Prowadzenie kadr i płac, określane również, jako outsourcing kadr i płac staje się coraz bardziej popularny dzięki oszczędnościom, profesjonalizacji procesów i zgodności z przepisami. Zarządzanie dokumentacją oraz obsługa kadrowo-płacowa to kluczowe elementy efektywności firm. Nowoczesne rozwiązania HR umożliwiają przedsiębiorstwom skupienie się na rozwoju, zamiast na czasochłonnych obowiązkach administracyjnych.
Do obowiązków każdego pracodawcy należy prowadzenie akt osobowych pracowników oraz dokumentacji dotyczącej stosunku pracy. Są to m.in. działania takie jak prowadzenie indywidualnej dokumentacji ewidencji czasu pracy, która zawiera informacje o:
Do dokumentacji dołącza się także wnioski pracowników dotyczące urlopów lub czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. Kolejnym istotnym obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji wypłacanego wynagrodzenia oraz dodatkowych świadczeń.
Rzetelne prowadzenie tych działań ma kluczowe znaczenie. W razie zaniedbań to pracodawca musi na podstawie dokumentacji udowodnić np. nieobecność pracownika. Dla pracodawcy karta ewidencji czasu pracy stanowi narzędzie kontroli nad uprawnieniami pracowników, a dla zatrudnionych gwarancję monitorowania, czy otrzymali należne wynagrodzenie i świadczenia. Aby zapewnić pełną zgodność z przepisami i uniknąć błędów w dokumentacji, wielu przedsiębiorców decyduje się na całościowy outsourcing kadr i płac, który pozwala na profesjonalne zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi i odciąża firmę od skomplikowanych obowiązków administracyjnych.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczo-płacowej to tylko część obowiązków pracodawcy. W zakres tych zadań wchodzą również:
Raportowanie: sporządzanie raportów kadrowo-płacowych, w tym dla GUS,
Reprezentacja podczas kontroli: udział w kontrolach PIP, ZUS czy urzędów skarbowych,
Codzienna obsługa kadrowo-płacowa: dostosowana do specyficznych potrzeb firmy.
Częstotliwość tych działań różni się w zależności od ich charakteru. Na przykład rozliczenia roczne z urzędami skarbowymi przeprowadza się raz w roku, natomiast listy płac najczęściej sporządzane są co miesiąc. Jednak w niektórych przypadkach, np. w firmach z tygodniowym systemem wynagrodzeń, listy płac mogą być generowane nawet co dwa tygodnie.
Prowadzenie kadr i płac wymaga stałego monitorowania zmian w przepisach oraz precyzyjnego zarządzania dokumentacją pracowniczą. Aby odciążyć firmę od tych obowiązków i zapewnić zgodność z prawem, warto rozważyć outsourcing kadr i płac, który pozwala skupić się na kluczowych aspektach biznesu.
Nawet w przypadku małych firm ilość działań płacowo-kadrowych może być przytłaczająca i dodatkowo utrudniona przez ciągłe zmiany w Kodeksie Pracy. Czasochłonność tych działań sprawia, że skupiając się na nich, możesz stracić z oczu główne cele i założenia Twojej firmy. Jednak stosując odpowiednią strategię, możesz zdjąć ze swoich barków sporą część tych obowiązków i skupić się na tym, co najważniejsze w prowadzeniu firmy, jednocześnie mając pewność, że kwestie kadrowo-płacowe są w pełni uregulowane.
Możesz na przykład skorzystać z rozwiązań opartych na wiedzy i doświadczeniu w zakresie prowadzenia kadr i płac. Szeroką gamę profesjonalnych usług outsourcingu kadrowo-płacowego, dostosowanych do różnych potrzeb klientów, oferuje Payroll 360.
Jeśli są Państwo zainteresowani profesjonalnym wsparciem w zakresie obsługi kadrowo-płacowej, zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem. Chętnie odpowiemy na pytania i przedstawimy dopasowane rozwiązania dla Państwa firmy.
