Zmiana dostawcy obsługi płacowej wymaga zabezpieczenia danych, terminów i odpowiedzialności za rozliczenia. Gdy firma mierzy się z powtarzającymi się korektami, opóźnionymi odpowiedziami lub brakiem zastępstwa, sama nowa umowa nie wystarczy. Sprawdź, co ustalić przed zakończeniem współpracy, jakie dane przekazać i jak zaplanować testowe naliczenia, aby przygotować przejęcie obsługi bez zakłócania terminowych wypłat wynagrodzeń.
Zmiana dostawcy obsługi płacowej bywa odpowiedzią na powtarzające się problemy: listę płac zamykaną w ostatniej chwili, kolejne korekty i pytania pozostające bez odpowiedzi. W firmie zatrudniającej kilkadziesiąt lub kilkaset osób takie sytuacje obciążają HR i finanse, a brak zastępstwa u dostawcy może zatrzymać pracę nad rozliczeniami.
Samo wybranie nowego partnera nie usuwa jednak ryzyka. Trzeba przygotować okres przejściowy, w którym dotychczasowy dostawca kończy obsługę, a nowy otrzymuje dane, poznaje zasady wynagradzania i weryfikuje naliczenia. Od organizacji tego etapu zależy, czy przejęcie zadań pozwoli zachować ciągłość wypłat.
O zmianie dostawcy może przesądzić jeden poważny błąd, ale często decyzja dojrzewa wraz z powtarzającymi się problemami. Sygnałem są te same rodzaje korekt, terminy dotrzymywane dopiero po interwencji firmy albo wiedza o rozliczeniach skupiona w jednej osobie, której nieobecność wstrzymuje proces.
Osobną przyczyną jest niedopasowanie usługi. Firma zwiększyła zatrudnienie, zmieniła system premiowy lub potrzebuje raportowania do zagranicznej centrali. Może też chcieć zachować własną obsługę kadrową, powierzając zewnętrznemu zespołowi wyłącznie outsourcing płacowy.
Przed decyzją warto sprawdzić, gdzie powstają błędy. Jeżeli dane o nieobecnościach, zmianach umów czy premiach trafiają do dostawcy z opóźnieniem lub bez zatwierdzenia, problem nie zniknie wraz z nową umową. Gdy trudności występują po obu stronach, zmianę partnera warto połączyć z uporządkowaniem przekazywania i akceptacji danych.
Najpierw należy sprawdzić okres wypowiedzenia, zakres czynności wykonywanych do końca współpracy oraz warunki wydania danych i dokumentów. Znaczenie mają ich format, termin przekazania i ewentualna opłata za eksport. Trzeba również ustalić, kto zamyka ostatni miesiąc i przygotowuje dotyczące go deklaracje.
Przy ocenie nowego partnera warto sprawdzić również kryteria wyboru dostawcy obsługi kadr i płac, obejmujące doświadczenie, bezpieczeństwo danych, technologię oraz organizację współpracy.
Osobnej weryfikacji wymagają zasady zakończenia powierzenia przetwarzania danych: zwrot dokumentacji i danych, usunięcie kopii oraz ewentualne obowiązki dalszego przechowywania wynikające z przepisów.
Na tej podstawie można uzgodnić harmonogram z nowym dostawcą i sprawdzić, czy obecna umowa zapewnia obsługę przez cały okres przygotowań. Jeżeli potrzebne będzie jej przedłużenie, należy uzgodnić je z wyprzedzeniem. Gotowość nowego zespołu i data zakończenia starej współpracy muszą być ze sobą skoordynowane.
Zmiana dostawcy nie zawsze oznacza zmianę programu. Payroll 360 pracuje na enova365. Gdy rozliczenia są już prowadzone w tym systemie, przejęcie bazy może przebiec szybciej niż migracja z innego oprogramowania. Przed ustaleniem terminu trzeba jednak sprawdzić możliwość i sposób przekazania konkretnej bazy.
Payroll 360 prowadzi obsługę na własnej licencji enova365. Klient zachowuje dostęp do bazy danych i nie musi utrzymywać własnej licencji na potrzeby tej współpracy.
Podstawą są listy płac, kartoteki wynagrodzeń i zasiłków oraz złożone deklaracje. Potrzebne są także dane historyczne wykorzystywane do ustalania podstaw świadczeń i wynagrodzenia urlopowego oraz wartości narastające od początku roku, niezbędne do kontynuowania rozliczeń podatkowych i składkowych.
Payroll 360 migruje co najmniej rok historii, a zwykle dane od początku bazy klienta. Dokładny zakres należy ustalić przed przejęciem, uwzględniając dostępność danych i potrzeby dalszych rozliczeń. Samo przeniesienie historii nie zastępuje ustalenia zasad przechowywania dokumentacji.
Razem z danymi należy przekazać wykaz spraw otwartych:
Każda sprawa powinna mieć wskazaną osobę lub zespół odpowiedzialny za jej dalsze prowadzenie po dacie przejęcia.
Osobnej uwagi wymagają premie kwartalne i roczne, prowizje, dodatki zmianowe, świadczenia niepieniężne oraz okresy rozliczeniowe czasu pracy obejmujące datę zmiany. Nowy dostawca potrzebuje regulaminów, układów zbiorowych, porozumień i udokumentowanych zasad stosowania poszczególnych składników. Sama nazwa premii nie wyjaśnia sposobu jej rozliczania.
Trzeba również uporządkować pełnomocnictwa, uprawnienia do systemów, formaty plików bankowych oraz wymianę danych z ewidencją czasu pracy. Wycofanie dostępów poprzednika powinno nastąpić zgodnie z harmonogramem, po wykonaniu przez niego uzgodnionych zadań.
Nie wszystkie programy udostępniają dane w jednakowym formacie. Warto więc wcześniej uzgodnić, co zostanie przekazane jako baza lub eksport, a co w postaci raportów.
Przeniesienie danych nie dowodzi jeszcze, że nowa obsługa prawidłowo odtworzy zasady rozliczeń firmy. Sprawdzenia wymagają m.in. konfiguracja składników wynagrodzenia, podstawy naliczeń, potrącenia i zaokrąglenia. Nawet kompletna baza może dać inne wyniki niż dotychczasowe listy płac.
W Payroll 360 wdrożenie obejmuje testowe naliczenia porównywane z wynikami dotychczasowej obsługi. Testy są w razie potrzeby powtarzane, aby potwierdzić prawidłowe działanie systemu i wyjaśnić rozbieżności.
Różnica nie zawsze oznacza błąd nowej konfiguracji. Może ujawnić nieprawidłowość we wcześniejszych rozliczeniach. Celem testów jest poprawność naliczeń, a nie mechaniczne powielenie wcześniejszego wyniku. Jeżeli potrzebne są korekty, trzeba ustalić ich zakres, wykonawcę i sposób przekazania wyników do bieżącej obsługi.
Payroll 360 rozpoczyna bieżącą obsługę po pozytywnej weryfikacji testów. Do tego momentu firma powinna mieć zapewnione naliczanie wynagrodzeń przez dotychczasowego dostawcę na uzgodnionych warunkach.
Samo zlecenie rozliczeń nie usuwa ustawowych obowiązków firmy jako pracodawcy i płatnika. Odpowiedzialność dostawcy za wykonanie powierzonych czynności wynika natomiast z umowy i przepisów.
Po stronie klienta potrzebna jest osoba koordynująca przekazanie dokumentacji, wyjaśniająca wewnętrzne ustalenia i uprawniona do zatwierdzania danych oraz podejmowania decyzji podczas wdrożenia. Kontakt z dotychczasowym dostawcą zwykle prowadzi klient jako strona kończącej się umowy.
Dotychczasowy dostawca powinien wykonać uzgodnione czynności końcowe, wydać dane i dokumenty oraz wyjaśnić sprawy dotyczące prowadzonych przez niego rozliczeń. Nowy partner weryfikuje otrzymane materiały, zgłasza braki, przygotowuje środowisko i wykonuje testy. W harmonogramie należy wskazać ostatni okres obsługiwany przez poprzednika i pierwszy przejmowany przez nowy zespół.
Przy zmianie w trakcie roku trzeba osobno ustalić przygotowanie dokumentów rocznych. Payroll 360 przygotowuje je również za cały rok obejmujący miesiące obsługiwane przez poprzednika, na podstawie kompletnych i zweryfikowanych danych. Może także wykonać korekty za okresy sprzed przejęcia; ich zakres i warunki są uzgadniane indywidualnie.
W Payroll 360 przejęcie obsługi prowadzonej już w enova365 standardowo zajmuje do miesiąca. Przejście z innego programu na enova365 trwa zwykle do trzech miesięcy. Są to terminy orientacyjne, ustalane dla konkretnej firmy po ocenie danych i zakresu wdrożenia.
Na harmonogram wpływają przede wszystkim kompletność i format danych, tempo ich wydania przez poprzednika, złożoność zasad wynagradzania, wyniki testów oraz dostępność osób podejmujących decyzje po stronie klienta. Przejęcie obsługi w okresie przygotowywania dokumentów rocznych wymaga również uzgodnienia podziału tych zadań.
Przykład hipotetyczny. Spółka produkcyjna zatrudniająca około 300 osób ma kilka systemów premiowych, a jej dostawca korzysta z innego programu niż enova365. Przed wypowiedzeniem umowy firma ustala warunki wydania danych i uzgadnia harmonogram migracji oraz testów z nowym partnerem.
Jeżeli testowe naliczenia pokażą rozbieżność w premii kwartalnej, zespół wyjaśnia jej przyczynę przed startem. Gdy potrzebny jest dodatkowy czas, firma uzgadnia z obiema stronami zmianę harmonogramu i sposób zapewnienia obsługi do dnia przejęcia.
Jeżeli rozważają Państwo zmianę dostawcy, warto rozpocząć rozmowę przed wypowiedzeniem obecnej umowy. Omówimy używany system, zakres obsługi i dostępność danych, aby określić warunki przejęcia oraz możliwy termin rozpoczęcia współpracy.
Payroll 360 obsługuje firmy zatrudniające 50–500 osób. Mogą Państwo powierzyć nam pełną obsługę kadr i płac albo samo naliczanie wynagrodzeń, zachowując kadry wewnątrz organizacji. Zapraszamy do kontaktu mailowego, telefonicznego lub umówienia spotkania on-line przez Bookings.
Obsługa jest prowadzona na licencji Payroll 360, dlatego klient nie musi utrzymywać własnej licencji na potrzeby tej współpracy. Zachowuje przy tym dostęp do bazy danych. Ewentualne równoległe korzystanie z własnych systemów i wymianę danych ustalamy na etapie przygotowania obsługi.
Podział zadań zależy od umowy z dotychczasowym dostawcą oraz ustaleń dotyczących przejęcia rozliczeń. Payroll 360 może przygotować korekty za wcześniejsze okresy, a ich zakres i warunki uzgadniamy indywidualnie. Należy również ustalić, kto przekazuje dokumenty do odpowiednich instytucji i uwzględnia skutki korekt w dalszej obsłudze.
Sama zmiana dostawcy nie zmienia obowiązujących w firmie zasad wynagradzania ani terminów wypłat. Zmienić mogą się sposób przekazywania pasków wynagrodzeń i składania wniosków, np. po uruchomieniu pulpitu pracownika enova365, dostępnego jako usługa dodatkowo płatna. O nowych zasadach dostępu i kontaktu warto poinformować pracowników przed przejęciem obsługi.
Autor: Zespół Payroll 360
Artykuł przygotowany z udziałem zespołu Payroll 360, który na co dzień wspiera firmy w obsłudze kadrowo-płacowej, naliczaniu wynagrodzeń oraz digitalizacji dokumentacji pracowniczej.
