Przechowywanie e-akt to jeden z kluczowych elementów cyfryzacji dokumentacji pracowniczej i nowoczesnego zarządzania kadrami. Elektroniczne akta osobowe zastępują papierowe teczki, usprawniając dostęp do dokumentów, zwiększając bezpieczeństwo danych oraz wspierając zgodność z przepisami prawa pracy. Dla firm, które chcą uporządkować procesy kadrowe i przygotować się na dalszą automatyzację, wdrożenie e-akt staje się dziś praktycznym standardem, a nie odległą wizją.
Przejście na cyfrowe teczki to czysta kalkulacja. W tym artykule omawiamy zalety przechowywania e-akt: od redukcji kosztów archiwum, przez błyskawiczny dostęp do danych, aż po bezpieczeństwo prawne. Sprawdź, jak cyfrowy akt osobowy usprawnia pracę HR i dlaczego papierowa teczka odchodzi do lamusa.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza to system naczyń połączonych, który rewolucjonizuje działanie kadr. Główną korzyścią jest centralizacja wiedzy – każdy dokument, od umowy o pracę po aneks, trafia do bezpiecznej bazy danych. Pracodawca zyskuje narzędzie, które zmienia chaos papierów w uporządkowaną strukturę. To właśnie wdrożenia systemów HR pozwalają firmom skalować biznes bez zatrudniania armii asystentek.
Wirtualny zbiór to także wygoda. Pracownik HR nie musi biegać do archiwum. Wszystko jest dostępne na kliknięcie. W formie cyfrowej każdy plik jest trwale zabezpieczony (dzięki backupom) i zawsze czytelny. Co ważne, cyfrowy obieg sprawia, że procesy trwające kiedyś dni (np. akceptacja wniosku), teraz zajmują minuty.
Mit o bezpieczeństwie papieru upadł. Bezpieczeństwo danych w systemach IT stoi na wyższym poziomie dzięki szyfrowaniu. Nawet jeśli dysk wpadnie w niepowołane ręce, bez kluczy dane są bezużyteczne. Kluczowym filarem są też kopie zapasowe. W świecie wirtualnym kopie tworzone są automatycznie w kilku lokalizacjach, więc ryzyko utraty danych spada do zera.
Systemy zapewniają też pełną rozliczalność. Każde wyświetlenie teczki czy pobranie pliku jest rejestrowane. W papierowym archiwum trudno udowodnić, kto przeglądał akta osobowe. W systemie cyfrowym administrator widzi wszystko, co skutecznie chroni dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem.
Zgodność z prawem (compliance) w cyfrowym świecie jest prostsza. Systemy są aktualizowane przez dostawców zgodnie ze zmianami w Kodeksie pracy. Aplikacja nie pozwoli na błędne opisanie pliku – musi on być zgodny ze standardami, co sprawia, że dokumentacja pracownicza jest zawsze gotowa na kontrolę PIP.
Kluczowym elementem jest tu kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Gwarantują one, że cyfrowy skan jest prawnie tożsamy z oryginałem. Dzięki temu pracodawca ma pewność, że jego akta są prowadzone legalnie. Dodatkowo systemy te ułatwiają realizację wniosków RODO (np. prawo do bycia zapomnianym), czyniąc zarządzanie zgodnością procesem automatycznym.
Wyobraź sobie kontrolę proszącą o dokumenty sprzed 4 lat. Zamiast godzin szukania w archiwum, w systemie zajmuje to 2 minuty. Szybki dostęp do informacji radykalnie zwiększa wydajność. Kiedy pracownik pyta o wymiar urlopu, odpowiedź dostaje natychmiast. Możliwość, by w każdej chwili wyszukiwać dowolne frazy w treści (OCR), wynosi analitykę kadr na nowy poziom.
Dostępność online wspiera też pracę zdalną. W rozproszonych zespołach akta pracownicze w chmurze pozwalają na jednoczesną pracę wielu specjalistów. Pracę działu HR wspierają automatyczne workflow – np. przypomnienia o badaniach lekarskich wysyłane bezpośrednio z systemu.
Tak, to jedna z największych korzyści. Przejście na system cyfrowy ułatwia skorzystanie ze skróconego okresu retencji z 50 do 10 lat (zgodnie z ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Warunkiem jest przesłanie do ZUS raportów (ZUS RIA), które systemy generują automatycznie.
Dzięki temu firma nie musi przechowywać makulatury przez pół wieku. Mniej lat archiwizacji to mniejsze ryzyko i koszty. System pilnuje też terminów brakowania – sam powiadomi, że teczka byłego pracownika może zostać usunięta. Automatyzacja procesów retencji daje pewność, że nie przetwarzamy danych dłużej niż to konieczne.
Przejście na formę elektroniczną to rezygnacja z setek ryz papieru. Firma wdrażająca e-akta realnie wspiera ekologię, co jest ważne dla inwestorów i pracowników. Wręczanie tabletu do podpisu umowy zamiast sterty kartek buduje wizerunek innowacyjnego pracodawcy. Cyfrowy onboarding jest szybszy i robi świetne wrażenie. Porządek w dokumentach i sprawność działania podnoszą prestiż firmy.
Zdecydowanie. Nowoczesne systemy oferują portale pracownicze (Self-Service). Pracownik może tam sprawdzić umowę, czy paski płacowe bez wizyty w kadrach. Zdalne składanie wniosków urlopowych, które automatycznie zapisują się w systemie, to wygoda dla obu stron. Dostęp do akt online buduje transparentność. Co więcej, w razie zwolnienia, pracownik może łatwo otrzymać kopię dokumentacji w formie elektronicznej (np. na e-mail), co ułatwia mu dalszą drogę zawodową.
Jeżeli rozważają Państwo wdrożenie e-akt lub chcą sprawdzić, czy obecny sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej spełnia aktualne wymogi prawne, rozmowa z zespołem Payroll 360 może być dobrym punktem wyjścia. Nasi specjaliści chętnie przedstawią możliwe rozwiązania i wskażą optymalny model współpracy, dopasowany do potrzeb Państwa firmy.
Tak. Zgodnie z przepisami, dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią ma taką samą moc prawną jak tradycyjny papier.
System musi zapewniać integralność treści, bezpieczeństwo danych, możliwość ich eksportu oraz ewidencjonowanie każdej zmiany (kto i kiedy dokonał edycji w aktach osobowych). Musi być też zgodny z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Nie ma takiego obowiązku, można prowadzić dokumentację hybrydowo. Jednak pełna digitalizacja zasobów historycznych pozwala na zachowanie porządku i łatwiejsze przeszukiwanie akt pracowniczych.
Dostęp jest ściśle limitowany. Uprawnienia ma dział HR, pracodawca oraz w określonym zakresie sam pracownik (do swoich danych). Każda próba dostępu do dokumentów jest rejestrowana przez system.
Proces wymaga planowania, ale przy wsparciu ekspertów przebiega sprawnie. Kluczowe jest przeszkolenie zespołu i wybór systemu, który automatyzuje zarządzanie dokumentacją.
