przede wszystkim obieg orzeczeń i sposób reagowania na nowe elementy, które mogą pojawić się w dokumentacji po badaniu.
To oznacza, że firmy nie muszą tworzyć wszystkiego od nowa, ale powinny uporządkować te miejsca, w których najłatwiej o chaos: obieg dokumentów, kontrolę terminów, odpowiedzialność za odbiór orzeczeń i reakcję na zalecenia dla pracodawcy.
Po pierwsze, warto sprawdzić umowę z jednostką medycyny pracy i upewnić się, w jaki sposób firma będzie otrzymywać orzeczenia. Po drugie, dobrze ustalić, kto odpowiada za odbiór dokumentów i kontrolę ich aktualności. Po trzecie, trzeba dopilnować, by dział kadr wiedział, jak reagować na zalecenia wpisane do orzeczenia.
To właśnie na tym poziomie widać, że zmiana w medycynie pracy to nie tylko temat prawny, ale też temat organizacyjny. A im więcej takich obowiązków zbiera się po stronie pracodawcy, tym większe znaczenie ma sprawny i uporządkowany proces kadrowy.
Jeżeli chcesz uporządkować obieg dokumentów pracowniczych, pilnowanie terminów i codzienną obsługę spraw kadrowych, skontaktuj się z nami. Dobrze prowadzona obsługa kadr ułatwia kontrolę nad zmianami przepisów i ogranicza błędy, które później kosztują firmę czas oraz pieniądze.
Papierowe orzeczenie nadal może zostać wystawione w przypadkach przewidzianych w przepisach, m.in. przy braku dostępu do systemu teleinformatycznego. Pracownik może również zażądać podpisanego przez lekarza wydruku orzeczenia elektronicznego. Nie oznacza to przedłużenia okresu przejściowego – elektroniczna postać orzeczeń jest już zasadą.
Nie, ponieważ indywidualne zalecenia prozdrowotne są przeznaczone wyłącznie dla pracownika i nie są przekazywane pracodawcy. Po stronie firmy pozostaje tylko ta część informacji, która jest niezbędna do oceny czy pracownik może wykonywać pracę na określonym stanowisku.
Nie, ponieważ nowe regulacje nie dotyczą samego skierowania na badania. Zmiany obejmują głównie formę orzeczeń lekarskich, sposób ich przekazywania oraz dodatkowe elementy, które mogą pojawić się w dokumentacji po badaniu.
Tak, w określonych sytuacjach lekarz może zamieścić w orzeczeniu zalecenia dla pracodawcy wynikające z warunków pracy. Może to dotyczyć na przykład zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok albo dostosowania stanowiska pracy w celu ograniczenia ryzyka zawodowego.
W pierwszej kolejności warto sprawdzić, w jaki sposób jednostka medycyny pracy będzie przekazywać orzeczenia i czy zostało to jasno opisane w umowie. Dobrze jest też uporządkować wewnętrzny obieg dokumentów, ustalić odpowiedzialność za kontrolę terminów oraz zadbać o to, by dział kadr wiedział, jak reagować na dodatkowe zalecenia wpisane do orzeczenia.
Autor: Zespół Payroll 360
Artykuł przygotowany z udziałem zespołu Payroll 360, który na co dzień wspiera firmy w obsłudze kadrowo-płacowej, naliczaniu wynagrodzeń oraz digitalizacji dokumentacji pracowniczej.
