Elektroniczne akta osobowe pracowników stały się kluczowym elementem nowoczesnego zarządzania dokumentacją kadrową w przedsiębiorstwach. W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na przejście z tradycyjnej, papierowej formy przechowywania dokumentów na ich elektroniczne odpowiedniki. Proces ten, choć początkowo budził obawy wśród pracodawców, obecnie przynosi wymierne korzyści w postaci oszczędności miejsca, łatwiejszego dostępu do informacji oraz zwiększonego bezpieczeństwa danych. Wdrożenie elektronicznych akt osobowych wiąże się jednak z koniecznością spełnienia określonych wymogów prawnych i technicznych, które gwarantują ich poprawne funkcjonowanie i zgodność z przepisami.
Wprowadzenie przepisów dotyczących elektronicznej dokumentacji pracowniczej spowodowało, że pracodawcy musieli podjąć decyzję odnośnie formy prowadzenia dokumentacji. Proces ten wiąże się z cyfrowym odwzorowaniem dokumentacji papierowej poprzez skanowanie oraz opatrzenie dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby. Każdy dokument wymaga odpowiedniego opisu, parametryzacji oraz przypisania do właściwej części akt i kategorii. Obecnie, po kilku latach od wprowadzenia tych przepisów, wielu pracodawców dostrzega korzyści płynące z elektronicznej dokumentacji, choć początkowo obawiali się stworzenia uporządkowanego zbioru dokumentacji cyfrowej.
Należy podkreślić, że w związku z digitalizacją akt pracowników na pracodawcę nałożony jest obowiązek poinformowania pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania teczek osobowych. Pracownik ma możliwość odbioru papierowej dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie formy prowadzenia teczek osobowych. Jeśli pracownik nie odbierze dokumentacji w wymaganym terminie, pracodawca ma prawo do zniszczenia papierowej dokumentacji pracowniczej. Obecnie, w roku 2025, większość firm zdecydowała się już na digitalizację dokumentacji, co znacząco ułatwia zarządzanie i przechowywanie danych pracowniczych.
Proces przejścia na elektroniczne teczki pracownicze wymaga zarówno znajomości przepisów, jak i odpowiednich rozwiązań technologicznych. Pracodawcy coraz częściej korzystają ze specjalistycznych systemów do archiwizacji dokumentów kadrowych, takich jak Archivista, które zapewniają nie tylko zgodność z wymogami prawnymi, ale także intuicyjny dostęp do zdigitalizowanych akt pracowniczych.
Aby dokumenty mogły być pierwotnie tworzone w formie elektronicznej, wymagany jest elektroniczny podpis pracodawcy i pracownika. Mimo upowszechnienia się podpisów elektronicznych w ostatnich latach, wciąż wielu pracowników i pracodawców nie posiada kwalifikowanych podpisów elektronicznych, dlatego dokumenty często podpisywane są ręcznie. Taka dokumentacja wymaga digitalizacji poprzez skanowanie oraz opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność papierowej dokumentacji z elektronicznymi aktami. Warto zaznaczyć, że zgodnie z aktualnymi przepisami pracodawca nadal nie ma prawa żądać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Elektroniczne akta osobowe obejmują akta osobowe pracowników, które zawierają wszelkie informacje i dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz nawiązaniem stosunku pracy z pracodawcą, a także dokumentację związaną z przebiegiem, rozwiązaniem i wygaśnięciem stosunku zatrudnienia. Elektroniczna teczka pracownicza zawiera ewidencję czasu pracy, kartę wypłaconego wynagrodzenia za wykonywaną pracę i inne świadczenia związane z zatrudnieniem danego pracownika. Dokumentacja powinna również zawierać informacje o ewentualnych chorobach zawodowych pracownika, wypadkach przy pracy bądź w drodze do pracy lub z pracy, a także informację o ewentualnych świadczeniach z tych tytułów. W 2025 roku systemy HR pozwalają na efektywniejsze zarządzanie tymi danymi dzięki zaawansowanym funkcjom wyszukiwania i kategoryzacji.
Elektroniczne akta pracownika podzielone są na pięć części:
Wszystkie dokumenty zawarte w poszczególnych częściach powinny być chronologicznie ułożone oraz odpowiednio ponumerowane. Pracodawca ma obowiązek dla każdej z poszczególnych części elektronicznych akt pracownika tworzyć wykaz, który pokazuje znajdujące się tam dokumenty. Nowoczesne systemy HR z 2025 roku oferują automatyczne indeksowanie i kategoryzowanie dokumentów, co znacznie ułatwia zarządzanie elektronicznymi aktami pracowniczymi.
Prawidłowa organizacja i dbałość o kompletność dokumentów w każdej z wymaganych części akt może stanowić wyzwanie dla działów kadrowych. Firmy takie jak Payroll 360 oferują kompleksowe rozwiązania, które zapewniają nie tylko zgodność z wymogami formalnymi, ale również optymalizację całego procesu zarządzania dokumentacją pracowniczą.
Wymagania związane z elektroniczną dokumentacją pracowniczą Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej reguluje wszystkie wymogi związane z przechowywaniem oraz prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, oraz warunki digitalizacji akt osobowych pracowników. W 2025 roku szczególną uwagę zwraca się na następujące aspekty:
Implementacja powyższych wymogów technicznych często wymaga specjalistycznej wiedzy, dlatego warto rozważyć skorzystanie z profesjonalnych usług w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi elektronicznej dokumentacji pracowniczej, co znacząco zmniejsza ryzyko błędów formalnych i technicznych.
Przechowywanie i prowadzenie e-teczek pracowniczych — obowiązki Pracodawca decydujący się na prowadzenie elektronicznych akt pracowniczych musi wdrożyć odpowiednie procedury bezpieczeństwa dotyczące zarówno przechowywania akt, jak i ich archiwizacji oraz przetwarzania. W 2025 roku standardem stały się rozwiązania chmurowe z wysokim poziomem zabezpieczeń oraz automatycznym tworzeniem kopii zapasowych. Bezpieczne przechowywanie elektronicznych akt osobowych minimalizuje ryzyko ich uszkodzenia i zniszczenia.
Warto podkreślić, że w przypadku niezastosowania się do obowiązujących reguł, pozostawienia akt w warunkach zagrażających ich uszkodzeniu bądź zniszczeniu, a także w sytuacji nieprowadzenia akt osobowych pracowników, pracodawca popełnia wykroczenie. Wykroczenie to zagrożone jest karą grzywny, która obecnie waha się w granicach od 1 500 zł do 45 000 zł (po nowelizacji przepisów). Skrupulatne podejście do obowiązku prowadzenia teczek osobowych jest więc nie tylko wymogiem prawnym, ale również ochroną przed poważnymi konsekwencjami finansowymi.
Dla firm, które nie posiadają odpowiednich zasobów lub doświadczenia, profesjonalna digitalizacja akt osobowych może stanowić optymalne rozwiązanie, pozwalające na bezpieczne przejście na system elektroniczny przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami.
Payroll 360 to profesjonaliści w zakresie obsługi kadrowo-płacowej z bogatym doświadczeniem w digitalizacji dokumentacji pracowniczej. Oferujemy audyty i kompleksowe wsparcie dla Twojej firmy, uwzględniając najnowsze rozwiązania technologiczne dostępne w 2025 roku. Nasze usługi obejmują wdrożenie systemów zgodnych z aktualnymi wymogami prawnymi oraz pełne wsparcie w procesie transformacji cyfrowej dokumentacji kadrowej. Zaufaj nam. Umów się na konsultację!
Elektroniczne akta osobowe to cyfrowa forma dokumentacji pracowniczej zastępująca papierowe teczki. Dzięki nim możliwe jest sprawne zarządzanie dokumentami kadrowymi, łatwiejszy dostęp do akt, redukcja kosztów przechowywania oraz zwiększone bezpieczeństwo danych. Przejście na e-teczki to również zgodność z obowiązującymi przepisami i wyraźna poprawa efektywności pracy działu kadr.
Elektroniczne akta osobowe obejmują pełną dokumentację pracownika – od zgłoszenia kandydata, poprzez umowy i ewidencję czasu pracy, aż po dokumenty związane z rozwiązaniem umowy. Powinny zawierać informacje o wynagrodzeniach, urlopach, wypadkach przy pracy oraz dodatkowe załączniki wymagane przez przepisy.
Elektroniczne akta osobowe są podzielone na pięć części zgodnie z przepisami:
Każda część musi być odpowiednio posegregowana i opisana.
Pracodawca prowadzący elektroniczne akta musi zapewnić bezpieczeństwo, integralność i poufność dokumentów, stosować odpowiednie zabezpieczenia techniczne (szyfrowanie, kopie zapasowe, kontrola dostępu), a także wdrożyć procedury archiwizacji i zgodne z przepisami RODO zarządzanie uprawnieniami do akt.
Digitalizacja usprawnia pracę działów kadr, redukuje ryzyko błędów przy ręcznym przetwarzaniu dokumentów, poprawia bezpieczeństwo danych i dostępność akt, a także ułatwia wyszukiwanie informacji. Systemy e-akt pozwalają również na automatyzację procesów i integrację z narzędziami HR, co wpływa na efektywność i zgodność z wymaganiami prawnymi.
