Choć audyt kadrowo-płacowy nie jest obowiązkowy, coraz więcej firm decyduje się na jego przeprowadzenie. Powód? W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym i organizacyjnym trudno mieć pewność, że wszystkie dokumenty pracownicze są zgodne z przepisami, a procesy związane z naliczaniem wynagrodzeń działają bezbłędnie. W tym artykule wyjaśniamy, na czym polega audyt kadrowo-płacowy, kiedy warto się na niego zdecydować i jak wpisuje się on w praktyki stosowane w ramach outsourcingu kadr i płac.
Audyt to nic innego jak weryfikacja — dokumentów, procedur i danych — związanych z obsługą pracowników w firmie. Jego celem jest sprawdzenie, czy sposób prowadzenia akt osobowych, ewidencji czasu pracy, naliczania wynagrodzeń i obowiązków wobec ZUS czy urzędów skarbowych jest zgodny z aktualnymi przepisami i dobrą praktyką. Taki przegląd może dotyczyć zarówno obszaru kadr, jak i obszaru płac, a jego zakres zależy od potrzeb organizacji. W przypadku większych firm audyt bywa etapowany, a jego efektem są nie tylko zalecenia, ale często też konkretne działania korygujące.
Nie każda organizacja przeprowadza audyty regularnie, ale są sytuacje, które wręcz się o to proszą:
W praktyce im większa skala zatrudnienia i bardziej złożone procesy HR i payroll, tym większe ryzyko, że coś „umknie”. Audyt pozwala to zawczasu wychwycić i uporządkować. Coraz częściej tego typu działania są powierzane zewnętrznym partnerom, jak na przykład Payroll 360, który w ramach outsourcingu kadr i płac, łączy obsługę operacyjną z odpowiedzialnością za poprawność procesów i dokumentacji.
Zakres audytu może być różny, ale najczęściej analizowane są:
Efektem jest raport, który zawiera wykryte niezgodności oraz rekomendacje, co warto poprawić.
W ramach współpracy z Payroll 360 audyt kadrowo-płacowy, stanowi jeden z elementów szerszego podejścia do obsługi kadrowo-płacowej. Jest on realizowany m.in. w formule payroll on demand, czyli elastycznego modelu, w którym klient otrzymuje wsparcie dostosowane do aktualnych potrzeb organizacji. Audyt nie jest tu osobną usługą, lecz częścią procesu – najczęściej towarzyszy wdrożeniu, zmianie sposobu obsługi lub przeglądom okresowym. Obejmuje ocenę kompletności dokumentacji, zgodności z przepisami i sprawności działania procesów kadrowo-płacowych.
Jeśli interesuje Cię, jak wygląda taka współpraca w praktyce i jak może zostać dopasowana do potrzeb Twojej organizacji, sprawdź, co oferujemy w ramach outsourcingu kadr i płac.
Zdecydowanie warto, szczególnie jeśli zależy Ci na uporządkowanej dokumentacji, zgodności z przepisami i usprawnieniu codziennych procesów. Audyt kadrowo-płacowy nie musi być kosztownym, zewnętrznym przedsięwzięciem realizowanym raz na kilka lat. Współczesne firmy coraz częściej traktują go jako narzędzie ciągłego doskonalenia procesów – zwłaszcza gdy korzystają z outsourcingu i chcą mieć pewność, że wszystko jest prowadzone zgodnie z przepisami.
Jeśli zastanawiasz się, czy w Twojej firmie warto przeprowadzić taki przegląd, albo chcesz wiedzieć, jak wygląda to w ramach dłuższej współpracy z zewnętrznym partnerem – skontaktuj się z nami. Chętnie porozmawiamy o tym, co będzie najlepszym rozwiązaniem dla Twojej organizacji.
