Rosnące wraz ze wzrostem firmy zobowiązania i odpowiedzialność powodują, że na pewnym etapie osoby na najwyższych stanowiskach muszą zastanowić się, jak zwiększyć swoje bezpieczeństwo i zagwarantować ciągłość obsługi wszystkich pracowników. Z pomocą przychodzi wtedy usługa outsourcingu. Przedsiębiorcy, którzy potrzebują profesjonalnego wsparcia z zakresu spraw kadrowo-płacowych, decydują się na outsourcing kadr i płac.
W ramach usługi outsourcingu kadrowo-płacowego zewnętrzna firma, taka jak Payroll 360 przejmuje na siebie obowiązki z zakresu administracji kadr i płac danego przedsiębiorstwa. Outsourcing polega zatem na wydzieleniu z wewnętrznej struktury organizacyjnej określonych funkcji, zadań i powierzeniu ich niezależnemu podmiotowi. Na naszym przykładzie są to zagadnienia związane z obsługą kadrową i płacową, aczkolwiek outsourcing może dotyczyć również innych obszarów, na przykład zatrudnienia, rekrutacji. Warto wyraźnie zaznaczyć, że firmy korzystające z usług outsourcingu, w przeważającej większości przypadków wcale nie likwidują swoich wewnętrznych działów kadrowych i rachunkowych, a jedynie powierzają część ich obowiązków zewnętrznym specjalistom. Każda umowa jest zawsze kształtowana indywidualnie, z uwzględnieniem potrzeb i preferencji klienta.
Mówiąc o outsourcingu kadr i płac, regularnie pojawiającym się zagadnieniem jest także payroll. W tłumaczeniu na polski payroll oznacza listę płac, czyli dokument księgowy zawierający informacje o wynagrodzeniu pracowników, które otrzymują oni za dany okres rozliczeniowy. Sporządzanie listy płac nie jest czynnością obowiązkową, jednakże rekomendowaną w celach dowodowych oraz dla usystematyzowania i uporządkowania rozliczeń z pracownikami. Z tego względu większość pracodawców nie rezygnuje z jej przygotowywania. Z reguły za listę płac odpowiedzialni pozostają zatrudnieni w firmie księgowi. Jeśli jednak korzysta ona z usługi outsourcingu kadr i płac, obowiązek sporządzania listy płac spoczywa przeważnie na zewnętrznym podmiocie – tak zwany payroll outsourcing (usługa).
Outsourcing kadrowo-płacowy, jak sama nazwa wskazuje, koncentruje się na zadaniach z zakresu administracji kadrami i płacami. Mowa tu w szczególności o wspomnianym już sporządzaniu listy płac, naliczaniu wynagrodzeń, przygotowywaniu dokumentów rozliczeniowych, deklaracji. Wszystko odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i w ustawowych terminach. W ramach usługi outsourcingu kadr i płac Payroll 360 prowadzi również akta osobowe pracowników, ewidencjonuje czas pracy oraz nieobecności, urlopy. Monitoruje wszystkie ważne terminy, a także sporządza i rejestruje umowy o pracę i umowy cywilnoprawne. Klienci korzystający z outsourcingu kadr i płac Payroll 360 mogą skorzystać ponadto z dodatkowego pakietu usług: tworzenia e-akt osobowych, obsługi PPK i pomocy w rekrutacji specjalistów.
Usługa outsourcingu kadr i płac gwarantuje liczne korzyści każdemu przedsiębiorstwu, które dynamicznie się rozwija i poszerza zakres świadczonych usług. Oddelegowanie pewnych obszarów na zewnątrz firmy i powierzenie ich ekspertom w danej dziedzinie:
Wybór firmy do outsourcingu kadr i płac to strategiczna decyzja, która wpłynie na funkcjonowanie organizacji przez najbliższe lata. Kluczowe kryteria wyboru to:
Warto sprawdzić, jak długo firma działa na rynku i czy obsługuje przedsiębiorstwa z Twojej branży. Referencje od innych klientów oraz nagrody branżowe świadczą o jakości świadczonych usług.
W dobie RODO i rosnących zagrożeń cybernetycznych partner musi posiadać certyfikowane systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji, takie jak ISO 27001.
Nowoczesne systemy informatyczne zapewniają automatyzację procesów i eliminują ryzyko błędów. Ważna jest również możliwość integracji z systemami klienta.
Dobry partner oferuje różne modele współpracy – od pełnej obsługi zdalnej po obecność specjalisty w siedzibie klienta. Ważny jest także czas reakcji na pytania i problemy.
Outsourcing kadr i płac to rozwiązanie, które pozwala firmom na bardziej efektywne zarządzanie zasobami i koncentrację na kluczowych obszarach biznesowych. Wybór doświadczonego partnera gwarantuje nie tylko zgodność z przepisami, ale również oszczędność czasu i kosztów, które można przeznaczyć na rozwój organizacji.
Zastanawiasz się nad outsourcingiem kadr i płac dla swojej firmy? Porozmawiaj z naszymi ekspertami o możliwościach współpracy dostosowanych do specyfiki Twojego biznesu.
Outsourcing kadr i płac to usługa polegająca na powierzeniu zewnętrznej firmie specjalistycznej zadań związanych z administracją kadrową i płacową. Obejmuje naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie akt osobowych, obsługę ZUS, przygotowywanie deklaracji oraz zarządzanie dokumentacją pracowniczą zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Outsourcing kadr i płac obniża koszty prowadzenia działalności, ogranicza odpowiedzialność przed organami kontrolnymi, zapewnia ciągłość obsługi pracowników oraz dostęp do wiedzy specjalistów. Dodatkowo pozwala firmie skupić się na głównej działalności biznesowej i korzystać z nowoczesnych technologii bez konieczności inwestowania w infrastrukturę IT.
Nie, w większości przypadków firmy nie likwidują całkowicie wewnętrznych działów kadrowych. Outsourcing dotyczy zazwyczaj określonych obszarów administracji kadrowo-płacowej, a zakres usług jest ustalany indywidualnie w zależności od potrzeb i preferencji klienta.
Standardowy okres wdrożenia usługi outsourcingu kadr i płac wynosi około 3 miesięcy. Czas ten obejmuje analizę specyfiki przedsiębiorstwa, migrację danych, próbne naliczenia wynagrodzeń oraz szkolenie zespołu. W przypadku firm już korzystających z systemu enova365 proces może być znacznie krótszy.
Kluczowe kryteria to doświadczenie i referencje w branży, posiadanie certyfikatów bezpieczeństwa (np. ISO 27001), nowoczesne technologie i możliwości integracji oraz elastyczność w modelach współpracy. Ważna jest również dostępność i czas reakcji na pytania oraz problemy klienta.
