Jednym z najbardziej widocznych skutków nowych przepisów będzie obowiązek przekazywania kandydatom informacji o początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale. Informacja ta ma pojawiać się w ogłoszeniu o pracę albo zostać przekazana kandydatowi przed rozmową kwalifikacyjną. Pracodawcy będą musieli również opierać zasady wynagradzania na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach.

Pracownicy zyskają prawo do uzyskania informacji o średnich wynagrodzeniach w podziale na płeć w ich kategorii zawodowej. Będą mogli poznać kryteria wynagradzania i awansu stosowane w firmie, bez konieczności uzasadniania takiego zapytania. Firmy będą musiały przekazywać te informacje w rozsądnym terminie.

Organizacje zatrudniające co najmniej 100 osób będą musiały regularnie raportować dane o wynagrodzeniach. Raportowanie obejmie między innymi analizę różnic płacowych w podziale na płeć oraz kategorie pracowników. Jeżeli luka płacowa w danej kategorii przekroczy 5% i nie będzie możliwa do wyjaśnienia obiektywnymi kryteriami, pracodawca będzie musiał przeanalizować strukturę wynagrodzeń i wdrożyć działania naprawcze.

W części A akt osobowych pracodawca przechowuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Dotyczy to przede wszystkim danych osobowych zebranych na etapie rekrutacji, dokumentów potwierdzających kwalifikacje wymagane na danym stanowisku oraz dokumentacji związanej z badaniami lekarskimi.

W tej części mogą znaleźć się między innymi kwestionariusz osobowy kandydata, kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Przy prowadzeniu części A szczególne znaczenie ma zasada minimalizacji danych. Pracodawca powinien gromadzić tylko te informacje, które są potrzebne i dopuszczalne na podstawie przepisów. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów rekrutacyjnych, takich jak CV, które mogą zawierać dane wykraczające poza zakres wymagany przy zatrudnieniu.

Od 17 kwietnia 2026 r. obowiązują zmiany w badaniach medycyny pracy, które dotyczą pracodawców, działów kadr i samych pracowników. Najważniejsza nowość to wprowadzenie elektronicznych orzeczeń lekarskich, ale w praktyce zmiana jest szersza. Obejmuje także sposób przekazywania dokumentów do pracodawcy, możliwość wpisywania zaleceń wynikających z warunków pracy oraz okres przejściowy, w którym nadal mogą funkcjonować papierowe dokumenty.

Dla firm nie jest to temat czysto formalny. To kolejny obszar, który trzeba dopilnować w codziennej obsłudze kadrowej. Jeżeli obieg dokumentów jest rozproszony, a terminy pilnowane ręcznie, ryzyko błędów rośnie. Właśnie dlatego warto wiedzieć nie tylko, co mówi przepis, ale też co ta zmiana oznacza w praktyce dla pracodawcy.

Umowa zlecenia i B2B są dziś powszechnie wykorzystywanymi modelami współpracy. Problem pojawia się wtedy, gdy zawarta umowa cywilnoprawna tylko formalnie wygląda jak zlecenie albo kontrakt B2B, a w praktyce sposób wykonywania pracy odpowiada relacji typowej dla etatu. Właśnie ten obszar ma być mocniej objęty działaniami PIP po reformie przepisów. Rząd wprost komunikuje zasadę prymatu faktów nad formą, a program działania PIP na 2026 pokazuje, że legalność zatrudnienia pozostaje jednym z ważnych kierunków kontroli. Dla pracodawcy to nie jest temat czysto prawny, ale realne ryzyko organizacyjne, kosztowe i kadrowe.

Kontrola PIP w 2026 roku może pojawić się bez uprzedzenia, a planowane zmiany przepisów idą w kierunku wzmocnienia uprawnień inspektorów oraz podniesienia kar za naruszenia praw pracowniczych. Dla pracodawcy oznacza to jedno: dokumentacja kadrowa, ewidencja czasu pracy i rozliczenia wynagrodzeń powinny być gotowe do okazania w każdej chwili, niezależnie od nieobecności pracowników działu kadr.

Terminowe i prawidłowe naliczanie wynagrodzeń oraz wypłacanie wynagrodzenia to jedne z najważniejszych obowiązków każdego pracodawcy. Proces naliczania wynagrodzeń obejmuje nie tylko podstawowe wynagrodzenie, ale także wszystkie dodatki, premie i potrącenia zgodnie z przepisami kodeksu pracy w dziale 3, rozdział II, które gwarantują ochronę wynagrodzenia za pracę. Nie przyznają pracownikowi prawa do zrzeczenia się wynagrodzenia, czy też przeniesienia go na inną osobę. Określają zarazem częstotliwość, miejsce, czas oraz sposób wypłaty należnych pensji. Szczegółowo regulują także wszystkie dopuszczalne ustawowo potrącenia z wynagrodzenia za pracę wraz ze wskazaniem wysokości kwoty wolnej od potrąceń.

Umowa na czas określony jest idealnym wyborem dla projektów krótkoterminowych lub prac sezonowych. Ustala ona okres zatrudnienia na z góry określony czas, co zapewnia elastyczność zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Jest to szczególnie korzystne w sytuacjach, gdy potrzebujesz dodatkowych rąk do pracy tylko na określony okres. W przypadku umów na czas określony ważne jest świadome zarządzanie terminami. Nasz zespół ekspertów w Payroll 360 pomaga w monitorowaniu kluczowych dat i zapewnia wsparcie w przestrzeganiu przepisów prawa pracy.

E-akta to elektroniczna forma przechowywania dokumentacji pracowniczej, zastępująca tradycyjne akta papierowe. Wprowadzenie tego rozwiązania umożliwia pracodawcom efektywniejsze zarządzanie dokumentacją oraz redukcję kosztów związanych z jej przechowywaniem. Dodatkowo digitalizacja dokumentów pozwala na szybkie wdrożenie systemów elektronicznego obiegu dokumentów, co znacząco usprawnia procesy kadrowo-płacowe. Automatyzacja tego procesu za pomocą systemów takich jak Archivista umożliwia sprawne zarządzanie danymi i eliminację błędów związanych z ręcznym archiwizowaniem dokumentów. Dzięki temu pracodawcy zyskują większą kontrolę nad dokumentacją i eliminują ryzyko związane z zagubieniem czy uszkodzeniem akt papierowych. Payroll 360 oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie digitalizacji dokumentów, zapewniając zgodność z przepisami i bezpieczne przechowywanie danych. Więcej informacji na temat naszych usług można znaleźć na stronie Payroll 360.

Prowadzenie e-akt regulowane jest przez przepisy znowelizowanej w 2019 roku ustawy, która umożliwiła firmom całkowite przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą. Dokumenty elektroniczne powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną przedsiębiorstwa, co gwarantuje ich wiarygodność oraz zgodność z oryginałem. Pracodawca jest zobowiązany wskazać osoby upoważnione do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi.
Wiele firm decyduje się na profesjonalną digitalizację dokumentów, by skutecznie i zgodnie z przepisami przeprowadzić migrację dokumentów papierowych do cyfrowych.