Obsługa kadr i płac to wyzwanie, które rośnie wraz z liczbą pracowników w firmie. Błędy w rozliczeniach mogą kosztować przedsiębiorców nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych kar, a stale zmieniające się przepisy wymagają specjalistycznej wiedzy. Dlatego coraz więcej firm przekazuje te obowiązki zewnętrznym specjalistom, oszczędzając do 40% kosztów operacyjnych i zyskując dostęp do zespołu ekspertów.
Obsługa kadr i płac to proces wymagający specjalistycznej wiedzy z zakresu prawa pracy, finansów i stale zmieniających się przepisów. Coraz więcej firm decyduje się na outsourcing tej usługi, aby skupić się na rozwoju biznesu i ograniczyć ryzyko błędów w rozliczeniach.
Wszyscy doskonale znamy maksymę „czas to pieniądz”. Prowadzenie rejestrów, zawierających informacje o stosunku pracy, liczbie nadgodzin i pracy w dni wolne oraz święta pochłania dużo czasu. Niewykwalifikowany pracownik zajmie się tym nieefektywnie, poświęcając na to zadanie za dużo czasu. Jednocześnie nie ma gwarancji, że wykona to zadanie dobrze.
Mogą być konieczne poprawki, które kosztują kolejną porcję czasu. Istnieje też możliwość, że taki pracownik narazi firmę na kary finansowe z tytułu niedotrzymania terminów przy składaniu dokumentacji w różnego rodzaju urzędach. Mimo rozwoju technologii i oprogramowania ułatwiającego zapis tego typu danych nadal wymagana jest osoba, która te dane wprowadzi i przetworzy.
W małych i średnich przedsiębiorstwach często jest oddelegowana do tego osoba, która nie posiada wymaganych na tym stanowisku kompetencji. Wyszkolenie takiej osoby do poziomu, na którym jej praca będzie satysfakcjonująca i efektywna może potrwać miesiące. Nowoczesne przedsiębiorstwa nie mogą sobie pozwolić na takie opóźnienie. Przykładanie zbyt dużej uwagi na obsługę kadr i płac może spowodować zaniedbanie podstawowych celów gospodarczych przedsiębiorstwa i zaowocować problemami finansowymi.
Więcej o podstawowych zadaniach działu kadr znajdziesz w artykule: Kadry i płace – zadania działu kadr w nowoczesnym przedsiębiorstwie
Outsourcing obsługi kadr i płac pozwala firmom zaoszczędzić do 40% kosztów operacyjnych w porównaniu z utrzymaniem własnego działu HR. Przy stawkach 90-150 zł za pracownika miesięcznie przedsiębiorcy zyskują dostęp do systemów HR-tech i pełnego wsparcia specjalistów. Wzrost zatrudnienia, a także komplikacja systemu podatkowego i częste zmiany w Kodeksie Pracy dostarczają polskim przedsiębiorcom wielu problemów.
Działania biurowe w XXI wieku wymagają zespołu specjalistów, którego członkowie są ekspertami w wielu dziedzinach. Potrzebna jest wiedza z zakresu finansów oraz znajomość Prawa Pracy. Wszystko to powoduje, że zatrudnienie jednej osoby do zajmowania się kwestiami kadr i płac mija się z celem.
Outsourcing kadr i płac jest najlepszym rozwiązaniem, gdy koszty zatrudnienia wewnętrznego specjalisty przewyższają wartość usług zewnętrznych. Zatrudnienie kadrowego to wydatek minimum 5000-7000 zł miesięcznie plus szkolenia, urlopy i wyposażenie stanowiska pracy. Outsourcing eliminuje te koszty, oferując stałą obsługę bez ryzyka przerw w rozliczeniach.
Firmy powinny rozważyć outsourcing przy zatrudnieniu od 50 pracowników wzwyż – to próg, od którego widoczne są realne oszczędności i korzyści z profesjonalnej obsługi zewnętrznej. W przypadku dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwa zewnętrzni specjaliści zapewniają skalowalność usług bez dodatkowych rekrutacji. Nawet największe międzynarodowe koncerny korzystają z usług firm zewnętrznych dla konkretnych obszarów HR.
Więcej o wyborze między rekrutacją a outsourcingiem przeczytasz w artykule Specjalista ds. kadr i płac – rekrutacja czy outsourcing.
Firma Payroll 360 jest partnerem, który może pomóc Twojej firmie efektywnie działać. Specjalizujemy się w usługach HR. Zatrudniany przez nas zespół specjalistów, posiadający wieloletnie doświadczenie, pomoże Ci w sprawnym zarządzaniu płacami i kadrami w Twojej firmie.
Jeśli przerasta Cię wypełnianie stosów dokumentów i formularzy, a kontakt ze wszelkiego rodzaju urzędami sprawia problemy, skontaktuj się z nami, a my znajdziemy odpowiednie rozwiązanie.
Bazując na długoletnim doświadczeniu, możemy zaoferować Ci kompleksowe usługi w zakresie obsługi kadrowo-płacowej. Przy współpracy z Payroll 360 zyskujesz spokój i bezpieczeństwo oraz obniżenie kosztów funkcjonowania własnej administracji.
Dodatkowo zapewniamy dostęp do platformy online 24/7 i przejęcie obowiązków względem Urzędów. Sprawdź, który model współpracy jest najlepszy dla Ciebie!
Outsourcing obsługi kadr i płac pozwala zaoszczędzić czas i zasoby, które można przeznaczyć na rozwój podstawowej działalności firmy. Eliminuje konieczność zatrudniania, szkolenia i utrzymywania własnego działu kadr, a także minimalizuje ryzyko błędów w rozliczeniach i kar za nieterminowe składanie dokumentacji w urzędach.
Koszty outsourcingu wynoszą zazwyczaj 90-150 zł za pracownika miesięcznie, co jest znacznie niższe niż utrzymanie własnego działu HR. Przedsiębiorcy oszczędzają do 30-40% kosztów operacyjnych, eliminując wydatki na wynagrodzenia, szkolenia, oprogramowanie oraz przestrzeń biurową dla zespołu kadrowego. Szczegóły znajdziesz w artykule, Ile kosztuje outsourcing usług kadrowo-płacowych
Kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa obejmuje prowadzenie akt osobowych, ewidencję czasu pracy, sporządzanie list płac, naliczanie składek ZUS i zaliczek na podatek. Dodatkowo obejmuje przygotowywanie deklaracji do urzędów, nadzór nad terminami badań lekarskich i szkoleń BHP oraz wsparcie w procesach rekrutacyjnych.
Profesjonalne firmy outsourcingowe stosują zaawansowane systemy zabezpieczeń i przestrzegają wymogów RODO. Dane pracowników są chronione umowami o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, a dostęp do platformy jest szyfrowany i dostępny 24/7 tylko dla upoważnionych osób. Firmy takie jak Payroll 360 korzystają ze specjalistycznych programów (Archivista, enova365) i zapewniają gwarancje ISO.
Współpraca rozpoczyna się od wyboru modelu usług dostosowanego do potrzeb firmy. Firma outsourcingowa przejmuje bieżącą obsługę kadr i płac, kontakt z urzędami oraz zapewnia dostęp do platformy online do zarządzania dokumentacją. Przedsiębiorca otrzymuje regularne raporty i wsparcie zespołu specjalistów, który monitoruje wszystkie ważne terminy.
