Przez obsługę kadrową należy rozumieć czynności związane z formalną i administracyjną stroną zatrudnienia pracowników. Obejmuje ona przede wszystkim prowadzenie dokumentacji pracowniczej, przygotowywanie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, ewidencję czasu pracy, kontrolę terminów oraz kontakt z instytucjami. W wielu firmach obsługa kadrowa jest łączona z obsługą płacową, dlatego w praktyce często mówi się o obsłudze kadrowo-płacowej. Do najważniejszych czynności zalicza się:

• prowadzenie dokumentacji kadrowej – dokumentacji pracowniczej, czyli dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników,
• przygotowywanie umów związanych z rozpoczęciem, trwaniem i zakończeniem stosunku pracy, w tym przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
• prowadzenie ewidencji urlopów wraz z rejestrowaniem innych nieobecności w pracy,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy,
• kontakt z urzędami – ZUS, US, PFRON, GUS,
• monitorowanie istotnych dla stron stosunku pracy terminów (szkolenia BHP, powroty z urlopu macierzyńskiego, kończące się umowy o pracę),
• wsparcie pracowników, w szczególności poprzez wydawanie potrzebnych zaświadczeń,
• przygotowywanie dodatkowych analiz, zestawień, raportów dotyczących stanu kadr i płac w firmie.

Zakres obsługi kadrowej zależy od potrzeb pracodawcy, liczby zatrudnionych osób oraz tego, czy firma posiada własnych specjalistów kadrowo-płacowych. W praktyce klienci często oczekują, że obsługa kadrowa obejmie również zadania płacowe, takie jak naliczanie wynagrodzeń, przygotowywanie pasków płacowych czy wysyłanie deklaracji do urzędu skarbowego. Z tego względu usługa bywa określana jako obsługa kadrowo-płacowa, obejmująca zarówno administrację kadr, jak i administrację płac.

Szczegółowo opisujemy to również w artykule o tym, jaki może być zakres obowiązków kadrowej w firmie i gdzie pojawiają się największe ryzyka organizacyjne po stronie pracodawcy.

Obsługa kadrowa to jeden z kluczowych procesów w każdej firmie. Obejmuje działania związane z zatrudnieniem, prowadzeniem dokumentacji, ewidencją czasu pracy i zapewnieniem zgodności z przepisami prawa pracy. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa może być realizowana wewnętrznie lub zlecona zewnętrznemu dostawcy usług (outsourcing kadr).

Pracownicy działu kadr i płac mają wiele zadań, którym muszą sprostać. Przede wszystkim kadry muszą zatroszczyć się o dobro pracowników, dzięki czemu będą oni rzetelnie i chętnie pracować. To właśnie w tym dziale prowadzona jest cała dokumentacja dotycząca zatrudnionych w firmie. Pod nadzorem kadr tworzone są umowy o pracę, składane wnioski urlopowe, przeprowadzone badania, wypowiedzenia z pracy oraz zwolnienia lekarskie. Do obowiązków kadr zalicza się także kontrolę przepracowanych godzin i wypłatę wynagrodzeń. Dodatkowo dział kadr i płac ma za zadanie współpracować z różnymi instytucjami. To właśnie kadry prowadzą dokumentację związaną z Urzędem Skarbowym lub ZUS-em.

Na barkach pracowników kadr spoczywa także organizacja szkoleń i tworzenie systemów motywacyjnych.

W wielu firmach przedsiębiorcy zobowiązują pracowników kadr do czuwania nad przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Jak widać, dział kadr ma szeroki zakres obowiązków, aby działał sprawnie potrzeba doświadczenia i odpowiednich umiejętności, dlatego firmy coraz częściej decydują się na usługę outsourcingu kadr i płac.

Kadry w firmie to obszar odpowiedzialny za formalną obsługę zatrudnienia i prawidłowe prowadzenie spraw pracowniczych. W praktyce zależnie od wielkości organizacji, zadania te realizuje jedna osoba na stanowisku administracyjnym, specjalista ds. kadr i płac albo cały dział kadr i płac. Choć pojęcie „kadry” bywa używane bardzo szeroko, w działalności przedsiębiorstwa ma ono konkretne znaczenie operacyjne i organizacyjne.

W wielu firmach kadry są błędnie utożsamiane wyłącznie z dokumentami pracowniczymi albo z szeroko rozumianym HR. Tymczasem jest to obszar, który ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo pracodawcy, terminowość procesów i sprawność obsługi pracowników. Im większa skala zatrudnienia, tym większe znaczenie mają dobrze ułożone procesy kadrowe oraz jasny podział odpowiedzialności.

W części A akt osobowych pracodawca przechowuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Dotyczy to przede wszystkim danych osobowych zebranych na etapie rekrutacji, dokumentów potwierdzających kwalifikacje wymagane na danym stanowisku oraz dokumentacji związanej z badaniami lekarskimi.

W tej części mogą znaleźć się między innymi kwestionariusz osobowy kandydata, kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Przy prowadzeniu części A szczególne znaczenie ma zasada minimalizacji danych. Pracodawca powinien gromadzić tylko te informacje, które są potrzebne i dopuszczalne na podstawie przepisów. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów rekrutacyjnych, takich jak CV, które mogą zawierać dane wykraczające poza zakres wymagany przy zatrudnieniu.

E-akta to elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej, która znacząco upraszcza zarządzanie danymi kadrowymi. Ich integracja z innymi systemami, w szczególności z systemami kadrowo-płacowymi oraz narzędziami HR, przynosi firmom wymierne korzyści.

• Automatyzacja procesów – integracja umożliwia automatyczne gromadzenie, archiwizację i aktualizację dokumentów, ograniczając ręczną obsługę i ryzyko błędów.
• Bezpieczeństwo danych – nowoczesne rozwiązania integracyjne zapewniają ochronę danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym RODO.
• Dostępność informacji – zintegrowane systemy pozwalają na szybki dostęp do dokumentów z różnych lokalizacji i aplikacji, również dzięki wykorzystaniu nowoczesnych interfejsów API.

Utrzymywanie fizycznych archiwów staje się dla przedsiębiorstw coraz większym obciążeniem. Przejście od papierowych teczek do elektronicznych akt osobowych (e-akt) to fundamentalna zmiana w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Dlaczego warto podjąć tę decyzję teraz?

• Redukcja kosztów archiwizacji: Eliminujesz konieczność wynajmowania drogich powierzchni na szafy pancerne czy zewnętrzne magazyny dokumentów.
• Bezpieczeństwo i zgodność z RODO: Papier łatwo zniszczyć lub zgubić. Cyfrowe repozytorium gwarantuje pełną kontrolę dostępu, ścieżkę audytową i bezpieczeństwo wrażliwych danych, niemożliwe do osiągnięcia w tradycyjnym modelu.
• Natychmiastowy dostęp: Wyszukanie dokumentu w systemie e-akt zajmuje sekundy, a nie godziny, co drastycznie przyspiesza pracę działów HR i audytów.

Outsourcing kadrowo-płacowy pozwala firmom skupić się na głównych, strategicznych obszarach ich działalności, poprzez delegowanie procesów związanych z zarządzaniem personelem i naliczaniem wynagrodzeń zewnętrznym specjalistom.

Wydzielenie spraw kadrowych i płacowych na zewnątrz jest rozwiązaniem opłacalnym zwłaszcza dla tych przedsiębiorstw, w których wewnętrzne działy kadrowo-płacowe nie działają w wystarczająco efektywny i płynny sposób, co ma najczęściej miejsce wraz ze wzrostem liczby zatrudnianych pracowników. Z tego też względu outsourcing cieszy się największym zainteresowaniem wśród większych podmiotów, charakteryzujących się złożonymi, skomplikowanymi strukturami oraz podlegających obszernym regulacjom prawnym. Nie ogranicza to jednak jego dostępności również dla mniejszych firm, którym zależy na uwolnieniu się od skomplikowanych i żmudnych zadań administracyjnych oraz wielu uciążliwych formalności.

W praktyce zatem usługi outsourcingu kadr i płac są dedykowane różnorodnym podmiotom, jeżeli tylko pragną one ustandaryzować i skonsolidować procesy kadrowo-płacowe i w ten sposób zwiększyć efektywność operacyjną.

Sprawdź, czy outsourcing kadrowo-płacowy Payroll 360 pomoże Twojej firmie – poznaj naszą ofertę.

Naliczanie wynagrodzeń bez dostępu do kompletnej dokumentacji kadrowej przypomina prowadzenie samochodu z zasłoniętą połową szyby. Owszem, można jechać, ale ryzyko błędu znacząco wzrasta. Każda nieobecność pracownika, zmiana stanowiska, awans czy modyfikacja warunków zatrudnienia musi być właściwie udokumentowana i uwzględniona w systemie płacowym.

Firmy zlecające tylko naliczanie wynagrodzeń często borykają się z problemem przepływu informacji między wewnętrznym działem kadrowym a zewnętrznym biurem płacowym. Opóźnienia w przekazywaniu danych o zwolnieniach lekarskich, urlopach czy zmianach kadrowych prowadzą do błędów w wypłatach, konieczności korekt i niezadowolenia pracowników.

Payroll 360 rozwiązuje ten problem raz na zawsze. Nasza zintegrowana platforma łączy procesy kadrowe i płacowe w jednym, inteligentnym systemie. Koniec z przekazywaniem dokumentów, mailami z przypomnieniami czy stresem przed wypłatą. Każda zmiana w statusie pracownika automatycznie synchronizuje się z rozliczeniami, a Ty zyskujesz pewność, że Twoi pracownicy zawsze otrzymają prawidłowe wynagrodzenie na czas.

Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy należą w szczególności:

• ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o m.in. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy,
• wnioski pracownika dotyczące m.in. udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• dokumenty związane z m.in. stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych,
• zgody pracownicze,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Powyższa dokumentacja powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, jednakże nie wchodzi ona w skład akt osobowych, dzielonych na część A, B, C i D.

Pracodawca, podobnie jak w przypadku akt osobowych, może zdecydować się zarówno na formę papierową, jak i elektroniczną. Co jednak ważne, nie musi zachowywać tutaj 100% spójności – może zatem na przykład prowadzić akta osobowe w formie e-teczek, a pozostałą dokumentację w wersji tradycyjnej.