Kadry i płace to obowiązkowy i jeden z najważniejszych działów niemal każdej firmy, dbający o zachowanie ciągłości obsługi wszystkich zatrudnianych w niej pracowników. Dzisiaj obsługa kadrowa i płacowa nie musi ograniczać się jednak wyłącznie do wewnętrznych specjalistów. Przedsiębiorstwa mogą również wydzielić ją na zewnątrz w ramach usługi outsourcingu. W jakiej sytuacji warto w takim razie pozostać przy wewnętrznym dziale kadr i płac? Kiedy lepszym rozwiązaniem okaże się outsourcing? Przyjrzyjmy się głównym zaletom i wadom tych rozwiązań.
Dział kadr i płac pojawia się w firmie przeważnie wraz ze wzrostem liczby zatrudnianych w niej pracowników. Wtedy też niezbędni są specjaliści, którzy zajmą się administracją wszystkich teczek osobowych i dokumentacją związaną z zatrudnieniem, a ponadto terminowym naliczaniem wynagrodzeń. Wśród zalet związanych z utworzeniem działu kadr i płac wewnątrz firmy pracodawcy wymieniają najczęściej poczucie bezpieczeństwa i zachowanie kontroli zarówno nad powierzaną dokumentacją, wszystkimi sprawami, jak i samymi pracownikami odpowiedzialnymi za ten obszar.
Decydując się na dział kadr i płac w firmie, należy jednak pamiętać o kilku zasadniczych kwestiach. Po pierwsze są to koszty, które często „umykają” wielu pracodawcom na etapie wyboru pomiędzy zatrudnianiem wewnętrznych specjalistów a outsourcingiem kadr i płac. Mówiąc o kosztach związanych z wewnętrznym działem kadr i płac mamy na myśli nie tylko same wynagrodzenia dla pracowników. To również koszty ponoszone na wyposażenie ich miejsca pracy oraz regularne szkolenia, które są niezbędne w związku z często zmieniającymi się przepisami.
Koszty generują także płatne urlopy wypoczynkowe, macierzyńskie, ojcowskie, czy zwolnienia lekarskie, które skutkują ponadto nieobecnością kadrowych w pracy. A to z kolei przy większej liczbie pracowników może utrudnić zachowanie ciągłości ich obsługi oraz terminowe wywiązywanie się ze zobowiązań. Pracodawca powinien być również przygotowany na możliwość złożenia przez pracownika wypowiedzenia. Ponownie obciąża go to dodatkowymi kosztami, koniecznością uruchomienia procesu rekrutacji i adaptowania nowego pracownika.
Zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa, do której niektórzy pracodawcy na początku rozwoju firmy podchodzą dość nieufnie, po pewnym czasie okazuje się dla nich znacznie korzystniejsza. Wynika to z faktu, że usługa outsourcingu kadr i płac nie generuje żadnych z powyższych problemów, znamiennych dla wewnętrznych działów. Pracodawcom odchodzą wydatki ponoszone na szkolenia pracowników, czy wyposażenie ich miejsca pracy. Nie muszą także obawiać się niespodziewanych, długotrwałych nieobecności specjalistów wynikających z m.in. choroby lub ciąży.
Celem outsourcingu jest zadbanie o ciągłość obsługi wszystkich pracowników, terminowość rozliczeń i bezpieczeństwo prawne. Powierzenie części żmudnej i czasochłonnej administracji zewnętrznym ekspertom pozwala przedsiębiorstwu skoncentrować się na głównym obszarze działalności. Klienci firm outsourcingowych zostają objęci opieką specjalistów, którzy gwarantują im profesjonalne, stałe wsparcie i pomoc. Przejęcie pewnego obszaru zadań wewnętrznego działu kadr i płac oznacza również najczęściej przejęcie odpowiedzialności przed organami kontrolnymi, co zmniejsza ryzyko ponoszone przez pracodawców.
Czy outsourcing kadr i płac ma wady? To zrozumiałe, że z początku wielu pracodawców obawia się oddelegowania tego obszaru poza obręb swojej firmy. Kadry i płace to w końcu dane osobowe wszystkich pracowników, informacje o ich pensjach oraz wiele innych, szczególnie chronionych, wrażliwych informacji. Utożsamianie outsourcingu z wypływem danych stanowi jeden z najczęstszych błędów w postrzeganiu tej usługi.
W praktyce jest natomiast zupełnie inaczej. Firmy outsourcingowe, w tym i nasza Payroll 360, korzystają w swojej pracy ze specjalistycznych i najnowszych programów, a przy tym zapewniają klientom gwarancje ISO 27001. Najczęściej są to o wiele bardziej zaawansowane systemy i technologie niż stosowane przez wewnętrzne działy kadr i płac, co wynika z odpowiedzialności finansowej firm outsourcingowych i zawodowego charakteru działalności. Dodatkowo digitalizacja akt osobowych zapewnia jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa niż tradycyjne archiwum papierowe.
Warto mieć również na względzie, że decyzja o wydzieleniu administracji kadr i płac na zewnątrz nie zawsze oznacza całkowitą likwidację wewnętrznego działu i konieczność dokonywania zwolnień. W większości przypadków oddelegowaniu podlega jedynie określony obszar spraw kadrowych i płacowych, w zależności od indywidualnych potrzeb. Umowa outsourcingowa pozwala na elastyczne ustalenie jej zakresu, bez szkody dla dotychczasowych specjalistów wewnętrznego działu.
Wybór między wewnętrznym działem kadr a outsourcingiem zależy od wielu czynników: wielkości firmy, budżetu, specyfiki branży oraz strategicznych celów organizacji. Kluczem jest szczegółowa analiza kosztów i korzyści każdego rozwiązania w kontekście indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.
Potrzebujesz pomocy w podjęciu decyzji? Skonsultuj się z naszymi ekspertami, którzy pomogą Ci wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy.
Wewnętrzny dział zapewnia bezpośrednią kontrolę i znajomość specyfiki firmy, ale generuje wysokie koszty stałe i ryzyko nieciągłości obsługi. Outsourcing kadr i płac oferuje dostęp do eksperckiej wiedzy, eliminuje koszty szkolenia i zastępstw, zapewnia ciągłość obsługi oraz najczęściej przejmuje odpowiedzialność prawną przed organami kontrolnymi.
Poza wynagrodzeniami specjalistów firmy ponoszą koszty wyposażenia stanowisk pracy, regularnych szkoleń, oprogramowania, płatnych urlopów, zwolnień lekarskich oraz rekrutacji nowych pracowników w przypadku odejść. Dodatkowo ryzyko błędów i kar za nieprzestrzeganie przepisów może generować znaczne dodatkowe koszty.
Nie, outsourcing można elastycznie dostosować do potrzeb firmy. Większość przedsiębiorstw nie likwiduje całkowicie wewnętrznego działu, a jedynie powierza określone obszary zewnętrznym specjalistom. Umowa outsourcingowa pozwala na precyzyjne ustalenie zakresu usług bez szkody dla istniejących pracowników.
Outsourcing sprawdza się szczególnie w firmach zatrudniających od 50 pracowników o dynamicznym wzroście, gdzie koszty wewnętrznego działu HR stają się nieefektywne oraz w organizacjach, które chcą skupić zasoby na głównej działalności biznesowej. Idealne dla firm, które potrzebują gwarancji zgodności z przepisami bez inwestowania w specjalistyczną wiedzę.
Profesjonalne firmy outsourcingowe stosują zaawansowane systemy zabezpieczeń, często przewyższające możliwości wewnętrznych działów. Posiadają certyfikaty ISO 27001, wykorzystują szyfrowanie danych i nowoczesne technologie. Digitalizacja akt osobowych dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo w porównaniu do tradycyjnych archiwów papierowych.
