Teczka osobowa to podstawowy obowiązek każdego pracodawcy – przepisy Kodeksu pracy zobowiązują Cię do prowadzenia i archiwizowania indywidualnych akt dla każdego zatrudnionego. Bez względu na profil Twojej działalności, jeśli zatrudniasz choćby jednego pracownika, musisz założyć dla niego kompletne akta pracownicze. Jeśli zatrudniasz więcej niż jedną osobę, każda z nich powinna mieć swoją teczkę osobową, podzieloną na części A–E zgodnie z najnowszym rozporządzeniem.
Wygląd i formę akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Teczka powinna być podzielona na pięć części. Każda z nich musi zawierać odpowiednie dokumenty, związane z poszczególnym etapem zatrudnienia pracownika w firmie.
Dzięki temu katalog akt lepiej odzwierciedla współczesną praktykę HR. Poszczególne części teczki obejmują następujące dokumenty:
Pierwsza część – A – to miejsce na przechowywanie dokumentacji związanej ze staraniem się o pracę. Jako pracodawca w czasie rekrutacji możesz chcieć mieć wgląd do dokumentów takich jak: świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, świadectwa ukończenia szkoły czy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe. W praktyce coraz częściej akceptuje się skany potwierdzone elektronicznie – pozwala to szybciej tworzyć e-teczki i zredukować liczbę kopii papierowych.
Część B – tutaj gromadzisz dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika oraz z przebiegiem trwania umowy o pracę. To w tej części bezwzględnie powinieneś zamieścić umowę o pracę. Pamiętaj, aby od 2024 r. archiwizować również wnioski o okazjonalną pracę zdalną oraz aneksy dotyczące pracy hybrydowej.
Część trzecia – C – tu archiwizujesz wszelkie dokumenty związane z sytuacją, gdy umowa o pracę przestaje obowiązywać. W związku z tym część C powinna zawierać przede wszystkim oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Bezwzględnie w tej części powinna się znaleźć również kopia świadectwa pracy, które zostało wydane pracownikowi.
Część czwarta D – została wprowadzona w 2018 r. W niej, jako pracodawca przechowujesz akta związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Mogą tu trafić np. odpisy zawiadomienia o ukaraniu lub inne potwierdzające ponoszenie przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej. Po 12 miesiącach nienagannej pracy dokumenty z części D możesz usunąć, co warto wpisać w wewnętrzną procedurę.
Część E – wprowadzona w 2023 r. – obejmuje wyniki kontroli trzeźwości i testów na substancje psychoaktywne. Dokumenty te przechowuje się 3 lata od daty badania (art. 221c § 6 KP).
Do końca 2018 roku dokumenty zawarte w teczce osobowej trzeba było przechowywać 50 lat, licząc od roku następnego, w którym została rozwiązana umowa. W 2019 r. okres ten został skrócony i dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. przechowujesz akta 10 lat – pod warunkiem zgłoszenia raportu ZUS-RUD w ciągu 30 dni od zawarcia umowy.
Pamiętaj jednak, że pracownicze teczki osób zatrudnionych przed 2019 r. nadal musisz przechowywać 50 lat. Coraz więcej firm decyduje się w takim przypadku na zeskanowanie dokumentów i trwałe archiwizowanie ich w wersji elektronicznej – dzięki temu nie musisz utrzymywać kosztownego magazynu papieru, a przy kontroli PIP wystarczy dostęp do bezpiecznego repozytorium.
Potrzebujesz przekształcić dokumentację pracowniczą na formę elektroniczną? Skorzystaj z rozwiązania e-akta Payroll 360. Oferujemy usługę digitalizacji teczek osobowych w szybki i efektywny sposób. Dzięki temu rozwiązaniu:
Dokumenty po zeskanowaniu opatrujemy kwalifikowaną pieczęcią, dzięki czemu ich moc dowodowa jest taka sama jak oryginału.
Kompletna, rzetelnie prowadzona teczka pracownicza to dziś nie tylko wymóg prawny, ale także wizytówka nowoczesnej, uporządkowanej firmy. Aktualizując akta do modelu A–E i skracając okres przechowywania poprzez zgłoszenie ZUS-RUD, porządkujesz procesy i obniżasz koszty, a jednocześnie znacznie przyspieszasz ewentualne kontrole ZUS i PIP. Regularna weryfikacja i digitalizacja dokumentów pozwala również na bieżąco monitorować zgodność z przepisami i szybko reagować na zmiany legislacyjne.
Jeśli chcesz przejść na e-akta lub dowiedzieć się, jak wygląda digitalizacja dokumentów krok po kroku, skontaktuj się z nami. Specjaliści Payroll 360 pomogą Ci wdrożyć ten proces bezpiecznie, nie zakłócając pracy działu HR.
