Elektroniczna dokumentacja pracownicza to system naczyń połączonych, który rewolucjonizuje działanie kadr. Główną korzyścią jest centralizacja wiedzy – każdy dokument, od umowy o pracę po aneks, trafia do bezpiecznej bazy danych. Pracodawca zyskuje narzędzie, które zmienia chaos papierów w uporządkowaną strukturę. To właśnie wdrożenia systemów HR pozwalają firmom skalować biznes bez zatrudniania armii asystentek.

Wirtualny zbiór to także wygoda. Pracownik HR nie musi biegać do archiwum. Wszystko jest dostępne na kliknięcie. W formie cyfrowej każdy plik jest trwale zabezpieczony (dzięki backupom) i zawsze czytelny. Co ważne, cyfrowy obieg sprawia, że procesy trwające kiedyś dni (np. akceptacja wniosku), teraz zajmują minuty.

Utrzymywanie fizycznych archiwów staje się dla przedsiębiorstw coraz większym obciążeniem. Przejście od papierowych teczek do elektronicznych akt osobowych (e-akt) to fundamentalna zmiana w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Dlaczego warto podjąć tę decyzję teraz?

• Redukcja kosztów archiwizacji: Eliminujesz konieczność wynajmowania drogich powierzchni na szafy pancerne czy zewnętrzne magazyny dokumentów.
• Bezpieczeństwo i zgodność z RODO: Papier łatwo zniszczyć lub zgubić. Cyfrowe repozytorium gwarantuje pełną kontrolę dostępu, ścieżkę audytową i bezpieczeństwo wrażliwych danych, niemożliwe do osiągnięcia w tradycyjnym modelu.
• Natychmiastowy dostęp: Wyszukanie dokumentu w systemie e-akt zajmuje sekundy, a nie godziny, co drastycznie przyspiesza pracę działów HR i audytów.

W rozdziale 3 § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej znalazły się wszystkie najważniejsze wymogi, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do przechowywania i prowadzenia dokumentacji elektronicznej. Zgodnie z treścią tego przepisu, musi on zapewniać:

• Zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem
• Integralność treści dokumentacji i metadanych, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek stanowią zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur)
• Stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym
• Identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych
• Skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych
• Wydawanie dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony przepisami
• Funkcjonalność wydruku dokumentacji

Każdy pracodawca ma obowiązek archiwizowania dokumentacji pracowniczej zgodnie z Kodeksem Pracy (art. 94 pkt 5a). Zaniechanie tego obowiązku wiąże się z karą finansową od 1000 zł do 30 000 zł. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub dostępem osób nieuprawnionych.

Wygląd i formę akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Teczka powinna być podzielona na pięć części. Każda z nich musi zawierać odpowiednie dokumenty, związane z poszczególnym etapem zatrudnienia pracownika w firmie.

Dzięki temu katalog akt lepiej odzwierciedla współczesną praktykę HR. Poszczególne części teczki obejmują następujące dokumenty:

Elektroniczne akta osobowe umożliwiły firmom przechowywanie i zarządzanie dokumentacją w sposób cyfrowy, co znacząco usprawniło procesy HR. Dzięki nowelizacji przepisów w 2019 roku:

• Pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej,

• Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony do 10 lat dla nowo zatrudnionych pracowników,

• Wprowadzono standardy dotyczące przechowywania i zabezpieczania danych.

E-akta to elektroniczna forma przechowywania dokumentacji pracowniczej, zastępująca tradycyjne akta papierowe. Wprowadzenie tego rozwiązania umożliwia pracodawcom efektywniejsze zarządzanie dokumentacją oraz redukcję kosztów związanych z jej przechowywaniem. Dodatkowo digitalizacja dokumentów pozwala na szybkie wdrożenie systemów elektronicznego obiegu dokumentów, co znacząco usprawnia procesy kadrowo-płacowe. Automatyzacja tego procesu za pomocą systemów takich jak Archivista umożliwia sprawne zarządzanie danymi i eliminację błędów związanych z ręcznym archiwizowaniem dokumentów. Dzięki temu pracodawcy zyskują większą kontrolę nad dokumentacją i eliminują ryzyko związane z zagubieniem czy uszkodzeniem akt papierowych. Payroll 360 oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie digitalizacji dokumentów, zapewniając zgodność z przepisami i bezpieczne przechowywanie danych. Więcej informacji na temat naszych usług można znaleźć na stronie Payroll 360.

Prowadzenie e-akt regulowane jest przez przepisy znowelizowanej w 2019 roku ustawy, która umożliwiła firmom całkowite przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą. Dokumenty elektroniczne powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną przedsiębiorstwa, co gwarantuje ich wiarygodność oraz zgodność z oryginałem. Pracodawca jest zobowiązany wskazać osoby upoważnione do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi.
Wiele firm decyduje się na profesjonalną digitalizację dokumentów, by skutecznie i zgodnie z przepisami przeprowadzić migrację dokumentów papierowych do cyfrowych.