Zmiany w systemie podatkowym i prawie pracy są nieuniknione w dynamicznie zmieniającym się krajobrazie gospodarczym Polski. Przedsiębiorcy, księgowi i biura rachunkowe muszą ciągle dostosowywać się do nowych przepisów i wytycznych. Outsourcing kadr i płac stał się popularnym rozwiązaniem, pozwalającym firmom na skoncentrowanie się na swoich głównych działaniach, jednocześnie zapewniając prawidłowe i zgodne z prawem zarządzanie zasobami ludzkimi. W tym kontekście zewnętrzne jednostki specjalizujące się w outsourcingu kadr i płac oferują nie tylko znaczące oszczędności kosztowe, ale także gwarancję bezpieczeństwa prawnego w obszarze zarządzania personelem.
W ostatnim czasie wielu z nas odczuło niestabilność systemu podatkowego w Polsce. Stopień jego skomplikowania, zawiłości osiągnął bardzo wysoki poziom, podobnie jak niepokój i frustracja wszystkich podatników. Różne czynniki wpłynęły na obecną sytuację i panujące nastroje. Chcąc zadbać nie tylko o finanse swojej firmy, ale i status wszystkich zatrudnionych w niej pracowników oraz poczucie bezpieczeństwa prawnego, obywatele prowadzący własną działalność w większym stopniu zaczęli interesować się zagadnieniami związanymi z obsługą kadrowo-płacową i podatkową. Pojawiło się także pytanie, czy pozostawiać sprawy rozliczeń pracowniczych w wewnętrznym dziale firmy, czy też oddelegować je zewnętrznym, wyspecjalizowanym jednostkom świadczącym usługi outsourcingu kadr i płac.
Usługa outsourcingu kadr i płac, określana również jako payroll, jest rozwiązaniem szczególnie rekomendowanym i opłacalnym dla średnich i większych firm, które zatrudniają od kilkudziesięciu do kilkuset pracowników. Nie oznacza to oczywiście, że nie mogą skorzystać z niej także mniejsi przedsiębiorcy. Na duże zainteresowanie usługą outsourcingu wpływają nie tylko względy ekonomiczne, ale i fakt, że tradycyjne biura rachunkowe czy wewnętrzne działy księgowości w większym stopniu koncentrują się na zagadnieniach podatkowych, a nie szeroko rozumianej, kompleksowej obsłudze kadrowo-płacowej.
Decyzja o przekazaniu administracji kadrami i płacami na ręce zewnętrznej jednostki w każdym przypadku powinna zostać poprzedzona kalkulacją kosztów oraz analizą potencjalnych korzyści, jakie wynikają ze współpracy z wyspecjalizowanym podmiotem świadczącym usługi outsourcingu.
Nie sposób ukryć, że to właśnie kwestie finansowe oraz aspekty związane z bezpieczeństwa i zapewnieniem ciągłości obsługi w znacznym stopniu przesądzają o wyborze usługi outsourcingu kadr i płac. Poza redukcją kosztów, dzięki oddelegowaniu tych obowiązków, przedsiębiorcy mogą również dogłębniej skoncentrować się na istocie i głównych celach działalności z jednoczesną gwarancją poprawności naliczania wynagrodzeń i administrowania dokumentacją pracowniczą.
W ramach profesjonalnych usług outsourcingu to na specjalistach zewnętrznych spoczywa obowiązek przestrzegania obecnie obowiązujących przepisów i systematycznego zapoznawania się ze wszystkimi zmianami wprowadzanymi w porządku prawnym. Najlepsze firmy outsourcingowe zapewniają najwyższe standardy bezpieczeństwa danych, certyfikowane przez renomowanych audytorów oraz spełniają międzynarodowe standardy w zakresie ochrony informacji.
Dodatkowo profesjonalne firmy oferują również digitalizację akt osobowych, która nie tylko zwiększa bezpieczeństwo przechowywania dokumentów, ale również ułatwia dostęp do nich i zarządzanie dokumentacją pracowniczą.
W powszechnym mniemaniu biura rachunkowe zajmują się całą sferą rozliczeń księgowych firm, w tym rozliczaniem i prowadzeniem kadr pracowników. W wypadku biur rachunkowych, które obsługują mniejsze działalności gospodarcze, jest to rzeczywiście zgodne z prawdą, natomiast zupełnie inaczej wygląda obsługa większych przedsiębiorstw, zatrudniających co najmniej kilkudziesięciu pracowników.
Firmy takie wymagają już znacznie bardziej wyspecjalizowanej obsługi kadr i płac, której nie są w stanie zapewnić im biura rachunkowe, skupione głównie na rozliczeniach księgowych. Odpowiadając na takie zapotrzebowanie powstały firmy tj. Payroll 360, oferujące kompleksową i specjalistyczną obsługę kadrową tylko w obszarze kadrowo-płacowym.
Mnogość przepisów, ich prawidłowe interpretacje oraz potrzeba ciągłego dostosowywania się do zmieniających się aktów prawnych powodują, że coraz powszechniejsza staje się usługa wyspecjalizowanego outsourcingu kadr i płac, który zapewnia komfort działania i bezpieczeństwo prawne firmom, które powierzyły sprawy kadrowo-płacowe specjalistom w tym zakresie.
Współpraca z wyspecjalizowaną firmą outsourcingową to inwestycja w przyszłość organizacji. Stały dostęp do aktualnej wiedzy prawnej, profesjonalnych systemów informatycznych oraz doświadczonego zespołu specjalistów przekłada się na stabilność operacyjną firmy i minimalizuje ryzyko kosztownych błędów w obszarze kadrowo-płacowym.
Dzięki outsourcingowi kadr i płac przedsiębiorcy zyskują również elastyczność w zarządzaniu kosztami personalnymi oraz możliwość szybkiego skalowania usług w zależności od potrzeb rozwoju firmy. To rozwiązanie, które pozwala nie tylko na bieżące funkcjonowanie zgodne z prawem, ale również na strategiczne planowanie rozwoju zasobów ludzkich.
Chcesz zapewnić swojej firmie bezpieczeństwo prawne w obszarze kadr i płac? Skontaktuj się z naszymi ekspertami i dowiedz się, jak outsourcing może wspierać rozwój Twojego biznesu.
Specjaliści outsourcingu na bieżąco śledzą zmiany w przepisach prawa pracy i podatkowego, automatycznie dostosowując procesy do nowych wymagań. Firmy outsourcingowe posiadają certyfikaty bezpieczeństwa, wykwalifikowany personel oraz zaawansowane systemy, które eliminują ryzyko błędów w rozliczeniach i dokumentacji.
Tak, wyspecjalizowane firmy outsourcingowe często oferują wyższy poziom bezpieczeństwa niż wewnętrzne działy HR. Posiadają certyfikowane systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji, regularne audyty oraz zespoły ekspertów, którzy na co dzień zajmują się wyłącznie problematyką kadrowo-płacową.
Biura rachunkowe koncentrują się głównie na księgowości i rozliczeniach podatkowych, traktując kadry jako usługę dodatkową. Firmy outsourcingu kadr i płac specjalizują się wyłącznie w zagadnieniach HR, oferując kompleksową obsługę dokumentacji pracowniczej, naliczania wynagrodzeń oraz zgodności z przepisami prawa pracy.
Proces rozpoczyna się od analizy obecnych procedur i potrzeb firmy. Następnie następuje migracja danych, wdrożenie nowych systemów oraz szkolenie zespołu. Cały proces trwa zazwyczaj 2-3 miesiące i jest wspierany przez doświadczonych specjalistów, którzy zapewniają płynne przejście bez zakłócenia bieżącej działalności. W przypadku firm już korzystających z oprogramowania enova365 proces wdrożenia jest znacznie krótszy, ponieważ eliminuje potrzebę migracji.
