Zarządzanie e-teczkami pracowniczymi wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również wdrożenia skutecznych procedur i odpowiednich narzędzi. Pracodawcy, którzy zdecydowali się na cyfryzację dokumentacji kadrowej, muszą zapewnić zgodność z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz RODO. W tym artykule dowiesz się, jakie wymagania prawne musi spełniać system e-teczek, jak zabezpieczyć dokumentację przed utratą danych, jakie narzędzia wybrać do zarządzania aktami osobowymi oraz jak monitorować efektywność systemu. Poznaj najlepsze praktyki zarządzania elektroniczną dokumentacją i sprawdź, jak Payroll 360 może wspierać Twoją firmę w profesjonalnej obsłudze e-teczek.
Zarządzanie e-teczkami pracowniczymi to obowiązek każdego pracodawcy, który zdecydował się na cyfryzację dokumentacji kadrowej. Elektroniczne akta osobowe wymagają spełnienia szczegółowych wymogów prawnych dotyczących bezpieczeństwa, dostępności i integralności danych. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, system teleinformatyczny musi zapewniać zabezpieczenie przed utratą, uszkodzeniem oraz nieuprawnionym dostępem do dokumentów. Sprawdź, jak skutecznie zarządzać e-teczkami zgodnie z przepisami i najlepszymi praktykami branżowymi.
W rozdziale 3 § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej znalazły się wszystkie najważniejsze wymogi, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do przechowywania i prowadzenia dokumentacji elektronicznej. Zgodnie z treścią tego przepisu, musi on zapewniać:
Pracodawca jest ponadto zobowiązany do tego, by stosować rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji elektronicznej, które będą odpowiednie w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii. Tego rodzaju rozwiązania techniczne powinien stosować co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.
Skuteczne zarządzanie elektronicznymi teczkami pracowniczymi wymaga wdrożenia sprawdzonych praktyk, które zapewnią efektywność i zgodność z przepisami. Przede wszystkim należy przeprowadzić szczegółową analizę potrzeb firmy i dostosować rozwiązanie do specyficznych wymagań organizacji.
Kluczowym elementem jest uporządkowanie i skategoryzowanie dokumentów zgodnie z przepisami prawa (sekcje A, B, C, D, E), aby uniknąć problemów podczas ich późniejszego wykorzystania. Katalogowanie i jednolity system nazewnictwa zwiększają przejrzystość i ułatwiają zarządzanie obiegiem dokumentów.
Warto również zadbać o integrację systemu e-teczek z innymi narzędziami HR w firmie, aby zapewnić płynny przepływ informacji. Odpowiednie przeszkolenie zespołu kadrowego to gwarancja sprawnego wdrożenia systemu i efektywnej pracy z e-teczką na co dzień.
Jeśli zastanawiasz się, jak wdrożyć elektroniczną dokumentację w swojej firmie, zapoznaj się z artykułem Jak wdrożyć e-akta w firmie, który szczegółowo omawia proces implementacji krok po kroku.
Przepisy kładą szczególny nacisk na kwestie związane z zabezpieczeniem dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem. Wymagają w tym zakresie ciągłego i łącznego spełniania następujących warunków: zapewnienia dostępu do dokumentacji wyłącznie osobom upoważnionym, ochrony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz jej przechowywania i prowadzenia z zastosowaniem metod i środków ochrony, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.
W jaki sposób pracodawca może dbać o właściwe zabezpieczenie e-akt osobowych? Podejmowane przez niego działania powinny polegać na:
Więcej o aspektach bezpieczeństwa przeczytasz w artykule Bezpieczeństwo danych w e-teczkach – jak zapewnić prywatność i ochronę informacji pracowniczych
Profesjonalne zarządzanie e-teczkami wymaga odpowiednich narzędzi spełniających wymagania prawne i funkcjonalne. Na rynku dostępne są różne rozwiązania — od modułów w systemach kadrowo-płacowych po dedykowane platformy do zarządzania dokumentacją elektroniczną.
Archivista to specjalistyczne oprogramowanie stworzone z myślą o prowadzeniu i przechowywaniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Narzędzie to spełnia szczególne wymagania prawne określone w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie systemu teleinformatycznego do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
Archivista zapewnia wszystkie funkcjonalności wymagane przepisami: zabezpieczenie przed utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność danych, kontrolę dostępu, rejestrowanie zmian oraz możliwość integracji z zewnętrznymi systemami za pomocą API. Dzięki temu zdigitalizowane akta pracownicze mogą być dostępne z poziomu różnych programów kadrowo-płacowych, co znacznie ułatwia codzienną pracę z dokumentami kadrowymi.
Po wdrożeniu systemu zarządzania e-teczkami kluczowe jest regularne monitorowanie jego działania, aby upewnić się, że wszystkie procesy przebiegają zgodnie z planem. Nowoczesne narzędzia pozwalają na bieżąco analizować efektywność procesów i zarządzanie dokumentacją.
Dzięki wbudowanym funkcjom raportowania zespół HR może śledzić kluczowe wskaźniki wydajności i szybko identyfikować obszary wymagające dalszego usprawnienia. Stała analiza pozwala na optymalizację procesów i dostosowywanie systemu do zmieniających się potrzeb organizacji.
Prowadzenie i przechowywanie e-akt osobowych wymaga uprzedniego zgromadzenia i przetwarzania danych osobowych pracowników. Czynności polegające na zbieraniu i przetwarzaniu danych osobowych są regulowane rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – tzw. RODO.
Realizując usługę zarządzania e-teczkami dla klientów, Payroll 360 w szczególny sposób dba o zabezpieczenie elektronicznych teczek pracowniczych, z uwzględnieniem zasad RODO: integralności i poufności, zgodności z prawem, przejrzystości oraz rzetelności.
Warto przypomnieć, że osoba przetwarzająca dane osobowe, których przetwarzanie nie jest dopuszczalne, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Takie same sankcje grożą osobie, która nie jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych.
Zarządzanie e-teczkami w Payroll 360 odbywa się w ramach rozszerzonego pakietu outsourcingu usług kadrowo-płacowych, w którym wykorzystujemy nowoczesne narzędzia: Archivista do digitalizacji i zarządzania e-aktami oraz system enova365 do kompleksowej obsługi kadrowo-płacowej.
Systemy te spełniają wymagania dotyczące bezpieczeństwa RODO, w związku z tym klienci zyskują gwarancję najwyższego standardu obsługi elektronicznej dokumentacji pracowniczej. W Payroll 360 bezpieczeństwo przetwarzanych danych traktujemy z najwyższą uwagą, dlatego od kilku lat mamy wdrożony i certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji, zgodny z normą ISO 27001. Dzięki temu klienci mają zapewnioną obsługę zgodną z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wykorzystaniu e-teczek w outsourcingu, przeczytaj artykuł Jak korzystać z e-teczek w outsourcingu kadr i płac
Zarządzanie elektroniczną dokumentacją pracowniczą to odpowiedzialność, która wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również dostępu do właściwych narzędzi i ciągłego wsparcia technicznego. Jeśli szukasz rozwiązania, które połączy zgodność z RODO, bezpieczeństwo na poziomie ISO 27001 oraz sprawdzone oprogramowanie, możemy pomóc.
Payroll 360 oferuje zarówno kompleksowy outsourcing kadr i płac z modułem e-teczek, jak i samodzielną usługę digitalizacji akt osobowych z wykorzystaniem oprogramowania Archivista.
Skontaktuj się z nami, aby omówić potrzeby Twojej firmy i poznać dostępne opcje współpracy.
System e-teczek musi zapewniać zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, integralność treści i metadanych, stały dostęp dla uprawnionych osób, identyfikację użytkowników i rejestrowanie zmian, skuteczne wyszukiwanie na podstawie metadanych oraz funkcjonalność wydruku. Wymagania te określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, § 9.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w e-teczkach jest taki sam jak dla dokumentacji papierowej. Akta osobowe należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy, a dokumenty związane z wynagrodzeniami przez 50 lat lub 10 lat w przypadku pracowników urodzonych po 1948 roku. System teleinformatyczny musi zapewniać właściwe rozwiązania techniczne przez cały okres przechowywania.
Tak, każdy pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, pod warunkiem że spełni wymagania określone w rozporządzeniu. Konieczne jest wdrożenie odpowiedniego systemu teleinformatycznego zapewniającego bezpieczeństwo danych, zgodność z RODO oraz funkcjonalności wymagane przepisami. Wiele firm korzysta z outsourcingu zarządzania e-teczkami, aby zapewnić profesjonalną obsługę i zgodność z przepisami.
Zabezpieczenie e-teczek przed utratą danych wymaga wdrożenia kilku kluczowych mechanizmów: regularnych kopii zapasowych (backup), szyfrowania danych, kontroli dostępu tylko dla uprawnionych osób, monitorowania zagrożeń, stosowania certyfikowanych systemów zgodnych z ISO 27001 oraz przenoszenia dokumentacji na nowe nośniki i formaty w razie konieczności. Należy również opracować i stosować procedury bezpieczeństwa adekwatne do zidentyfikowanych zagrożeń.
Tak, outsourcing zarządzania e-teczkami jest zgodny z RODO, pod warunkiem że firma outsourcingowa działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe i została zawarta odpowiednia umowa powierzenia przetwarzania danych. Profesjonalne firmy outsourcingowe stosują zaawansowane systemy bezpieczeństwa, posiadają certyfikaty ISO 27001 i zapewniają pełną zgodność z wymaganiami RODO oraz rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.
