Digitalizacja dokumentów rewolucjonizuje obszar kadr i płac, zastępując papierowe akta nowoczesnymi e-aktami. Dzięki niej firmy oszczędzają czas i koszty, zwiększając jednocześnie efektywność oraz bezpieczeństwo danych. Dowiedz się, jak Payroll 360 może pomóc w transformacji cyfrowej Twojej organizacji.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej to kluczowa zmiana, która zrewolucjonizowała zarządzanie kadrami i płacami. Dzięki e-aktom pracodawcy mogą efektywniej archiwizować dane, a obowiązkowy okres przechowywania dokumentów został skrócony z 50 do 10 lat. Jednak od momentu wprowadzenia tych regulacji zaszły kolejne zmiany, które warto uwzględnić w kontekście elektronicznej dokumentacji kadrowej.
Elektroniczne akta osobowe umożliwiły firmom przechowywanie i zarządzanie dokumentacją w sposób cyfrowy, co znacząco usprawniło procesy HR. Dzięki nowelizacji przepisów w 2019 roku:
Pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej,
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony do 10 lat dla nowo zatrudnionych pracowników,
Wprowadzono standardy dotyczące przechowywania i zabezpieczania danych.
W 2023 roku wprowadzono kolejne zmiany w Kodeksie pracy, które dodały nową część E do akt osobowych. Ta sekcja dotyczy dokumentów związanych z:
Kontrolą trzeźwości pracowników – pracodawcy mogą przeprowadzać testy na obecność alkoholu i substancji o podobnym działaniu, jeśli wymaga tego specyfika pracy.
Obowiązkiem przechowywania wyników testów – dane te muszą być przechowywane przez określony czas zgodnie z przepisami RODO.
Przejście na dokumentację cyfrową to nie tylko oszczędność miejsca i czasu, ale również większe bezpieczeństwo danych oraz łatwiejszy dostęp do informacji. Firmy, które wdrożyły e-akta, zyskały:
Wdrożenie pełnej digitalizacji dokumentów pozwala firmom jeszcze bardziej usprawnić obieg informacji i dostosować się do nowoczesnych standardów. Digitalizacja dokumentów to krok w stronę nowoczesnego i efektywnego zarządzania kadrami. Sprawdź, jak digitalizacja dokumentów może usprawnić procesy w Twojej firmie i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
Zarządzanie e-aktami i nowymi wymaganiami prawnymi może być wyzwaniem dla wielu firm. Dlatego warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia w zakresie outsourcingu kadr i płac, które zapewni zgodność z przepisami oraz sprawną digitalizację dokumentacji. Payroll 360 oferuje kompleksowe rozwiązania dostosowane do najnowszych regulacji prawnych, pomagając firmom w bezpiecznym i efektywnym przejściu na elektroniczne akta osobowe.
E-akta to przyszłość zarządzania kadrami i płacami, która przynosi realne korzyści dla firm. Dzięki najnowszym zmianom, w tym wprowadzeniu części E akt osobowych, pracodawcy mają nowe obowiązki, ale również większe możliwości w zakresie monitorowania i przechowywania danych. Skorzystaj z usług Payroll 360 i zapewnij swojej firmie profesjonalną obsługę kadrowo-płacową w zgodzie z obowiązującymi przepisami.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak wdrożyć e-akta w swojej firmie.
