Archiwizacja dokumentów kadrowych to obowiązek prawny każdego pracodawcy, który wiąże się z surowymi karami za nieprzestrzeganie przepisów. Prawidłowa archiwizacja akt osobowych i dokumentacji pracowniczej wymaga znajomości terminów przechowywania, metod zabezpieczenia oraz nowoczesnych rozwiązań technologicznych. W artykule poznasz praktyczne sposoby na bezpieczną archiwizację dokumentów kadrowych zgodną z polskim prawem.
Każdy pracodawca ma obowiązek archiwizowania dokumentacji pracowniczej zgodnie z Kodeksem Pracy (art. 94 pkt 5a). Zaniechanie tego obowiązku wiąże się z karą finansową od 1000 zł do 30 000 zł. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub dostępem osób nieuprawnionych.
Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 1999 roku:
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku:
Po upływie wymaganych terminów dokumenty można zniszczyć, ale należy to zrobić w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Tradycyjna metoda archiwizacji wymaga:
Wady archiwizacji papierowej:
Nowoczesna metoda archiwizacji oferuje:
Do prowadzenia e-akt wymagany jest podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana. Dokumenty papierowe należy zeskanować i opatrzyć podpisem elektronicznym zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Zgodność z RODO w archiwizacji wymaga:
Najczęstsze zagrożenia dla archiwów:
Profesjonalna archiwizacja wymaga znacznych inwestycji w infrastrukturę IT, systemy bezpieczeństwa oraz wykwalifikowany personel. Dlatego wiele firm decyduje się na outsourcing archiwizacji do wyspecjalizowanych dostawców.
Korzyści outsourcingu archiwizacji:
Payroll 360 oferuje kompleksowe usługi archiwizacji dokumentów kadrowych z pełną digitalizacją akt osobowych. Posiadamy certyfikaty ISO 9001 i ISO 27001, gwarantujące najwyższe standardy bezpieczeństwa i zgodności z polskim prawem.
Zmiana z archiwizacji papierowej na elektroniczną wymaga:
Pracownicy mają 30 dni na odebranie dokumentów papierowych po otrzymaniu powiadomienia o zmianie systemu archiwizacji.
Dokumentacja kadrowa może być kontrolowana przez:
Prawidłowa archiwizacja powinna umożliwiać:
Skuteczna archiwizacja dokumentów kadrowych opiera się na:
Potrzebujesz pomocy w archiwizacji dokumentów kadrowych? Oferujemy profesjonalne usługi digitalizacji i bezpiecznego przechowywania akt osobowych z pełną zgodności z polskim prawem. Skontaktuj się z nami, aby otrzymać bezpłatną wycenę archiwizacji dla Twojej firmy.
W archiwum dokumentów kadrowych powinny znaleźć się m.in.: akta osobowe pracowników (części A–E), dokumentacja czasu pracy i wynagrodzeń, wnioski i oświadczenia pracownicze oraz dokumenty dotyczące szkoleń i certyfikatów. Prawidłowe skatalogowanie tych akt jest podstawą zgodności z Kodeksem Pracy i innymi przepisami.
Okresy archiwizacji zależą od daty zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 roku akta osobowe przechowuje się przez 10 lat od rozwiązania umowy, a dokumentację płacową przez 5 lat od końca roku kalendarzowego. Dla zatrudnionych wcześniej okres archiwizacji akt może wynosić nawet 50 lat.
Archiwizacja papierowa wymaga odpowiednio zabezpieczonego pomieszczenia i fizycznej ochrony dokumentów, co generuje koszty i ryzyko zniszczenia. Archiwizacja elektroniczna (e-akta) umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów, automatyczne kopie zapasowe, oszczędność miejsca i lepszą ochronę danych dzięki nowoczesnym systemom IT.
W e-archiwum dokumentów kadrowych kluczowe jest szyfrowanie danych, kontrola dostępu, regularne kopie zapasowe oraz dokumentowanie operacji na plikach. Takie mechanizmy pomagają chronić dane przed dostępem osób nieuprawnionych i zapewniają zgodność z RODO oraz wymogami bezpieczeństwa informacji.
Outsourcing archiwizacji może być korzystny dla firm, które chcą zagwarantować zgodność z przepisami, wysoki poziom bezpieczeństwa danych i profesjonalne zabezpieczenia IT bez konieczności inwestowania we własną infrastrukturę. Partner outsourcingowy często oferuje certyfikowane systemy oraz wsparcie przy migracji i digitalizacji akt.
