Wdrożenie e-akt w firmie to proces, który od 2019 roku jest dostępny dla każdego pracodawcy dzięki nowelizacji przepisów zrównującej dokumentację elektroniczną z papierową. W tym przewodniku krok po kroku dowiesz się, jak przygotować się do digitalizacji akt osobowych, jakie wymagania prawne należy spełnić zgodnie z Kodeksem pracy, jak przebiega proces skanowania i katalogowania dokumentów oraz kiedy warto skorzystać z pomocy wyspecjalizowanej firmy outsourcingowej. Sprawdź, jak Payroll 360 przeprowadza profesjonalną digitalizację nawet 2000 stron dokumentów dziennie.
Wdrożenie e-akt w firmie to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania, harmonogramu działań i znajomości przepisów prawnych. Od 2019 roku pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, elektronicznej lub mieszanej (hybrydowej). Nowelizacja zrównała dokumentację elektroniczną z papierową, dając przedsiębiorcom większą elastyczność w zarządzaniu aktami osobowymi. Digitalizacja dokumentacji przynosi korzyści w postaci oszczędności miejsca, szybkiego dostępu do danych z dowolnego miejsca i redukcji kosztów utrzymania archiwum. Sprawdź, jak krok po kroku wdrożyć e-akta w swojej firmie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Podczas wdrażania e-teczek w przedsiębiorstwie istotny pozostaje fakt, że pracodawca po zmianach, które nastąpiły w 2019 r., ma możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w jednej z trzech form:
Nowelizacja zniosła nadrzędną rolę archiwum papierowego, uznając za równoważną z nim wersję elektroniczną. Oznacza to, że pracodawca ma prawo przechowywać akta wyłącznie w postaci papierowej lub jedynie w postaci elektronicznej, a ponadto w sposób mieszany.
Zasada „1 pracownik = 1 zbiór = 1 postać”
Pracodawca może prowadzić e-akta tylko dla określonej grupy pracowników, na przykład zatrudnionej od obecnego roku, a w odniesieniu do pozostałych pozostać przy teczkach papierowych. Ważne jest jednak przestrzeganie zasady, że dokumenty z danego zbioru prowadzone w odniesieniu do konkretnego pracownika muszą być zachowywane wyłącznie w jednej formie — papierowej albo elektronicznej.
Jeżeli potrzebujesz pomocy we wdrażaniu e-teczek w swojej firmie, zapraszamy do skorzystania z usługi outsourcingu kadr i płac Payroll 360, w której mieści się również zamiana papierowego archiwum na formę cyfrową.
Wdrożenie e-teczek to proces, do którego należy się odpowiednio przygotować, ustalić harmonogram prac i wyodrębnić najważniejsze etapy. Jest to szczególnie ważne w większych przedsiębiorstwach, w których digitalizacja będzie obejmować setki lub tysiące akt osobowych.
W ramach przygotowań warto zastanowić się nad programem obsługującym elektroniczne archiwum i umożliwiającym zarządzanie dokumentacją kadrową. Pracodawca może pozostać przy dotychczas używanym systemie HR, jeśli ten spełnia jego potrzeby lub poszukać dostawcy wyspecjalizowanego w digitalizacji teczek pracowniczych.
Kluczowym czynnikiem pozostaje liczba wszystkich akt, jakie chcemy poddać procesowi cyfryzacji, a także to, czy firma planuje korzystać z zewnętrznej pomocy. W przypadku dużych zakładów pracy współpraca z wyspecjalizowaną firmą jest zdecydowanie rekomendowana.
Pracodawcy, którzy planują zamianę tradycyjnego archiwum na jego wersję elektroniczną, powinni odpowiedzieć sobie na kilka pomocniczych pytań:
Zgodnie z treścią art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy, zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Może to być również kwalifikowany podpis elektroniczny upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzający zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje na szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Powinna być ona prowadzona i przechowywana w systemie, który zapewnia:
Więcej o zasadach zarządzania e-teczkami zgodnie z przepisami przeczytasz w artykule Jak zarządzać e-teczkami w firmie.
W praktyce wdrażanie e-teczek w firmach koncentruje się na następujących czynnościach:
Krok 1: Sporządzenie skanu dokumentacji papierowej
Przekształcenie dokumentów fizycznych w format cyfrowy za pomocą skanerów profesjonalnych. Ważna jest odpowiednia jakość skanów — minimum 300 DPI, aby zapewnić czytelność wszystkich elementów dokumentu.
Krok 2: Skonwertowanie skanu do formatu PDF
Pliki w formacie PDF są standardem dla dokumentacji elektronicznej i zapewniają zachowanie układu oraz czytelność dokumentów.
Krok 3: Przesłanie do systemu zarządzającego archiwum
Import zeskanowanych dokumentów do systemu teleinformatycznego obsługującego e-teczki.
Krok 4: Weryfikacja i katalogowanie dokumentu
System automatycznie rozpoznaje typy dokumentów i przypisuje je do odpowiednich kategorii (A, B, C, D, E) zgodnie z rozporządzeniem.
Krok 5: Opatrzenie podpisem kwalifikowanym
Każdy zdigitalizowany dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną, potwierdzającym zgodność z oryginałem papierowym.
Krok 6: Utworzenie e-teczki pracownika
Zorganizowanie wszystkich dokumentów danego pracownika w jedną elektroniczną teczkę z podziałem na sekcje zgodnie z przepisami.
Digitalizacja akt osobowych pracowników rozwiązuje szereg problemów, takich jak ciągle rosnące koszty utrzymania archiwum czy brak dostępu do akt podczas pracy zdalnej. Przejście na e-teczki wiąże się z oszczędnością kosztów i szybkim dostępem do danych w każdym miejscu pracy.
Jeżeli nie wiesz, od czego zacząć wdrażanie dokumentacji w formie elektronicznej, rekomendujemy skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanych specjalistów. Przekształcenie tradycyjnego archiwum akt osobowych w elektroniczną wersję oraz prowadzenie e-teczek to jedna z usług oferowanych w ramach outsourcingu kadr i płac w Payroll 360.
Wykorzystujemy profesjonalne oprogramowanie do digitalizacji i zarządzania dokumentacją elektroniczną. Dzięki opracowanemu systemowi skanowania i rozpoznawania dokumentów jesteśmy w stanie przetworzyć nawet 1500 do 2000 stron akt w ciągu jednego dnia.
Wybierając usługę digitalizacji akt osobowych lub outsourcingu kadrowo-płacowego w Payroll 360, firmy otrzymują:
Po wdrożeniu e-akt warto zapoznać się z artykułem Jak korzystać z e-teczek w outsourcingu kadr i płac, aby maksymalnie wykorzystać możliwości systemu.
Wdrażając systemy e-teczek, Payroll 360 stosuje wszystkie niezbędne środki zabezpieczenia poufnych danych pracowników. Systemy są zgodne z wymaganiami RODO i rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.
Dodatkowo posiadamy wdrożony i certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji, zgodny z normą ISO 27001. To gwarancja najwyższych standardów bezpieczeństwa dla klientów korzystających z naszych usług digitalizacji i outsourcingu.
Więcej o zabezpieczeniu e-teczek przeczytasz w artykule Bezpieczeństwo danych w e-teczkach – jak zapewnić prywatność i ochronę informacji pracowniczych.
Wdrożenie e-akt to inwestycja, która przynosi długoterminowe korzyści w postaci oszczędności czasu, miejsca i kosztów operacyjnych. Jeśli szukasz profesjonalnego wsparcia w digitalizacji dokumentacji pracowniczej, możemy pomóc.
Payroll 360 oferuje kompleksowe wsparcie we wdrożeniu e-akt – od analizy potrzeb, przez digitalizację dokumentów, po integrację z systemem enova365 i szkolenia dla zespołu.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o procesie wdrożenia e-teczek w Twojej firmie i otrzymać indywidualną wycenę dostosowaną do Twoich potrzeb.
Czas wdrożenia e-akt zależy od liczby pracowników i ilości dokumentów do zdigitalizowania. W małych firmach (do 50 pracowników) proces może zająć 1-2 miesiące, w średnich (50-200 pracowników) 2-4 miesiące, a w dużych przedsiębiorstwach (powyżej 200 pracowników) od 3 do 6 miesięcy. Profesjonalne firmy outsourcingowe są w stanie przetworzyć nawet 1000 stron akt dziennie, co znacząco przyspiesza proces.
Nie, digitalizacja może przebiegać etapami zgodnie z zasadą „1 pracownik = 1 zbiór = 1 postać”. Możesz rozpocząć od nowo zatrudnionych pracowników, wybranego działu lub pracowników zatrudnionych po określonej dacie. Ważne jest, aby dokumenty konkretnego pracownika były prowadzone wyłącznie w jednej formie — papierowej lub elektronicznej. Etapowe wdrożenie pozwala rozłożyć koszty i zmniejszyć obciążenie zespołu HR.
Wszystkie dokumenty przekształcone z formy papierowej na elektroniczną muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, potwierdzającym zgodność z oryginałem papierowym. Dokumenty tworzone bezpośrednio w systemie elektronicznym również wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Może to być podpis pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.
Tak, możesz wrócić do dokumentacji papierowej, ponieważ obie formy mają taką samą moc prawną. W takim przypadku musisz wydrukować dokumenty elektroniczne i własnoręcznie podpisać je (pracodawca lub osoba upoważniona), potwierdzając zgodność z dokumentami elektronicznymi. Należy również zawiadomić pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji. Jest to jednak rozwiązanie rzadko stosowane, gdyż powrót do papierowej formy oznacza utratę korzyści wynikających z digitalizacji.
Nie, wdrożenie e-akt nie wymaga zgody pracowników, ponieważ jest to decyzja pracodawcy dotycząca sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma jednak obowiązek poinformować pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji oraz zapewnić im dostęp do ich elektronicznych akt osobowych. Warto przeprowadzić szkolenie dla zespołu, aby wszyscy wiedzieli, jak korzystać z nowego systemu. Pracownicy muszą mieć możliwość przeglądania swoich e-teczek i otrzymywania dokumentów w formie elektronicznej lub papierowej zgodnie z ich preferencjami.
