Usługi outsourcingowe kadr i płac to rozwiązanie dla firm, które chcą skupić się na rozwoju biznesu zamiast na administracji. Przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 pracowników wzwyż mogą zaoszczędzić do 40% kosztów operacyjnych, zyskując dostęp do zespołu ekspertów i nowoczesnych systemów HR. Outsourcing, czyli zlecanie prac na zewnątrz, pozwala firmom wkraczać na nowe ścieżki rozwoju i prężnie rozwijać niewykorzystywane dotychczas obszary.
Swoją popularność outsourcing zyskał jako jedna z najskuteczniejszych metod optymalizowania kosztów, jednak obecnie jest wybierany także z wielu innych powodów. Do najważniejszych należą dostęp do nowoczesnych narzędzi i technologii, wsparcie wysoko wykwalifikowanych ekspertów oraz eliminacja ryzyka błędów w rozliczeniach.
Odpowiedzią na pytanie, kiedy firmie potrzebny jest outsourcing, powinny stać się słowa Henry’ego Forda, które przyczyniły się do powstania koncepcji biznesowej outsourcingu. Na początku lat 20. XX wieku stwierdził on, że: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.
To właśnie ta wypowiedź odnosi się do istoty outsourcingu, czyli wydzielania określonych obszarów i zadań na zewnątrz oraz powierzania ich wyspecjalizowanym podmiotom. Dzisiaj na korzyść tego rozwiązania przemawia znacznie więcej niż tylko redukcja kosztów.
Zlecanie prac na zewnątrz jest konieczne również wtedy, gdy ktoś potrafi zrobić to nie tylko taniej, ale i lepiej oraz wydajniej. Firmy zyskują dostęp do ekspertów z zakresu prawa pracy, podatków oraz zaawansowanych systemów takich jak enova365.
Obecnie outsourcing stał się modelem współpracy biznesowej chętnie wykorzystywanym przez najróżniejsze przedsiębiorstwa. Wybierają go firmy z różnych sektorów gospodarki – od produkcji, przez handel, usługi, technologie IT, aż po logistykę. Kierują się różnymi potrzebami i dysponują różnymi zasobami.
O tym, czy outsourcing faktycznie będzie się opłacał, przesądza wynik kalkulacji kosztów przeprowadzanej przez firmę outsourcingową. Szczegółowe informacje o cenach znajdziesz w artykule Ile kosztuje outsourcing usług kadrowo-płacowych.
Warto również zapoznać się z materiałem Prowadzenie kadr i płac – dlaczego warto wybrać outsourcing, który szczegółowo omawia korzyści z tego modelu współpracy.
Porównując w Payroll 360 usługę outsourcingu kadr i płac z szacunkowymi kosztami wewnętrznych działów kadrowo-płacowych, outsourcing okazał się najbardziej opłacalny dla przedsiębiorstw zatrudniających od około 50 pracowników. To właśnie od tego progu widoczne są realne oszczędności rzędu 30-40% kosztów operacyjnych i korzyści z profesjonalnej obsługi zewnętrznej.
W zakładach zatrudniających kilkadziesiąt, kilkaset czy kilka tysięcy pracowników outsourcing dla wybranych obszarów staje się koniecznością. To najlepszy sposób na odblokowanie niewykorzystywanego potencjału firmy, poprawę efektywności oraz uzyskanie dostępu do specjalistycznych środków i wsparcia wykwalifikowanych ekspertów.
Małe firmy zatrudniające kilkanaście osób mogą rozważyć outsourcing wybranych zadań, jednak pełne korzyści ekonomiczne są widoczne dopiero od progu 50 pracowników. Więcej na temat wyboru między rekrutacją wewnętrzną a outsourcingiem przeczytasz w artykule Specjalista ds. kadr i płac — rekrutacja czy outsourcing.
Mówiąc o outsourcingu, możemy odnieść go do wielu obszarów działalności, takich jak księgowość, IT, obsługa klienta czy zarządzanie. Do najczęściej delegowanych zadań należy z całą pewnością obsługa kadr i płac, realizowana przez firmy takie jak Payroll 360.
Potrzeba wydzielenia tych spraw poza główny obszar firmy wynika z faktu, że administracja kadrami i płacami jest czynnością niezwykle wymagającą, skomplikowaną i złożoną. Obszerne i systematycznie nowelizowane ustawodawstwo wymaga od pracowników nieustannego doszkalania się i podnoszenia kompetencji.
Outsourcing kadr i płac uwalnia od tych obowiązków, oferując w zamian opiekę ekspertów oraz wsparcie zaawansowanymi programami, które usprawniają pracę. Payroll 360 korzysta z systemu Enova365 – zaawansowanego oprogramowania ERP z jednym z najbardziej rozbudowanych modułów kadrowo-płacowych.
Obecnie perspektywa dostępu do nowoczesnych technologii jest jedną z największych korzyści, która skłania firmy do wyboru outsourcingu. Dzięki temu przedsiębiorstwa nie muszą ponosić bezpośrednio kosztów zakupu wymaganych programów, ich aktualizacji oraz odnawiania licencji.
Dodatkowo Payroll 360 wdrożył certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z normą ISO 27001, gwarantując najwyższe standardy ochrony danych osobowych pracowników.
Payroll 360 działa w dwóch podstawowych modelach współpracy dostosowanych do potrzeb klientów:
Payroll on-line – zdalny model współpracy pozwalający na zapewnienie kompleksowej usługi outsourcingu płac i kadr firmom w całej Polsce wraz z przydzieleniem stałego zespołu ekspertów. Model ten jest idealny dla firm zlokalizowanych w całej Polsce, niezależnie od odległości od siedziby Payroll 360 w Krakowie. Klient otrzymuje dostęp do platformy online 24/7 oraz dedykowanego opiekuna, który monitoruje wszystkie terminy i rozliczenia.
Payroll on-site – w modelu tym, poza obsługą zdalną, specjaliści Payroll 360 otwierają również swoje biuro na terenie firmy klienta. Wariant ten jest rekomendowany przede wszystkim większym przedsiębiorstwom zatrudniającym powyżej 100-200 pracowników, gdzie ze względu na zakres powierzanych obowiązków konieczny staje się stały kontakt pomiędzy stronami.
Obecni na miejscu eksperci mają pełną kontrolę nad wszystkimi sprawami i mogą szybko reagować, gdyby pojawiły się problemy lub czynności niecierpiące zwłoki. Model payroll on-site najlepiej sprawdza się w ościennych województwach Małopolski, ze względu na bliskość siedziby specjalistów Payroll 360 w Krakowie.
Oferta Payroll 360 poza usługą outsourcingu w Krakowie obejmuje także outsourcing kadr i płac dla Katowic, Bielska-Białej, Rzeszowa, Tarnowa, Dębicy, Nowego Sącza i Bochni. W przypadku tych miast otworzenie biura i współpraca w trybie payroll on-site są jak najbardziej możliwe i rekomendowane dla większych przedsiębiorstw.
W pozostałych sytuacjach, gdy firma klienta mieści się w dalej zlokalizowanych miastach, obsługa kadrowo-płacowa może być świadczona w całości zdalnie jako payroll on-line. Sprawdź pełną ofertę Outsourcing kadr i płac dostosowaną do potrzeb firm w całej Polsce.
Gotowy na zmianę, która zaoszczędzi Twojej firmie czas i pieniądze? Skontaktuj się z Payroll 360 i sprawdź, jak outsourcing kadr i płac może odmienić zarządzanie Twoim przedsiębiorstwem. Oferujemy konsultację i wycenę dostosowaną do Twoich potrzeb.
Outsourcing kadr i płac jest najbardziej opłacalny dla przedsiębiorstw zatrudniających od około 50 pracowników wzwyż. To właśnie od tego progu firmy osiągają realne oszczędności rzędu 30-40% kosztów operacyjnych w porównaniu z utrzymaniem własnego działu kadrowo-płacowego. Przy mniejszej liczbie pracowników korzyści finansowe mogą być mniej widoczne, choć niektóre firmy decydują się na outsourcing wybranych zadań już od 20-30 osób.
Outsourcing nie jest obcy mniejszym podmiotom, jednak w praktyce najwięksi czerpią z niego fundamentalne korzyści. Małe firmy zatrudniające kilkanaście osób mogą rozważyć outsourcing wybranych zadań, takich jak tylko obsługa płac lub tylko kadry. Pełne korzyści ekonomiczne są jednak widoczne od 50 pracowników, gdy koszty własnego działu kadrowego zaczynają znacząco przewyższać wydatki na usługi zewnętrzne.
Outsourcing kadr i płac wybierają firmy z różnych sektorów gospodarki – od produkcji, przez handel, usługi, technologie IT, aż po logistykę. Szczególnie chętnie korzystają z niego przedsiębiorstwa produkcyjne z dużą liczbą pracowników, firmy IT skupione na rozwoju technologii oraz sieci handlowe z wieloma lokalizacjami. Kluczowe znaczenie ma nie branża, ale wielkość zatrudnienia i potrzeba dostępu do specjalistycznej wiedzy oraz nowoczesnych systemów.
Payroll 360 oferuje dwa modele współpracy: payroll on-line dla firm z całej Polski oraz payroll on-site dla przedsiębiorstw z Małopolski i ościennych województw. W modelu zdalnym klient otrzymuje stałego opiekuna i pełny dostęp do systemu Enova365 bez względu na lokalizację. Cała komunikacja odbywa się przez platformę online dostępną 24/7, e-mail oraz telefon. Dokumenty mogą być przekazywane elektronicznie, co eliminuje konieczność osobistych spotkań.
Outsourcing warto rozważyć, gdy firma zatrudnia minimum 50 pracowników, koszty własnego działu kadrowego rosną, często zmieniają się przepisy prawa pracy lub przedsiębiorstwo chce skupić się na kluczowych celach biznesowych zamiast na administracji. Dodatkowym argumentem jest potrzeba dostępu do zaawansowanych systemów HR bez ponoszenia kosztów licencji oraz chęć eliminacji ryzyka błędów i kar z ZUS czy US. Warto również rozważyć outsourcing w okresach dynamicznego rozwoju firmy, gdy zatrudnienie rośnie szybciej niż możliwości wewnętrznego działu kadr.
