Outsourcing kadr i płac to rozwiązanie, które systematycznie zyskuje na popularności, mimo to niektóre firmy wciąż podchodzą do tej usługi z rezerwą i nieufnością. Przyczyną takiego stanu rzeczy są utrwalane mity, które hamują postęp i utrudniają wprowadzanie rewolucyjnych zmian w sposobie funkcjonowania przedsiębiorstw.
Outsourcing kadr i płac, czyli wyodrębnienie i powierzenie całości lub części zadań działu kadr i płac zewnętrznej firmie, to strategiczna decyzja dla każdego mniejszego lub większego pracodawcy. W dokonaniu jak najlepszego wyboru pomaga nie tylko przeprowadzenie dogłębnej analizy dostępnych ofert, czy ocena usługodawców, ale i zdemaskowanie kilku najczęściej pojawiających się w tym zakresie mitów. Co nadal blokuje pracodawców przed usługami outsourcingu procesów biznesowych?
Tak jak w życiu prywatnym, tak również i w zawodowym łatwo przyzwyczajamy się do pewnych rzeczy, osób, rozwiązań. Zwłaszcza tych, które towarzyszą nam „od zawsze”. Podobnie wygląda to w odniesieniu do wewnętrznego modelu kadrowo-płacowego, który jest najczęściej pierwszym, wybieranym przez firmę wraz z początkiem działalności. To jednak nie tylko kwestia samego przyzwyczajenia, ale i całkowicie słusznego doceniania wiedzy oraz kompetencji wewnętrznych specjalistów HR.
Zgodnie z wynikami ankiety przeprowadzonej przez Ernst & Young, w 2013 roku 28% firm na świecie korzystało wyłącznie z wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, zwiększającą się liczbą osób zatrudnionych lub liczbą placówek, konieczny staje się jednak wybór dalszej drogi.
Oddelegowanie administracji kadrami i płacami na ręce zewnętrznego, niezależnego podmiotu to przede wszystkim gwarancja ciągłości obsługi wszystkich pracowników. Nie musisz obawiać się w takiej sytuacji opóźnień w wyliczeniach wynagrodzeń, czy dopełnianiu formalności wynikających z m.in. choroby lub urlopu swojego specjalisty ds. HR.
O wyborze usługi outsourcingu kadr i płac w momencie dynamicznego rozwoju firmy powinny przesądzić także względy finansowe. Mimo niekwestionowanych kompetencji wewnętrznych ekspertów z działu kadr i płac, przy kilkudziesięciu, kilkuset zatrudnionych osobach, automatycznie zmniejsza się ich wydajność i skuteczność w administrowaniu, zarządzaniu kadrami i płacami.
Przed wdrożeniem w swojej firmie usługi outsourcingu kadr i płac pracodawców często i całkowicie niesłusznie blokują także koszty. Tutaj za taki stan rzeczy odpowiada zaniżanie realnych wydatków ponoszonych na utrzymanie wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. Analizy i badania przeprowadzone w 2012 roku przez firmę konsultingową PwC wykazały, że aż 63% kosztów związanych z procesami kadrowo-płacowymi to koszty ukryte. Pracodawcy widzą natomiast jedynie 37% wydatków.
Jak to możliwe? Dzieje się tak dlatego, że usługi HR rozumiane jako całość bardzo często rozkładają się i są wspierane także przez inne działy, na przykład dział finansowy lub IT, systemy i procesy. Prowadzi to do sytuacji, w których całkowity, rzeczywisty koszt posiadania, prowadzenia działu HR w firmie jest bardzo trudny w ustaleniu.
Mówiąc o ukrytych kosztach, nierzadko zapominamy również, że własny dział kadr i płac to znacznie więcej niż pensje samych kadrowych. Do kosztów ukrytych należą m.in.:
Finalnie, usługa outsourcingu HR pozwala zaoszczędzić nawet 20% w skali roku! Nie ma tu również mowy o żadnych kosztach ukrytych.
Przekazanie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznym specjalistom często wywołuje w pracodawcach obawę o utratę kontroli. Kontroli zarówno nad tym, kto będzie zarządzał wszystkimi procesami HR, jak i kontroli w zakresie przestrzegania bezpieczeństwa i poufności danych, które „wyjdą” poza firmę.
Również i taki sposób postrzegania usługi outsourcingu w praktyce okazuje się błędny. Profesjonalne firmy outsourcingowe zapewniają najwyższe standardy bezpieczeństwa dzięki certyfikatom ISO 27001 oraz ISO 9001, a także nowoczesnym systemom informatycznym. Na przykład firma outsourcingowa Payroll 360 gwarantuje ochronę danych poprzez regularnie odnawiane certyfikaty oraz zaawansowane oprogramowanie enova365.
Dzięki certyfikowanym systemom jesteśmy w stanie zapewnić naszym klientom trzy zasadnicze atrybuty ochrony danych w postaci poufności, integralności i dostępności, nad którymi przez cały czas zachowują oni ponadto pełną kontrolę. Dodatkowo oferujemy możliwość digitalizacji akt osobowych, co jeszcze bardziej zwiększa bezpieczeństwo i dostępność dokumentacji pracowniczej.
W codziennej pracy spotykamy się również z przekonaniami, że usługa outsourcingu HR oznacza konieczność dokonywania zwolnień wśród własnych pracowników, do tej pory odpowiedzialnych za sprawy kadrowo-płacowe. Dlaczego takie postrzeganie zmian w organizacji w większości przypadków nie jest właściwe?
Nie zawsze przekazanie administracji kadrami i płacami musi skutkować redukcją personelu. Zamiast zwalniać, pracodawca może zdecydować się na wyszkolenie dotychczasowych pracowników na specjalistów z zakresu HR oraz podniesienie ich kompetencji.
Nie będą musieli oni wtedy już więcej zajmować się czasochłonnymi i żmudnymi czynnościami administracyjnymi, pochłaniającymi średnio nawet 50% czasu. Skoncentrują się za to na strategicznych celach HR w postaci m.in. wydobywania i kształtowania mocnych stron zespołu oraz zwiększania efektywności jego działania.
Przechowywanie firmowych danych w programach takich jak Excel, czy prowadzenie papierowych teczek pracowniczych to kolejne i jedne z wielu przyzwyczajeń mniejszych i średnich przedsiębiorstw. Tego rodzaju praktyki możemy powiązać dzisiaj z niedostrzeganiem korzyści, jakie dają standaryzacja i automatyzacja procesów kadrowo-płacowych.
Usługa outsourcingu kadr i płac Payroll 360 bazująca na połączeniu nowoczesnych technologii i wiedzy ekspertów skutecznie rozwiązuje ten problem. Dążenie do standaryzacji i automatyzacji odbywa się z wykorzystaniem oprogramowania enova365.
Enova365 to specjalistyczny system kompleksowego zarządzania procesami kadrowymi i płacowymi przedsiębiorstwa. Integruje i zapewnia on dostęp do danych nie tylko dla specjalistów HR, ale i wszystkich pracowników oraz kadr zarządzających i kierowniczych. System umożliwia wgląd do wszystkich informacji z dowolnego miejsca i pozwala na generowanie wniosków czy deklaracji.
Współczesne firmy nieustannie poszukują sposobów, które pozwolą im optymalizować ponoszone koszty. Outsourcing HR to jedno z nielicznych rozwiązań gwarantujących odczuwalne oszczędności bez ryzyka jednoczesnego zmniejszenia efektywności, wydajności, czy jakości świadczonych usług. Optymalizacja kosztów stanowi najczęściej wskazywaną korzyść usługi outsourcingu, jednakże niejedyną.
Bardzo często klienci, którzy rozważają oddelegowanie spraw kadrowo-płacowych zewnętrznej firmie, koncentrują się tylko na kwestiach finansowych. Zapominają przy tym o pozostałych zaletach tego rozwiązania.
Outsourcing kadr i płac poprzez przekazanie kluczowych zadań z zakresu naliczania wynagrodzeń, sporządzania deklaracji rozliczeniowych, prowadzenia teczek pracowniczych oraz przygotowywania umów o pracę i umów cywilnoprawnych pozwala przedsiębiorstwom skupiać się na strategicznych celach, działaniach i projektach.
Gotowy na sprawdzenie, jak outsourcing kadr i płac może wspomóc rozwój Twojej firmy? Skontaktuj się z ekspertami Payroll 360 i przekonaj się, dlaczego coraz więcej przedsiębiorców wybiera nasze rozwiązania.
Badania firmy konsultingowej PwC wykazują, że firmy mogą zaoszczędzić nawet 20% kosztów rocznie dzięki outsourcingowi kadr i płac. Oszczędności wynikają z eliminacji ukrytych kosztów, które stanowią aż 63% wszystkich wydatków na wewnętrzny dział HR — obejmują one wyposażenie stanowisk, szkolenia, infrastrukturę IT oraz koszty związane z zastępstwami i rotacją pracowników.
Nie, profesjonalne firmy outsourcingowe oferują wyższy poziom bezpieczeństwa niż wewnętrzne działy HR. Certyfikaty ISO 27001 i ISO 9001 gwarantują poufność, integralność i dostępność danych. Klienci zachowują pełną kontrolę nad swoimi danymi, otrzymując bezpieczny dostęp online do wszystkich informacji kadrowo-płacowych.
Ukryte koszty to 63% wszystkich wydatków na HR i obejmują: wyposażenie stanowisk pracy, licencje na oprogramowanie, szkolenia specjalistów, koszty zastępstw podczas urlopów i chorób, rekrutację nowych pracowników, infrastrukturę IT, integrację systemów oraz koszty związane z błędami i jakością procesów.
Nieobligatoryjnie. Zamiast zwolnień można przekwalifikować dotychczasowych pracowników na role strategiczne w HR, eliminując czasochłonne zadania administracyjne (50% czasu pracy). Pozwala to skupić się na rozwoju zespołu, rekrutacji strategicznej i budowaniu kultury organizacyjnej zamiast na rutynowych obliczeniach i raportach.
Standardowy proces wdrożenia trwa 2-3 miesiące i obejmuje analizę obecnych procesów, migrację danych, wdrożenie systemów oraz szkolenie zespołu. W przypadku firm już korzystających z systemu enova365 proces może być znacznie krótszy, ponieważ eliminuje potrzebę migracji danych.
