E-teczki w outsourcingu kadr i płac to rozwiązanie, które eliminuje konieczność inwestowania w drogie systemy HR i infrastrukturę IT. Klienci firm outsourcingowych otrzymują dostęp 24/7 do dokumentacji pracowniczej z poziomu komputera, tabletu lub telefonu, bez ponoszenia kosztów zakupu licencji. W artykule dowiesz się, jak korzystać z e-teczek w modelu outsourcingu, jakie funkcjonalności oferują systemy enova365 i Archivista, jak zapewniona jest zgodność z RODO oraz jakie korzyści płyną z wirtualnego obiegu dokumentów. Poznaj najlepsze praktyki zarządzania elektroniczną dokumentacją i sprawdź wsparcie Payroll 360.
Elektroniczne teczki pracownicze w outsourcingu kadr i płac to znacznie więcej niż tylko zdalny dostęp do dokumentów. Nowoczesne systemy teleinformatyczne oferują kompleksowe zarządzanie dokumentacją zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Klienci firm outsourcingowych zyskują dostęp do zaawansowanych funkcji bez konieczności inwestowania w drogie oprogramowanie i infrastrukturę IT. Sprawdź, jak efektywnie korzystać z e-teczek i jakie możliwości daje outsourcing kadrowo-płacowy w zakresie elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
Korzystanie z elektronicznych teczek pracowniczych w outsourcingu musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje jednoznacznie, że dokumentacja w postaci elektronicznej musi być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który zapewnia w szczególności:
Oznacza to, że obowiązkiem pracodawcy (lub firmy outsourcingowej działającej w jego imieniu) jest zagwarantowanie każdemu pracownikowi z e-teczką oraz innym upoważnionym podmiotom indywidualnego loginu, na podstawie którego będzie uzyskiwał dostęp do swoich danych. Login ten pomaga również w zidentyfikowaniu osoby na wypadek wprowadzania ewentualnych zmian, dodawania czy usuwania dokumentów.
Równie istotną kwestią pozostaje określenie kręgu podmiotów uprawnionych do wglądu w e-teczki. Dokumentacja elektroniczna powinna być dostępna wyłącznie dla upoważnionych osób, a możliwość i sposób wprowadzania przez takie osoby zmian muszą być ustalone i udokumentowane w przewidzianych na ten cel procedurach.
Więcej o ogólnych zasadach zarządzania e-teczkami znajdziesz w artykule Jak zarządzać e-teczkami w firmie
Realizacja usługi outsourcingu kadr i płac nie jest możliwa bez dostępu do specjalistycznych i zaawansowanych narzędzi, które pozwalają w kompleksowy sposób zarządzać całą dokumentacją kadrową w zakładzie pracy. Klienci firm outsourcingowych nie muszą ponosić samodzielnie wydatków na ich zakup, ponieważ otrzymują dostęp do tego rodzaju programów w ramach wybranej usługi.
Archivista to specjalistyczne oprogramowanie dedykowane do prowadzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Spełnia szczególne wymagania prawne określone w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie systemu teleinformatycznego do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
Program zapewnia zabezpieczenie przed utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność danych, kontrolę dostępu, rejestrowanie zmian oraz możliwość integracji z zewnętrznymi systemami za pomocą API. Wdrażając oprogramowanie Archivista, stosuje się wszystkie niezbędne środki w zabezpieczeniu poufnych danych pracowników.
System enova365 to zaawansowana platforma ERP, która zawiera również moduł dedykowany zarządzaniu dokumentacją kadrowo-płacową. W połączeniu z programem Archivista tworzy kompleksowe rozwiązanie dla firm outsourcingowych i ich klientów.
Dostęp do przechowywanych e-akt osobowych jest możliwy w każdym czasie i w dowolnej chwili. Wystarczy tylko kilka kliknięć, aby uzyskać wgląd w potrzebne informacje — bez konieczności osobistej wizyty w archiwum, tracenia czasu na przekładanie szeregu innych teczek czy wertowania pliku dokumentów w celu znalezienia tych właściwych. Wszystko to odbywa się z poziomu Pulpitu Pracownika lub Pulpitu Kierownika (pracodawcy) oferowanych w programie.
Dostęp do e-akt osobowych jest możliwy zarówno za pośrednictwem komputera, jak i laptopa, tabletu czy telefonu komórkowego. To szczególnie istotne w dobie pracy zdalnej i hybrydowej, gdy zespoły HR nie zawsze przebywają w siedzibie firmy.
W kontekście korzystania z e-akt osobowych najwięcej mówi się z reguły o tym, że jest to rozwiązanie gwarantujące dostęp do dokumentów pracowniczych z każdego miejsca i w każdym czasie, po zalogowaniu się do systemu.
W praktyce udostępniane klientom narzędzia umożliwiają znacznie więcej niż tylko zdalny dostęp do dokumentów. System e-teczek w outsourcingu oferuje następujące funkcjonalności:
W usłudze outsourcingu kadr i płac w Payroll 360 wykorzystujemy połączenie dwóch zaawansowanych narzędzi: Archivista do digitalizacji i zarządzania e-aktami oraz enova365 do kompleksowej obsługi kadrowo-płacowej. To nasi specjaliści zajmują się tworzeniem, prowadzeniem i zarządzaniem e-aktami osobowymi klientów.
Jednakże ze wszystkich tych czynności zawsze szkolimy także naszych klientów. Dzięki temu nie tracą oni kontroli nad obiegiem dokumentacji w firmie, a przy tym mogą samodzielnie wprowadzać ewentualne zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba. To podejście zapewnia pełną transparentność procesów i daje pracodawcom pewność, że w każdej chwili mogą sprawdzić status dokumentacji swoich pracowników.
Po wdrożeniu systemu klienci otrzymują dostęp do wielu przydatnych funkcji, które znacznie ułatwiają codzienną pracę działu kadr. Mogą przeglądać dokumenty, dodawać nowe, generować raporty oraz zarządzać uprawnieniami dostępu dla różnych użytkowników.
Jeśli rozważasz cyfryzację dotychczasowej dokumentacji papierowej, sprawdź naszą ofertę digitalizacji akt osobowych z wykorzystaniem programu Archivista.
Szczegółowy proces wdrożenia opisaliśmy w artykule Jak wdrożyć e-akta w firmie
Korzystanie z e-teczek w outsourcingu wymaga szczególnej dbałości o bezpieczeństwo danych osobowych. Payroll 360 stosuje wszystkie niezbędne środki zabezpieczenia poufnych danych pracowników, uwzględniając zasady RODO: integralności i poufności, zgodności z prawem, przejrzystości oraz rzetelności.
Archivista i enova365 spełniają wymagania dotyczące bezpieczeństwa RODO, a dodatkowo Payroll 360 posiada certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji, zgodny z normą ISO 27001. To gwarancja najwyższego standardu obsługi elektronicznej dokumentacji pracowniczej i zgodności z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa.
Więcej o kwestiach bezpieczeństwa przeczytasz w artykule Bezpieczeństwo danych w e-teczkach – jak zapewnić prywatność i ochronę informacji pracowniczych
Elektroniczne teczki pracownicze w outsourcingu to oszczędność czasu, redukcja kosztów i pewność zgodności z przepisami. Połączenie oprogramowania Archivista do digitalizacji z systemem Enova365 do obsługi kadrowo-płacowej, w połączeniu z doświadczeniem specjalistów Payroll 360, zapewnia profesjonalne zarządzanie dokumentacją kadrową dla firm w całej Polsce.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o możliwościach e-teczek w outsourcingu kadr i płac i poznać ofertę dostosowaną do potrzeb Twojej firmy. Działamy zdalnie w modelu payroll on-line oraz lokalnie w modelu payroll on-site dla firm z Małopolski i ościennych województw.
Tak, klienci Payroll 360 otrzymują pełen dostęp do e-teczek pracowniczych przez system Enova365 zintegrowany z Archivista. Dostęp odbywa się przez indywidualne loginy z poziomu Pulpitu Pracodawcy lub Pulpitu Kierownika, z dowolnego urządzenia (komputer, laptop, tablet, telefon). System rejestruje wszystkie operacje na dokumentach zgodnie z wymogami prawnymi.
Wdrożenie e-teczek w outsourcingu Payroll 360 obejmuje digitalizację istniejącej dokumentacji papierowej z wykorzystaniem Archivista, konfigurację dostępów dla uprawnionych osób, szkolenie zespołu oraz uruchomienie systemu Enova365. Klienci otrzymują kompleksowe wsparcie na każdym etapie, a po wdrożeniu mogą korzystać z pełnej funkcjonalności systemu z pomocą naszych specjalistów. Dzięki opracowanemu systemowi skanowania i rozpoznawania dokumentów jesteśmy w stanie przetworzyć nawet 1500-2000 stron akt w ciągu jednego dnia.
E-teczki w outsourcingu Payroll 360 są zabezpieczone na najwyższym poziomie. Archivista i Enova365 są zgodne z RODO, a firma posiada certyfikat ISO 27001. Stosujemy indywidualne loginy, szyfrowanie danych, kontrolę dostępu, regularne kopie zapasowe oraz monitoring wszystkich operacji na dokumentach. Bezpieczeństwo danych klientów to nasz priorytet.
W e-teczkach możesz przechowywać wszystkie dokumenty wymagane przepisami: akta osobowe (części A, B, C, D, E), umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy, dokumenty dotyczące wynagrodzeń, czas pracy, urlopy, zwolnienia lekarskie, badania lekarskie, szkolenia BHP oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem. System automatycznie kataloguje dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Tak, Payroll 360 oferuje kompleksową usługę digitalizacji dokumentów kadrowych z wykorzystaniem oprogramowania Archivista. Możemy przeprowadzić digitalizację zarówno na etapie rozpoczęcia współpracy, jak i w trakcie trwania usługi outsourcingu. Proces obejmuje skanowanie dokumentów, weryfikację zgodności z oryginałem oraz oznaczenie kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną.
