Wdrożenie e-akt w firmie to proces, który od 2019 roku jest dostępny dla każdego pracodawcy dzięki nowelizacji przepisów zrównującej dokumentację elektroniczną z papierową. W tym przewodniku krok po kroku dowiesz się, jak przygotować się do digitalizacji akt osobowych, jakie wymagania prawne należy spełnić zgodnie z Kodeksem pracy, jak przebiega proces skanowania i katalogowania dokumentów oraz kiedy warto skorzystać z pomocy wyspecjalizowanej firmy outsourcingowej. Sprawdź, jak Payroll 360 przeprowadza profesjonalną digitalizację nawet 2000 stron dokumentów dziennie.
Wdrożenie e-akt w firmie to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania, harmonogramu działań i znajomości przepisów prawnych. Od 2019 roku pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, elektronicznej lub mieszanej (hybrydowej). Nowelizacja zrównała dokumentację elektroniczną z papierową, dając przedsiębiorcom większą elastyczność w zarządzaniu aktami osobowymi. Digitalizacja dokumentacji przynosi korzyści w postaci oszczędności miejsca, szybkiego dostępu do danych z dowolnego miejsca i redukcji kosztów utrzymania archiwum. Sprawdź, jak krok po kroku wdrożyć e-akta w swojej firmie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej. Przepisy pozwalają również zmienić, postać dokumentacji już w trakcie zatrudnienia – z papierowej na elektroniczną lub z elektronicznej na papierową.
W praktyce firma nie musi przeprowadzać digitalizacji wszystkich pracowników jednocześnie. Projekt może być realizowany etapami, na przykład dla określonej grupy zatrudnionych. Trzeba jednak zachować spójność dokumentacji prowadzonej dla konkretnego pracownika i danego rodzaju dokumentacji.
Zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego dokumentów, a następnie potwierdzenia jego zgodności z dokumentacją papierową zgodnie z wymaganiami Kodeksu pracy. Samo zeskanowanie dokumentów i zapisanie ich na dysku nie oznacza jeszcze prawidłowego wdrożenia e-akt.
W większych organizacjach zakres digitalizacji warto ustalić przed rozpoczęciem skanowania: określić grupę pracowników, liczbę teczek, sposób weryfikacji dokumentów, system docelowy oraz zasady dalszego prowadzenia dokumentacji elektronicznej.
Jeżeli firma chce przekazać część techniczną i organizacyjną procesu zewnętrznemu partnerowi, Payroll 360 realizuje digitalizację akt osobowych – od przygotowania dokumentacji po jej uporządkowanie w uzgodnionym systemie.
Wdrożenie e-teczek to proces, do którego należy się odpowiednio przygotować, ustalić harmonogram prac i wyodrębnić najważniejsze etapy. Jest to szczególnie ważne w większych przedsiębiorstwach, w których digitalizacja będzie obejmować setki lub tysiące akt osobowych.
W ramach przygotowań warto zastanowić się nad programem obsługującym elektroniczne archiwum i umożliwiającym zarządzanie dokumentacją kadrową. Pracodawca może pozostać przy dotychczas używanym systemie HR, jeśli ten spełnia jego potrzeby lub poszukać dostawcy wyspecjalizowanego w digitalizacji teczek pracowniczych.
Kluczowym czynnikiem pozostaje liczba wszystkich akt, jakie chcemy poddać procesowi cyfryzacji, a także to, czy firma planuje korzystać z zewnętrznej pomocy. W przypadku dużych zakładów pracy współpraca z wyspecjalizowaną firmą jest zdecydowanie rekomendowana.
Pracodawcy, którzy planują zamianę tradycyjnego archiwum na jego wersję elektroniczną, powinni odpowiedzieć sobie na kilka pomocniczych pytań:
Zgodnie z treścią art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy, zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Może to być również kwalifikowany podpis elektroniczny upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzający zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje na szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Powinna być ona prowadzona i przechowywana w systemie, który zapewnia:
Więcej o zasadach zarządzania e-teczkami zgodnie z przepisami przeczytasz w artykule Jak zarządzać e-teczkami w firmie.
W praktyce wdrażanie e-teczek w firmach koncentruje się na następujących czynnościach:
Krok 1: Sporządzenie odwzorowań cyfrowych dokumentacji papierowej
Dokumentację papierową należy przekształcić w odwzorowania cyfrowe wykonane z jakością pozwalającą bez wątpliwości zapoznać się z treścią dokumentu. Minimalne wymagania techniczne zależą od rodzaju i formatu dokumentu – przykładowo dla drukowanego tekstu A4 jest to co najmniej 200 dpi, a dla rękopisu A4 co najmniej 300 dpi.
Krok 2: Przygotowanie plików zgodnie z wymaganiami technicznymi
Odwzorowania cyfrowe należy przygotować w formacie i jakości umożliwiających ich prawidłowe przechowywanie, odczyt oraz przenoszenie pomiędzy systemami. Stosowany format powinien odpowiadać wymaganiom dotyczącym dokumentacji pracowniczej i przyjętemu w firmie systemowi e-akt.
Krok 3: Przesłanie do systemu zarządzającego archiwum
Import zeskanowanych dokumentów do systemu teleinformatycznego obsługującego e-teczki.
Krok 4: Weryfikacja i przyporządkowanie dokumentów
Każdy dokument należy zweryfikować pod względem czytelności i prawidłowego przypisania do dokumentacji konkretnego pracownika. Następnie dokumenty są porządkowane we właściwych częściach akt osobowych lub innych zbiorach dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Krok 5: Potwierdzenie zgodności odwzorowania cyfrowego
Przy zmianie postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną odwzorowanie cyfrowe należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę. Potwierdza to zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Krok 6: Utworzenie e-teczki pracownika
Zorganizowanie wszystkich dokumentów danego pracownika w jedną elektroniczną teczkę z podziałem na sekcje zgodnie z przepisami.
Krok 7: Poinformowanie pracowników o zmianie postaci dokumentacji
Po zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracodawca informuje o tym pracowników w sposób przyjęty w firmie. Należy również poinformować ich o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od przekazania tej informacji.
Digitalizacja akt osobowych pracowników rozwiązuje szereg problemów, takich jak ciągle rosnące koszty utrzymania archiwum czy brak dostępu do akt podczas pracy zdalnej. Przejście na e-teczki wiąże się z oszczędnością kosztów i szybkim dostępem do danych w każdym miejscu pracy.
Payroll 360 oferuje digitalizację akt osobowych, obejmującą przygotowanie, skanowanie, weryfikację i uporządkowanie dokumentacji pracowniczej. Zakres prac oraz sposób przekazania dokumentów ustalamy odpowiednio do wielkości archiwum, wykorzystywanego systemu oraz organizacji procesu w Państwa firmie.
Wykorzystujemy profesjonalne oprogramowanie do digitalizacji i zarządzania dokumentacją elektroniczną. Dzięki opracowanemu systemowi skanowania i rozpoznawania dokumentów jesteśmy w stanie przetworzyć nawet 1500 do 2000 stron akt w ciągu jednego dnia.
Wybierając usługę digitalizacji akt osobowych lub outsourcingu kadrowo-płacowego w Payroll 360, firmy otrzymują:
Po wdrożeniu e-akt warto zapoznać się z artykułem Jak korzystać z e-teczek w outsourcingu kadr i płac, aby maksymalnie wykorzystać możliwości systemu.
Wdrażając systemy e-teczek, Payroll 360 stosuje wszystkie niezbędne środki zabezpieczenia poufnych danych pracowników. Systemy są zgodne z wymaganiami RODO i rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.
Dodatkowo posiadamy wdrożony i certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji, zgodny z normą ISO 27001. Certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji wspiera uporządkowane zarządzanie ryzykiem i ochroną danych przetwarzanych w ramach świadczonych usług.
Więcej o zabezpieczeniu e-teczek przeczytasz w artykule Bezpieczeństwo danych w e-teczkach – jak zapewnić prywatność i ochronę informacji pracowniczych.
Wdrożenie e-akt to inwestycja, która przynosi długoterminowe korzyści w postaci oszczędności czasu, miejsca i kosztów operacyjnych. Jeśli szukasz profesjonalnego wsparcia w digitalizacji dokumentacji pracowniczej, możemy pomóc.
Payroll 360 oferuje kompleksowe wsparcie we wdrożeniu e-akt – od analizy potrzeb, przez digitalizację dokumentów, po integrację z systemem enova365 i szkolenia dla zespołu.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o procesie wdrożenia e-teczek w Twojej firmie i otrzymać indywidualną wycenę dostosowaną do Twoich potrzeb.
Czas wdrożenia e-akt zależy przede wszystkim od liczby i stanu dokumentów, zakresu digitalizacji, sposobu ich przygotowania oraz wykorzystywanego systemu. W dużych organizacjach projekt można podzielić na etapy, co pozwala prowadzić digitalizację bez jednoczesnego przekształcania całego archiwum.
Nie trzeba zmieniać postaci dokumentacji wszystkich pracowników jednocześnie. Pracodawca może przeprowadzać proces etapami, na przykład dla określonej grupy zatrudnionych. Ważne jest prawidłowe prowadzenie dokumentacji każdego pracownika oraz zachowanie zasad dotyczących zmiany jej postaci.
Przy zmianie postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną należy opatrzyć odwzorowanie cyfrowe dokumentu, aby potwierdzić jego zgodność z dokumentem papierowym. Podpis może złożyć pracodawca albo osoba przez niego upoważniona, natomiast kwalifikowana pieczęć elektroniczna może być pieczęcią pracodawcy. Nie należy z tego wywodzić, że każdy dokument powstający od początku elektronicznie wymaga kwalifikowanego podpisu wyłącznie dlatego, że jest przechowywany w e-aktach.
Pracodawca może zmienić postać dokumentacji z elektronicznej na papierową. W tym celu sporządza się wydruk i opatruje go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. O zmianie postaci dokumentacji trzeba również poinformować pracowników oraz poinformować ich o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji.
Zmiana postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej jest decyzją pracodawcy i nie wymaga zgody pracowników. Pracodawca ma natomiast obowiązek poinformować pracowników o zmianie oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od przekazania tej informacji.
