Projekt nowej skali PIT na 2027 rok może zmienić sposób rozliczania wynagrodzeń w firmach. Działy HR i finansów powinny przygotować się do sprawdzenia programu płacowego, rozliczeń premii, oświadczeń pracowników i wypłat na przełomie roku. Wyjaśniamy, jak zaplanować te działania, sprawdzić poprawność naliczeń i przygotować pracowników na zmiany w wypłatach. Pokazujemy też, kiedy outsourcing płacowy może odciążyć firmowy zespół.
Jeżeli projekt nowej skali PIT wejdzie w życie, pracodawcy będą musieli dostosować naliczanie zaliczek na podatek do nowych progów i stawek. Dla działów HR i finansów oznacza to przygotowanie programu płacowego, sprawdzenie rozliczeń oraz wyjaśnienie pracownikom, skąd wynikają zmiany w wynagrodzeniu netto.
Warto zaplanować te działania z wyprzedzeniem, szczególnie w firmach, które rozliczają premie, dodatkowe listy płac i różne formy zatrudnienia. Pozwoli to rozłożyć pracę w czasie i ograniczyć liczbę spraw wymagających wyjaśnienia tuż przed wypłatą.
Stan na 5 października 2026 r. Artykuł dotyczy projektu zmian. Ostateczne zasady rozliczeń i termin ich stosowania będą wynikały z uchwalonej i opublikowanej ustawy.
29 września 2026 roku Rada Ministrów przyjęła projekt zmian podatkowych obejmujący nową skalę PIT. Zakłada on:
Progi odnoszą się do podstawy obliczenia podatku, a nie do sumy wynagrodzeń brutto. Wyższa stawka obejmuje nadwyżkę ponad określony próg. Przekroczenie progu nie oznacza więc opodatkowania całego dochodu wyższą stawką.
Obecnie stawka 32% obejmuje nadwyżkę ponad 120 000 zł rocznej podstawy obliczenia podatku. Projekt podnosi granicę stosowania stawki 12% do 130 000 zł i wprowadza stawkę 24% dla części podstawy między 130 000 a 150 000 zł. Jeśli zmiany wejdą w życie, dział płac będzie musiał uwzględnić nowe progi przy obliczaniu zaliczek, szczególnie w miesiącach wypłaty premii i przekroczenia kolejnego progu.
Projektowany termin wprowadzenia zmian to 1 stycznia 2027 roku. Na etapie przygotowań firma może przeanalizować potrzebne aktualizacje i zaplanować testy. Zastosowanie nowych zasad do rzeczywistych wypłat musi jednak opierać się na ostatecznych przepisach.
Pierwszym krokiem jest ustalenie z dostawcą programu, kiedy będzie dostępna aktualizacja uwzględniająca uchwalone zmiany. Następnie trzeba sprawdzić, czy po jej instalacji program prawidłowo oblicza zaliczki dla przypadków występujących w danej firmie.
Przykładowo, firma zatrudniająca 250 osób może wypłacać stałe pensje, premie kwartalne i nagrody roczne. Część pracowników otrzymuje pieniądze z kilku list płac w jednym miesiącu. Każdy z tych sposobów wypłaty warto uwzględnić w testach, ponieważ pojedyncze naliczenie stałego wynagrodzenia nie pokaże, jak program poradzi sobie z dodatkowymi wypłatami.
Sprawdzenia wymaga zwłaszcza miesiąc, w którym dochód pracownika przekracza próg podatkowy. Wysoka premia może sprawić, że w jednym miesiącu zostaną przekroczone oba projektowane progi. W takiej sytuacji trzeba zweryfikować sposób obliczenia zaliczki zgodnie z ostateczną treścią przepisów.
W planie testów warto uwzględnić:
To propozycja zakresu testów, którą należy dopasować do sposobu wynagradzania w firmie. Warto również ustalić, kto porówna wyniki z oczekiwanymi obliczeniami i potwierdzi poprawność naliczeń przed pierwszą wypłatą według nowych zasad.
Krótki zapis przeprowadzonych testów ułatwi późniejszą kontrolę. Powinien wskazywać sprawdzone przypadki, przyjęte założenia, wynik weryfikacji oraz osobę, która ją wykonała.
Prawidłowe obliczenie zaliczki zależy również od informacji przekazanych przez pracownika. Dlatego przygotowania do zmian warto połączyć ze sprawdzeniem, czy oświadczenia podatkowe są dostępne dla działu płac i prawidłowo zapisane w systemie.
Nie oznacza to konieczności zbierania wszystkich dokumentów od nowa. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów raz złożone oświadczenia i wnioski co do zasady obowiązują także w kolejnych latach. Jeżeli zmienią się okoliczności mające wpływ na rozliczenie, pracownik powinien odpowiednio zmienić lub wycofać dokument.
Firma powinna ustalić, kto przyjmuje oświadczenia pracowników i przekazuje je do działu płac. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie złożyć dokument, a osoba naliczająca wynagrodzenie musi znać datę jego otrzymania i termin, od którego należy uwzględnić go w rozliczeniach.
Gdy oświadczenia trafiają równocześnie do HR, przełożonych i osób naliczających wynagrodzenia, łatwo przeoczyć aktualizację. Jeden uzgodniony sposób przyjmowania i przekazywania dokumentów pomaga utrzymać spójne dane.
Po uchwaleniu zmian trzeba dodatkowo sprawdzić, czy nowe przepisy wymagają dostosowania formularzy lub sposobu uwzględniania oświadczeń.
Osobnej uwagi wymagają wynagrodzenia za grudzień wypłacane w styczniu, premie roczne oraz wyrównania. Przy takich wypłatach trzeba rozróżnić okres, za który przysługuje wynagrodzenie, od momentu uzyskania przychodu.
Co do zasady przychód z pracy powstaje, gdy pracownik otrzyma pieniądze lub zostaną one postawione do jego dyspozycji. Sama nazwa „premia za 2026 rok” nie przesądza więc o przypisaniu wypłaty do tego roku podatkowego.
Przed końcem roku warto przygotować harmonogram takich wypłat i sprawdzić go w odniesieniu do ostatecznych przepisów przejściowych. Dział płac powinien wiedzieć, jakie zasady zastosować do każdej listy i czy wszystkie potrzebne ustawienia będą dostępne w programie.
Nowe zasady podatkowe mogą zmienić kwotę wypłacaną pracownikowi przy niezmienionym wynagrodzeniu brutto. Warto wcześniej przygotować prostą informację wyjaśniającą, z czego wynika ta różnica.
Komunikat powinien wskazywać, od kiedy firma stosuje nowe przepisy, gdzie pracownik może sprawdzić swoje rozliczenie oraz do kogo zgłosić pytanie. Pomocne będzie również wyjaśnienie, że wpływ zmiany na wypłatę zależy od wysokości dochodu i indywidualnych zasad rozliczenia.
Przygotowania do zmiany PIT warto wykorzystać do oceny, czy dział płac ma wystarczające zasoby na dodatkową pracę. Oprócz bieżących rozliczeń trzeba przecież przeanalizować przepisy, sprawdzić aktualizację programu, wykonać testy i przygotować odpowiedzi na pytania pracowników.
Jeżeli większość tych zadań spoczywa na jednej osobie, warto przyjrzeć się organizacji zastępstw i kontroli naliczeń. Podobna potrzeba może pojawić się w firmie, która szybko zwiększa zatrudnienie, rozlicza wiele składników wynagrodzeń lub regularnie wykonuje dodatkowe listy płac.
Outsourcing płacowy pozwala przekazać uzgodniony zakres rozliczeń zewnętrznemu zespołowi. Wewnętrzny HR może nadal prowadzić sprawy kadrowe, a osoby odpowiedzialne za płace otrzymują wsparcie w bieżącej obsłudze.
Przed rozpoczęciem współpracy należy ustalić, kto dostarcza dane, kto weryfikuje naliczenia, kto zatwierdza wypłaty i jak obsługiwane są korekty. Jasny podział zadań pomaga zachować terminowość również wtedy, gdy zmiana przepisów zwiększa ilość pracy.
W Payroll 360 współpraca może obejmować samą obsługę płacową albo pełny zakres kadr i płac. Firma może więc powierzyć nam rozliczanie wynagrodzeń, zachowując własny dział HR i uzgodniony zakres zadań kadrowych.
Wynagrodzenia naliczamy w systemie enova365. Zapewniamy dedykowanego opiekuna i bezpieczny dostęp do danych. Przed rozpoczęciem współpracy ustalamy zakres obsługi, terminy przekazywania informacji oraz zasady weryfikacji i zatwierdzania rozliczeń.
Przy ustalaniu zakresu współpracy warto przyjrzeć się również danym, które trafiają do działu płac. Ich wpływ na poprawność rozliczeń oraz obowiązki pracodawcy opisujemy w artykule „Naliczanie wynagrodzeń, podatki i obowiązki pracodawcy”.
W ramach outsourcingu płacowego przejmujemy uzgodniony zakres obsługi. Podczas rozmowy omówimy liczbę rozliczanych osób, składniki wynagrodzeń, sposób przekazywania danych i zadania, które firma chce nam powierzyć.
Skontaktuj się z Payroll 360, aby omówić potrzeby Państwa firmy, zakres obsługi płacowej i warunki rozpoczęcia współpracy.
Firma powinna nadal naliczać zaliczki według obowiązujących przepisów. Sam projekt nie uprawnia do zastosowania progów 130 000 zł i 150 000 zł ani stawki 24%. Nowe zasady będzie można stosować od terminu określonego w uchwalonej ustawie. Wcześniej warto uzgodnić aktualizację programu płacowego i przygotować przypadki do testów.
Sama zapowiedź zmiany progów podatkowych nie wymaga ponownego złożenia PIT-2 przez wszystkich pracowników. Aktualne oświadczenie co do zasady zachowuje ważność w kolejnych latach. Pracownik powinien je zmienić lub wycofać, jeżeli zmieniły się okoliczności wpływające na rozliczenie. Ewentualne dodatkowe wymagania związane z reformą będą wynikały z ostatecznych przepisów.
Obsługę płac można powierzyć zewnętrznemu dostawcy, pozostawiając sprawy kadrowe we własnym dziale HR. Firma przekazuje wtedy dane potrzebne do naliczeń, a dostawca przygotowuje rozliczenia w uzgodnionym zakresie. Taki model oferuje między innymi Payroll 360. Przed rozpoczęciem współpracy trzeba ustalić podział zadań, terminy przekazywania danych oraz sposób weryfikacji i zatwierdzania rozliczeń.
Autor: Zespół Payroll 360
Artykuł przygotowany z udziałem zespołu Payroll 360, który na co dzień wspiera firmy w obsłudze kadrowo-płacowej, naliczaniu wynagrodzeń oraz digitalizacji dokumentacji pracowniczej.
