Teczki pracownicze, czyli akta osobowe pracownika, muszą być prowadzone zgodnie z określonym podziałem i zasadami przechowywania dokumentacji. W artykule wyjaśniamy, co zawierają części A, B, C, D i E akt osobowych, jakie dokumenty powinny znaleźć się w teczce pracownika oraz na co pracodawca powinien uważać przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej.
Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób uporządkowany, kompletny i zgodny z obowiązującymi zasadami. Akta osobowe są jednym z najważniejszych elementów tej dokumentacji, ponieważ potwierdzają przebieg zatrudnienia, zawierają dokumenty związane z rekrutacją, nawiązaniem stosunku pracy, zakończeniem zatrudnienia oraz wybranymi obowiązkami pracodawcy.
W praktyce problemy pojawiają się najczęściej wtedy, gdy dokumenty trafiają do niewłaściwych części akt osobowych albo gdy pracodawca nie odróżnia akt osobowych od pozostałej dokumentacji pracowniczej. Do teczki pracownika nie należy automatycznie wkładać każdego dokumentu związanego z zatrudnieniem. Część dokumentów powinna być prowadzona osobno jako dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Znaczenie ma również forma prowadzenia dokumentacji. Coraz więcej firm porządkuje archiwa kadrowe, przechodzi na elektroniczny obieg dokumentów albo rozważa digitalizację akt pracowniczych, aby ograniczyć ryzyko błędów, ułatwić dostęp do dokumentów i poprawić bezpieczeństwo przechowywania danych.
W części A akt osobowych pracodawca przechowuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Dotyczy to przede wszystkim danych osobowych zebranych na etapie rekrutacji, dokumentów potwierdzających kwalifikacje wymagane na danym stanowisku oraz dokumentacji związanej z badaniami lekarskimi.
W tej części mogą znaleźć się między innymi kwestionariusz osobowy kandydata, kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.
Przy prowadzeniu części A szczególne znaczenie ma zasada minimalizacji danych. Pracodawca powinien gromadzić tylko te informacje, które są potrzebne i dopuszczalne na podstawie przepisów. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów rekrutacyjnych, takich jak CV, które mogą zawierać dane wykraczające poza zakres wymagany przy zatrudnieniu.
Część B akt osobowych obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Jest to zwykle najbardziej rozbudowana część teczki pracowniczej, ponieważ trafiają do niej dokumenty tworzone przez cały okres zatrudnienia.
W części B przechowuje się między innymi umowę o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, dokumenty związane ze zmianą warunków zatrudnienia, awansami, zmianą stanowiska, przyznaniem dodatków, a także wybrane oświadczenia pracownika potrzebne do prawidłowej obsługi zatrudnienia.
Do tej części mogą trafić również dokumenty dotyczące korzystania z uprawnień pracowniczych, jeżeli są bezpośrednio związane z przebiegiem zatrudnienia i zgodnie z przepisami powinny znaleźć się w aktach osobowych. Warto jednak zachować ostrożność, ponieważ niecała dokumentacja dotycząca czasu pracy, urlopów czy wypłat powinna być utożsamiana z częścią B akt osobowych.
Część C akt osobowych zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Trafiają tu dokumenty potwierdzające sposób zakończenia zatrudnienia oraz wybrane czynności wykonywane przez pracodawcę przy zamknięciu współpracy z pracownikiem.
W tej części mogą znaleźć się między innymi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, porozumienie stron, dokumenty dotyczące rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, kopia wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zakończeniem zatrudnienia oraz korespondencja dotycząca sprostowania świadectwa pracy.
Prawidłowe prowadzenie części C ma duże znaczenie dowodowe. W razie sporu z pracownikiem albo kontroli dokumenty z tej części pozwalają wykazać, w jaki sposób i na jakiej podstawie zakończył się stosunek pracy.
Część D akt osobowych obejmuje dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innej odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. To część akt, w której dokumenty powinny być prowadzone szczególnie ostrożnie, ponieważ niektóre z nich mogą podlegać usunięciu po upływie określonego czasu albo po uznaniu kary za niebyłą.
W części D mogą znaleźć się dokumenty dotyczące zastosowania kary porządkowej, zawiadomienia o ukaraniu, sprzeciwu pracownika, rozpatrzenia sprzeciwu oraz dokumenty związane z usunięciem informacji o karze z akt osobowych.
Ważne jest, aby dokumenty w tej części były prowadzone w sposób umożliwiający ich późniejsze prawidłowe usunięcie. Nieporządek w części D może prowadzić do przechowywania dokumentów dłużej, niż pozwalają na to przepisy.
Część E akt osobowych obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Ta część akt osobowych została wyodrębniona po zmianach przepisów dotyczących kontroli trzeźwości w miejscu pracy.
W części E mogą znajdować się między innymi informacje dotyczące przeprowadzonej kontroli trzeźwości, jej daty, godziny, wyniku oraz dokumenty związane z badaniem wykonanym przez uprawniony organ. Dokumenty te powinny być przechowywane w sposób uporządkowany, w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli.
Warto odróżnić część E akt osobowych od pozostałej dokumentacji pracowniczej. Ewidencja czasu pracy, dokumenty dotyczące wypłaconego wynagrodzenia, delegacji czy wnioski urlopowe również należą do dokumentacji pracowniczej, ale nie powinny być automatycznie opisywane jako zawartość części E akt osobowych.
Teczka pracownicza jest potocznym określeniem akt osobowych pracownika. Akta osobowe składają się z części A, B, C, D i E, w których gromadzi się dokumenty związane z rekrutacją, przebiegiem zatrudnienia, zakończeniem stosunku pracy, odpowiedzialnością porządkową oraz kontrolą trzeźwości lub obecnością środków działających podobnie do alkoholu.
Dokumentacja pracownicza jest pojęciem szerszym niż same akta osobowe. Obejmuje również dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, urlopami, wypłaconym wynagrodzeniem, przydziałem odzieży i obuwia roboczego oraz innymi sprawami wynikającymi ze stosunku pracy.
To rozróżnienie ma duże znaczenie praktyczne. Część dokumentów powinna trafić do akt osobowych, a część do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Błędne przypisanie dokumentów może utrudniać kontrolę dokumentacji i zwiększać ryzyko nieporządku w aktach.
Teczki pracownicze mogą być prowadzone w postaci papierowej albo elektronicznej. Wybór formy dokumentacji powinien być dobrze zaplanowany, ponieważ przejście z papierowych akt osobowych na dokumentację elektroniczną wymaga zachowania odpowiednich procedur, bezpieczeństwa danych i kompletności dokumentów.
Samo zeskanowanie dokumentów nie oznacza jeszcze prawidłowego przejścia na elektroniczne akta osobowe. Znaczenie ma sposób odwzorowania dokumentu, jego opisanie, zabezpieczenie, możliwość odszukania oraz zgodność całego procesu z wymaganiami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej.
Dlatego firmy, które chcą ograniczyć ilość papierowej dokumentacji i usprawnić dostęp do akt, coraz częściej analizują digitalizację dokumentów pracowniczych jako element porządkowania procesów kadrowych. To szczególnie ważne w organizacjach, które mają rozbudowane archiwa, wiele teczek pracowniczych i potrzebują sprawnego dostępu do danych podczas bieżącej obsługi lub kontroli.
Prowadzenie teczek pracowniczych wymaga dokładności, systematyczności i dobrej znajomości zasad dokumentacji pracowniczej. W praktyce problemem nie jest tylko samo gromadzenie dokumentów, ale także ich właściwe przypisanie do części akt osobowych, zachowanie kolejności, kompletność oraz zgodność z obowiązującymi przepisami.
Ryzyko błędów rośnie szczególnie wtedy, gdy firma zatrudnia większą liczbę pracowników, ma rozbudowane procesy kadrowe albo dokumentacja przez lata była prowadzona w różnych formatach. W takich sytuacjach warto przeanalizować, czy akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza, są uporządkowane, czy łatwo dostępne i czy można je sprawnie przedstawić podczas kontroli.
W Payroll 360 prowadzenie i porządkowanie dokumentacji pracowniczej mogą być elementem szerszej obsługi kadrowo-płacowej. W przypadku firm, które chcą połączyć obsługę kadr, płac i dokumentacji w jednym procesie, naturalnym rozwiązaniem jest outsourcing kadr i płac.
Jeżeli dokumentacja pracownicza w Państwa firmie wymaga uporządkowania albo chcą Państwo sprawdzić, czy obecny proces jest zgodny z wymaganiami, warto skontaktować się z Payroll 360. W rozmowie można omówić zarówno bieżącą obsługę dokumentacji, jak i możliwość przejścia na bardziej uporządkowany model kadrowo-płacowy.
Teczka pracownicza, czyli akta osobowe pracownika, zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, przebiegiem zatrudnienia, zakończeniem stosunku pracy, odpowiedzialnością porządkową oraz kontrolą trzeźwości lub obecnością środków działających podobnie do alkoholu. Dokumenty są prowadzone w częściach A, B, C, D i E zgodnie z zasadami dokumentacji pracowniczej.
CV osoby przyjętej do pracy może być przechowywane w aktach osobowych, ale nie zawsze jest to konieczne. Pracodawca powinien zwrócić uwagę czy dokument zawiera wyłącznie dane, których może żądać od kandydata zgodnie z przepisami, czy także informacje dodatkowe wymagające odrębnej podstawy przetwarzania.
Zgoda może być potrzebna wtedy, gdy CV zawiera dane wykraczające poza zakres informacji, których pracodawca może żądać od kandydata na podstawie przepisów. Jeżeli CV zawiera wyłącznie podstawowe dane rekrutacyjne, podstawą przetwarzania może być sam proces ubiegania się o zatrudnienie, ale przy dodatkowych informacjach trzeba zachować większą ostrożność.
Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia trafiają zwykle do części A akt osobowych, ponieważ dotyczą danych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Kopia świadectwa pracy wydanego przez aktualnego pracodawcę jest dokumentem związanym z ustaniem zatrudnienia, dlatego powinna znaleźć się w części C.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia oraz spełnienia określonych warunków informacyjnych i raportowych. W praktyce często stosuje się 10-letni okres dla dokumentacji pracowników zatrudnionych od 2019 roku, natomiast starsza dokumentacja może wymagać dłuższego przechowywania.
Teczki pracownicze mogą być prowadzone w postaci papierowej albo elektronicznej, o ile spełnione są wymagania dotyczące bezpieczeństwa, integralności, kompletności i dostępności dokumentacji. Przejście na elektroniczne akta osobowe wymaga uporządkowanego procesu, ponieważ nie chodzi wyłącznie o skanowanie dokumentów, ale o prawidłową zmianę postaci dokumentacji.
Autor: Zespół Payroll 360
Artykuł przygotowany z udziałem zespołu Payroll 360, który na co dzień wspiera firmy w obsłudze kadrowo-płacowej, naliczaniu wynagrodzeń oraz digitalizacji dokumentacji pracowniczej.
