Zatrudnienie obywatela Ukrainy lub innego cudzoziemca wymaga spełnienia określonych formalności, które mogą wydawać się skomplikowane. Czy wystarczy zgłoszenie w urzędzie, czy konieczne jest uzyskanie specjalnego zezwolenia? Jakie przepisy obowiązują w przypadku pracowników spoza Unii Europejskiej? W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące legalnego zatrudnienia cudzoziemców w Polsce oraz praktyczne wskazówki dla pracodawców.
Zasada zatrudniania wszystkich cudzoziemców w Polsce brzmi, że aby uzyskać legalną pracę w Polsce najpierw trzeba mieć legalny pobyt i dodatkowo zezwolenie na pracę.
Gdy kraj, z którego przyjeżdża obcokrajowiec, nie należy do Unii Europejskiej, sytuacja się komplikuje. Przykładem jest Ukraina, która nie jest członkiem UE ani Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Dlatego wszystkich obywateli Ukrainy obowiązują przepisy, które mówią, by móc legalnie pracować trzeba mieć ważny dokument pobytowy i zezwolenie na pracę. Jeśli pracownik zatrudniony jest na umowę zlecenia, również musi uzyskać zezwolenie na pracę.
Od 24 lutego 2022 r. pobyt obywateli Ukrainy, którzy przyjechali do Polski w związku z wojną, jest uznawany za legalny do 30 września 2025 r. (na podstawie znowelizowanej specustawy). Po tej dacie konieczne będzie przedłużenie statusu lub uzyskanie innego tytułu pobytowego.
Według prawa nie ma znaczenia, na jaką umowę zostaje zatrudniony cudzoziemiec przez swojego pracodawcę. Kwestia ta zależy od woli pracodawcy i pracownika. Przy każdej umowie przygotowane muszą zostać te same dokumenty:
Od 2023 r. pracodawca ma 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy na złożenie powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w powiatowym urzędzie pracy (formularz PSZ‑PPWPU na praca.gov.pl). Niedochowanie terminu grozi karą grzywny.
Głównym problemem przy zatrudnianiu cudzoziemca jest wymiar czasu i zapewnienie stałej ilości godzin pracy zarówno w rozliczeniu tygodniowym, jak i miesięcznym. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce, jeśli zostanie przekroczona lub zaniżona liczba godzin pracy cudzoziemca, to taka praca uznawana jest za nielegalną.
Jeśli wina leży po stronie pracodawcy i nie zapewnił pracownikowi odpowiedniej ilości godzin, to musi wypłacić mu wynagrodzenie za godziny, które ma w zezwoleniu o pracę. W przypadku umowy zlecenia wynika to z przepisów Kodeksu cywilnego o skutkach niewykonania zobowiązań. Warto pamiętać, że zgodnie z art.22 Kodeksu pracy — nie wolno zatrudnić pracownika przy tych samych obowiązkach z umowy o pracę na umowę zlecenie. W odwrotną stronę jest to możliwe, wtedy pracodawca nie musi ponownie starać się o uzyskanie dokumentów pozwolenia na pracę.
Uwaga: od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie nowe ustawy o rynku pracy i warunkach powierzania pracy cudzoziemcom. Przewidują one m.in. centralny e‑rejestr wniosków oraz dwuletni „okres karencji” dla nowych agencji zatrudnienia. Monitoruj komunikaty właściwego wojewody, ponieważ praktyka składania wniosków może ulec zmianie.
Masz pytania o legalizację pracy cudzoziemców? Porozmawiajmy — skontaktuj się z naszym ekspertem Payroll 360.
Jak uzyskać dokumenty pobytowe dla cudzoziemców? Należy znać podział tych dokumentów. Należy do nich paszport biometryczny, wiza i karta pobytu.
Diia.pl (mObywatel UA) — mobilny dokument potwierdzający tożsamość i status ochrony czasowej. W połączeniu z paszportem pozwala legalnie przebywać i pracować w Polsce.
Jeśli obywatel Ukrainy posiada, dokument pobytowy to legalnie może podjąć pracę, gdy uzyska zezwolenie na pracę. Występują dwa rodzaje wiz, przy których nie jest konieczne zezwolenie na pracę — wiza 21, przyjazd ze względów humanitarnych, interes państwa.
Drugi przypadek to wiza z napisem „Poland. Business Harbour”
Przygotowanie dokumentów i składanie wniosków, tak aby zostały pozytywnie rozpatrzone to najtrudniejszy element zatrudniania cudzoziemców. Część pracodawców właśnie ze względu na ewentualne problemy z dokumentacją w ogóle się na to nie decyduje. Jak pracodawca można sobie ułatwić proces zatrudnienia Ukraińca lub innego cudzoziemca?
Warto uzupełnienie dokumentów, ich przygotowanie i załatwienie formalności przekazać firmie, która jest zaznajomiona z tematem i na co dzień się tym zajmuje. W ramach usługi outsourcingu kadr i płac Payroll360 załatwia formalności zatrudniania cudzoziemców, zarówno w zakresie legalizacji pracy, jak i pobytu.
Jeśli jesteś pracodawcą i masz problem z legalizacją pracy cudzoziemców, zajmiemy się rejestracją oświadczeń o powierzeniu pracy czy uzyskamy za Ciebie zezwolenia na pracę. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu. Dodatkowo dzięki temu, że mamy już długoletnie doświadczenie w outsourcingu zatrudnienia cudzoziemców oraz kontakty z lokalnymi instytucjami zatrudnienia, sprawnie sprostamy wszystkim wymaganiom.
Działania Payroll360 wspierające firmy w zakresie zatrudnienia obcokrajowców.
Zalety umowy zlecenie:
Zalety umowy o pracę:
Artykuł 88 z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy umożliwia zatrudnienie pracownika na umowę o pracę, na podstawie oświadczenia czekając na uzyskanie zezwolenia na pracę. Uzyskanie takiego zezwolenia może trwać od 30 dni do nawet dłużej niż 2 miesiące.
Dodatkowo pracodawca zatrudniający cudzoziemca przez okres co najmniej 3 miesiące, przy złożeniu wniosku o zezwolenie na pracę nie ma obowiązku dodawać informacji starosty:
”(… )z informacji starosty (nazywanej także: testem rynku pracy lub opinią starosty) zwolniony jest obywatel Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy, który w okresie bezpośrednio poprzedzającym złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę był zatrudniony przez okres nie krótszy niż 3 miesiące u tego samego pracodawcy i na tym samym stanowisku zgodnie z oświadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisanym do ewidencji oświadczeń – pod warunkiem przedstawienia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń, umowy o pracę oraz dokumentów potwierdzających opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne. Oświadczenie musi być ważne na dzień złożenia wniosku”.
Masz pytania dotyczące zatrudnienia cudzoziemców? Skontaktuj się z naszym ekspertem lub umów się na konsultację.
Obywatel Ukrainy może podjąć zatrudnienie w Polsce na podstawie legalnego pobytu, np. zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi lub w ramach ruchu bezwizowego. Pracodawca musi sprawdzić dokumenty potwierdzające prawo do pracy i dopełnić odpowiednich formalności w PUP.
Oświadczenie to uproszczona procedura pozwalająca pracodawcy zatrudnić cudzoziemca na określony czas bez konieczności uzyskiwania tradycyjnego zezwolenia na pracę. Oświadczenie składa się w powiatowym urzędzie pracy i ważne jest zwykle do 24 miesięcy, pod warunkiem spełnienia przez pracodawcę wymogów formalnych.
Zezwolenie na pracę jest wymagane, gdy zatrudnienie nie mieści się w katalogu przypadków, które można obsłużyć przez oświadczenie lub inne uproszczenia (np. praca sezonowa, delegowanie). To formalny dokument wydawany na wniosek pracodawcy przez urząd pracy, określający warunki i okres zatrudnienia cudzoziemca.
Podstawowe dokumenty obejmują ważny paszport lub inny dokument tożsamości, oświadczenie o powierzeniu pracy lub zezwolenie na pracę, a także potwierdzenie rejestracji pobytu w Polsce, jeśli wymaga tego prawo. Dokumenty muszą być kompletne i zgodne z aktualnymi przepisami, a pracodawca jest zobowiązany do przechowywania ich w aktach osobowych.
Po zatrudnieniu pracodawca musi zgłosić cudzoziemca do ZUS, prowadzić jego ewidencję czasu pracy, zapewnić warunki zgodne z Kodeksem Pracy oraz archiwizować dokumentację pracowniczą. Ponadto powinien monitorować ważność zezwoleń i oświadczeń, aby zapewnić ciągłość legalnego zatrudnienia.
