W ostatnich latach sztuczna inteligencja wkroczyła do naszego codziennego życia i gospodarki z niespotykaną wcześniej mocą. Jej niezwykle dynamiczny i stale postępujący rozwój wywołuje w społeczeństwie mnóstwo sprzecznych emocji, a także ogrom pytań o przyszłość. W którym kierunku zmierzamy? Jednym z wielu obszarów narażonych na te zachodzące zmiany jest również outsourcing usług kadrowo-płacowych. O tym, jak sztuczna inteligencja oddziałuje na ten rynek oraz jaki będzie jej rzeczywisty wpływ na pracę specjalistów, rozmawiamy z Wojciechem Kuligiem – Prezesem Payroll 360 Sp. z o.o. i specjalistą ds. outsourcingu kadr i płac.
Obserwujemy szybki rozwój sztucznej inteligencji, która już dziś jest obecna w usługach outsourcingu kadr i płac – często pod postacią automatycznych asystentów czy narzędzi wspierających rekrutację. Choć AI usprawnia i automatyzuje wiele powtarzalnych procesów, jej zastosowanie w bardziej złożonych, wymagających indywidualnego podejścia obszarach musi być zawsze weryfikowane oraz nadzorowane przez specjalistów. Systemy te będą się dalej rozwijać, jednak obecnie kluczową rolę w usługach kadrowo-płacowych pozostaje czynnik ludzki oraz doświadczenie ekspertów.
Outsourcing to w przeważającej mierze usługi specjalistyczne, a takie będą nadal wymagały wykorzystywania kompetencji żywego człowieka. Nie wyklucza to oczywiście tego, że już wkrótce, na pewnych obszarach, może być on wspierany AI. Ze względu jednak na złożoność wszystkich procesów realizowanych w ramach usług kadrowo-płacowych i obszerne, często nowelizowane ustawodawstwo, AI wspiera specjalistów, ale czynnik ludzki pozostaje nieoceniony – przynajmniej w najbliższych latach.
Weźmy za przykład, chociażby proces rekrutacji nowych pracowników. Wiem, że w działach HR (mam tu na myśli ogół działów HR), specjaliści odpowiedzialni za rekrutację czasami decydują się na przyjęcie do pracy osób, które nie do końca wpisują się w schemat oczekiwań pracodawcy, a więc takich, których CV nie jest w 100% idealne. W takich przypadkach dają oni jednak dojść do głosu swojej intuicji, podpierając się również bogatym doświadczeniem i całokształtem sytuacji. W praktyce bardzo często okazuje się później, że na pierwszy rzut oka przeciętny na piśmie kandydat, zostaje świetnym i wartościowym dla firmy pracownikiem.
Teraz warto zadać sobie pytanie, czy gdyby za rekrutację odpowiadała wyłącznie sztuczna inteligencja, „przepuściłaby” taką osobę? Oczywiście zdaję sobie sprawę, że jest to przykład trochę skrajny, jednak zmierzam do tego, że określone obszary, poza samą wiedzą, którą można nabyć, wymagają również zaangażowania pewnych cech, zachowań ludzkich.
Zdecydowanie tak. Głównie w zakresie powtarzalnych, masowych operacji oraz jako asystent specjalisty, który będzie mógł udzielać informacji pracownikom i odpowiadać na mniej skomplikowane pytania. Może mieć to postać Pulpitu Pracownika w postaci Asystenta AI. To jeden z tych obszarów, na tę chwilę najbardziej podatnych na automatyzację przez sztuczną inteligencję. Nie jest to zresztą wcale rozwiązanie nowe, ponieważ na takiej zasadzie działają już dzisiaj boty czatowe stosowane przez wiele większych przedsiębiorstw.
W naszej firmie postrzegamy to przez pryzmat korzyści, głównie w postaci oszczędności czasu na prostych, powtarzalnych operacjach, a przez to i zwiększenie efektywności innych ze świadczonych usług. Przekłada się to w rezultacie również na bezpośrednie zyski dla naszych klientów. AI może pełnić rolę asystenta specjalisty, realizując powtarzalne czynności szybciej i sprawniej. Jednak każda automatyzacja wymaga cyklicznej weryfikacji przez ekspertów, aby zapewnić zgodność z przepisami i najwyższą jakość usługi. Umiejętne wdrożenie i stosowanie AI może zwiększyć poziom zadowolenia i satysfakcji z obsługi kadrowo-płacowej, jeśli dzięki temu pewne, podstawowe czynności będzie można wykonać sprawniej i przy niższym nakładzie kosztów.
Poznaj nasze rozwiązania:
Tak, w Payroll 360 staramy się na bieżąco i w sposób czynny monitorować zachodzące na tym obszarze zmiany, które, co pokazały ostatnie miesiące, następują w tym zakresie niezwykle szybko. Wychodzimy jednak z założenia, że są one obecnie czymś nieuniknionym. Skupiamy się dlatego na tym, aby stopniowo, jak najlepiej, wykorzystać dostępne możliwości do realizacji własnych celów, cały czas mając na względzie dobro naszych pracowników i klientów.
Odpowiadając jednak na pytanie – jednym z przejawów naszego przygotowywania się na rewolucję AI jest usługa e-teczki, wykorzystująca autorskie, samouczące się oprogramowanie, służące do rozpoznawania skanowanych akt osobowych.
Przede wszystkim szybszy dostęp do informacji z poziomu użytkownika, na przykład samo konfigurowane raporty, zestawienia, korzystanie z automatycznych asystentów 24/7. To pozwala małym i średnim firmom na znaczące usprawnienie pracy przy ograniczonym budżecie, a także na zoptymalizowanie podstawowych procesów kadrowych bez konieczności rozbudowywania własnych zespołów.
Rozwiązania dla średnich firm:
Jak wspominałem już wcześniej, usługi outsourcingu kadrowo-płacowego poza elementami powtarzalnymi, mechanicznymi, na bardzo wielu obszarach wymagają także indywidualnego podejścia. Różne są sytuacje klientów, ich problemy. Do tego dochodzą złożone mechanizmy prawne, których zastosowanie zależy od konkretnego przypadku. Uważam dlatego, że największym wyzwaniem związanym ze swobodnym wprowadzeniem AI na ten rynek jest nie tylko stworzenie odpowiednich algorytmów, ale także ich ciągłe doskonalenie i dostosowywanie do zmieniających się przepisów oraz potrzeb klientów.
Tutaj wszystko koncentruje się tak naprawdę w głównej mierze na regulacjach prawnych, jakim podlega obsługa kadr i płac. W praktyce ich zastosowanie bardzo często nie ogranicza się tylko do odwzorowania ich 1:1. Nie jest to czynność automatyczna, a wymagająca indywidualnego podejścia i dobrego zrozumienia. Nierzadko wiąże się to dlatego z koniecznością posiłkowania się dodatkowymi komentarzami czy orzecznictwem. Jeśli miałbym więc wskazać zagrożenia, jakie dostrzegam na ten moment, z pewnością byłoby to opieranie się na jednej interpretacji danego przepisu, bez szerszego kontekstu sprawy. W dalszej perspektywie niebezpieczne może być także zastąpienie specjalistów algorytmami, które nie będą w stanie udzielić jednoznacznej odpowiedzi lub udzielą odpowiedzi złej, której nie będzie miał kto zweryfikować.
Już na wstępie warto zaznaczyć, że bezpieczeństwo danych to jedna z najważniejszych kwestii związanych z usługą outsourcingu kadr i płac. Podstawowym i jednym z pierwszych pytań niemal wszystkich naszych klientów jest to, w jaki sposób będziemy dbać o informacje, do których uzyskamy dostęp. Jakie gwarancje im dajemy?
W moim odczuciu, przy prawidłowo wprowadzonych procedurach, AI może wpływać raczej pozytywnie na bezpieczeństwo danych w branży outsourcingu. Będzie wyeliminować błąd ludzki związany z roztargnieniem, zaniedbaniem, skutkiem czego może być nieumyślne ujawnienie danych. Jednak właściwe wdrożenie rozwiązań oraz stały nadzór specjalisty pozostają kluczowe dla zagwarantowania bezpieczeństwa danych.
Bezpieczeństwo danych osobowych:
Tak, czego przykładem może być sytuacja, gdy AI będzie stosowana bez odpowiedniego nadzoru i wprowadzi człowieka w błąd, udzielając mu m.in. błędnej informacji, co narazi go w efekcie na negatywne konsekwencje, w tym konsekwencje prawne. Etyka biznesowa, na którą składają się relacje pomiędzy firmą a jej pracownikami, klientami, partnerami handlowymi, a nawet konkurencją, jest silnie kształtowana przez ludzkie zachowania. Im więcej kompetencji zostanie przyznanych sztucznej inteligencji, tym też zachodzi większe ryzyko wystąpienia trudności w egzekwowaniu ustalonych norm i reguł.
Z pewnością. Zważając na to, że od kilku lat sztuczna inteligencja jest jednym z tematów, który nie schodzi z ust ekspertów i przedsiębiorców na całym świecie, należy spodziewać się tego, że wraz z jej dalszym rozwojem, popularnością i dostępnością, każdy będzie dążył do optymalizacji jak największej liczby procesów kadrowo-płacowych z użyciem AI. Mimo wielu obaw, wątpliwości czy uczucia niepokoju lub strachu, które są reakcjami w pełni naturalnymi i zrozumiałymi, powinniśmy zacząć jednak poważnie zastanawiać się również nad tym, jak wykorzystać dostępne dziś rozwiązania w swoim biznesie i czerpać z nich jak najwięcej korzyści. Nic nie wskazuje bowiem na to, aby prace nad AI miały zwolnić, czy też zostać całkowicie wstrzymane.
Implementacja AI wiąże się ze znacznymi nakładami finansowymi. W najbliższym czasie należy dlatego spodziewać się, że z rozwiązania tego na szeroką skalę zaczną korzystać głównie najwięksi gracze na rynku, a więc duże firmy obsługujące korporacje i przy okazji dysponujące odpowiednimi na ten cel budżetami. W mniejszych firmach sztuczna inteligencja będzie natomiast stanowić, przynajmniej na razie, uzupełnienie specjalistycznych rozwiązań, a nie substytut.
Jak widać z rozmowy z Wojciechem Kuligiem, przyszłość outsourcingu kadrowo-płacowego leży w inteligentnym połączeniu możliwości AI z wiedzą i doświadczeniem specjalistów. Jeśli chciałbyś poznać, jak te rozwiązania mogą pracować w Twojej firmie, zapraszamy do kontaktu z zespołem Payroll 360.
Rozmawiał Grzegorz Podlasek, specjalista do spraw marketingu internetowego i ZZL.
Nie w najbliższym czasie. Sztuczna inteligencja doskonale sprawdza się w powtarzalnych, standardowych operacjach – takich jak przygotowywanie umów, zaświadczeń czy generowanie raportów. Jednak obszary wymagające indywidualnego podejścia, zrozumienia złożonych przepisów i ich interpretacji, wymagają zawsze weryfikacji i nadzoru specjalisty. Czynnik ludzki pozostaje niezbędny, szczególnie gdy chodzi o decyzje strategiczne i ocenę kontekstu.
AI sprawdza się najlepiej w operacjach powtarzalnych i masowych, takich jak: przygotowywanie dokumentów (umów, zaświadczeń, informacji), tworzenie raportów, obsługa prostych pytań pracowników poprzez chatboty 24/7, rozpoznawanie i skanowanie dokumentów (jak w usłudze e-teczki), obsługa Pulpitu Pracownika. Wszystkie te działania znacznie przyspieszają pracę specjalistów i obniżają koszty operacyjne.
Tak, jeśli zostanie wdrożone z odpowiednimi procedurami bezpieczeństwa. AI może wręcz zwiększyć bezpieczeństwo danych poprzez minimalizowanie błędu ludzkiego (roztargnienie, zaniedbanie). Jednak kluczowe jest posiadanie stałego nadzoru specjalisty i prawidłowych standardów ochrony. W Payroll 360 bezpieczeństwo danych to jeden z priorytetów – każdy wdrażany system AI podlega ścisłej kontroli i certyfikacji.
Głównym wyzwaniem jest konieczność stworzenia algorytmów, które będą uwzględniać niuanse prawne i częste zmiany przepisów. Przepisy kadrowo-płacowe nie mogą być wdrażane mechanicznie – każdy przypadek wymaga indywidualnej interpretacji. Dodatkowo, AI musi być regularnie aktualizowana i doskonalona, aby odzwierciedlać zmiany legislacyjne. To wymaga znacznych nakładów finansowych i zaangażowania specjalistów.
Zdecydowanie tak. Dla małych i średnich firm AI może być uzupełnieniem specjalistycznych rozwiązań, a nie substytutem. Główne korzyści to: szybszy dostęp do informacji, automatyczne raporty i zestawienia, dostęp do asystenta 24/7 dla pracowników, redukcja kosztów na operacjach powtarzalnych. Dzięki temu MŚP mogą poprawiać efektywność pracy bez konieczności rozbudowywania własnych zespołów kadrowych.
