E-teczki to jeden z wielu przejawów dynamicznie postępującej w biznesie cyfryzacji, która dotyka obecnie każdą branżę. Zamiana tradycyjnego archiwum na jego wersję elektroniczną w praktyce wiąże się dla pracodawców i oczywiście działów kadrowych z szeregiem korzyści. Nie dziwi zatem, że rozwiązanie to stopniowo zaczyna wypierać dokumentację papierową. Przypominamy, że tworzenie i prowadzenie e-teczek należy również do jednych z podstawowych usług realizowanych w ramach outsourcingu kadr i płac Payroll 360.
Jest rzeczą naturalną, że osoby prowadzące swoje własne firmy, poza poszukiwaniem ścieżek, możliwości rozwoju i nieustannego pomnażania swojego kapitału, równie aktywnie poszukują także rozwiązań, które zoptymalizują ich procesy biznesowe. Usprawnią i ułatwią działanie na określonych polach, aby następnie zaoszczędzone tam zasoby, fundusze, energię, spożytkować na innych obszarach. Jednym z takich narzędzi stały się właśnie e-teczki, stanowiące doskonałą alternatywę dla papierowej dokumentacji. O ile jeszcze w małych firmach, zatrudniających kilku pracowników, drugie z rozwiązań nie zdaje się aż tak uciążliwe, o tyle w firmach z załogą kilkudziesięciu, czy kilkusetosobową papierowe archiwum to prawdziwa zmora.
E-teczki to nic innego jak akta osobowe w formie elektronicznej, będące alternatywą dla tradycyjnych, a więc papierowych teczek, znanych w polskim systemie od dziesięcioleci. Elektroniczne archiwum stanowi rozwiązanie w pełni legalne, zgodne z przepisami prawa. Możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej została wprowadzona nowelizacją Kodeksu pracy z 1 stycznia 2019 roku, natomiast szczegółowe wymagania techniczne i proceduralne zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2019 r., które weszło w życie 1 stycznia 2020 roku.
Wcześniej pracodawca zobligowany był do prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie papierowej, która stanowiła zarazem formę obligatoryjną (akta elektroniczne można było stosować tylko pomocniczo).
Ważne jest, że wdrożenie e-teczek wymaga uzyskania pisemnej zgody pracownika na prowadzenie jego akt osobowych w formie elektronicznej (art. 94³ § 4 Kodeksu pracy). Bez tej zgody pracodawca nie może przejść na elektroniczną formę prowadzenia akt.
Przypominamy, że obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy, wyrażonym wprost w przepisach prawa pracy.
Pracodawcy mają wybór między trzema opcjami:
Kodeks pracy zezwala ponadto pracodawcy na zmianę postaci, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą z jednej na drugą, przy zachowaniu odpowiednich procedur.
Należy pamiętać, że niektóre dokumenty zgodnie z przepisami muszą być zachowane w formie oryginalnej (papierowej), np. oryginały świadectw pracy czy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe.
Wymagania techniczne:
Wymagania dotyczące podpisów:
Zgodność z RODO: Prowadzenie e-teczek musi być zgodne z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO). Pracodawca musi zapewnić odpowiedni poziom zabezpieczenia danych osobowych, prowadzić rejestr czynności przetwarzania oraz informować pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych.
E-teczki to rozwiązanie, które zostało przyjęte w zakładach pracy z dużym entuzjazmem. Mimo że można natrafić jeszcze na pracodawców, którzy mają pewne obawy przed zmianą tradycyjnego archiwum na jego formę elektroniczną, to jednak przy wsparciu doświadczonych ekspertów, chętnie decydują się oni na taki krok. Prowadzenie e-teczek wraz z przejściem z papierowej dokumentacji na cyfrową stanowi jeden z podstawowych elementów usługi outsourcingu kadr i płac, którą realizują specjaliści naszej firmy Payroll 360.
E-teczki to przede wszystkim znaczna oszczędność kosztów, ponieważ pracodawca może w takiej sytuacji zrezygnować lub zredukować powierzchnię przeznaczaną do tej pory na tradycyjne archiwum. Jeżeli takie archiwum nie mieści się w siedzibie firmy, co również się zdarza, poza kosztami obsługi, zabezpieczenia, utrzymania, odchodzą mu także koszty wynajmu. Mówiąc o oszczędnościach, nie można zapomnieć w dodatku o niemałych wydatkach ponoszonych na papier, segregatory, czy innego rodzaju akcesoria papiernicze niezbędne w prowadzeniu papierowej dokumentacji. W przypadku e-teczek są one całkowicie nieprzydatne, co czyni je zarazem rozwiązaniem bardziej ekologicznym.
E-teczki gwarantują również swobodny, zdalny dostęp do akt z dowolnego miejsca, z czego korzystać mogą zarówno pracodawcy, specjaliści ds. kadr, jak i uprawnieni pracownicy. Oszczędzają tym samym nie tylko pieniądze, ale i czas. Nie wymagają każdorazowo udawania się do placówki lub pomieszczenia, w którym mieści się archiwum, czy też umawiania się na wizytę, aby odebrać swoje akta. W związku z możliwością filtrowania informacji za pomocą odpowiednich słów-kluczy, o wiele szybsze staje się ponadto znalezienie potrzebnych informacji w samej e-teczce.
Jedną z głównych obaw pracodawców związanych z e-teczkami jest bezpieczeństwo tak przechowywanych dokumentów. W praktyce jednak również i na tym polu elektroniczne archiwum — przy odpowiednim wdrożeniu — wypada o wiele lepiej niż tradycyjne. Kluczowy pozostaje wybór zaufanego i rzetelnego usługodawcy, odpowiedzialnego za zamianę dokumentów papierowych na elektroniczne oraz odpowiednich systemów do przechowywania i zabezpieczenia e-teczek.
Profesjonalne, certyfikowane narzędzia zapewniają:
Tradycyjna dokumentacja, co nie odnosi się wyłącznie do teczek pracowniczych, ale i innego rodzaju dokumentów, książek, podręczników, jest wysoce podatna na zniszczenie, zabrudzenie, czy zawieruszenie się. Ryzyko to nie występuje natomiast w przypadku elektronicznych akt osobowych, które przez cały czas są bezpiecznie przechowywane w systemie informatycznym i nie wędrują fizycznie z rąk do rąk.
E-teczki ułatwiają również przestrzeganie okresów przechowywania dokumentów określonych w przepisach prawa. System może automatycznie przypominać o terminach archiwizacji lub likwidacji dokumentów, co minimalizuje ryzyko naruszeń przepisów.
Payroll 360 specjalizuje się w outsourcingu kadr i płac, oferując swoim klientom pełne wsparcie w zakresie wdrażania i prowadzenia e-teczek. Nasze doświadczenie w digitalizacji procesów HR pozwala na bezpieczne i zgodne z prawem przejście z tradycyjnej dokumentacji papierowej na nowoczesne rozwiązania elektroniczne.
W naszej codziennej pracy wspiera nas zaawansowany, specjalistyczny system enova365, pozwalający na maksymalną automatyzację wszystkich procesów HR, dbający o zgodność z przepisami prawa oraz bezpieczeństwo danych elektronicznych. Nasi klienci, którzy są objęci obsługą kadrowo-płacową, otrzymują pełny dostęp do funkcjonalności tego programu, w tym do modułu e-teczek.
Aby zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych, w Payroll 360 wdrożyliśmy odpowiednie standardy ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji) oraz ISO 9001 (zarządzanie jakością). Nasze rozwiązania są w pełni zgodne z wymaganiami RODO oraz wszystkimi przepisami dotyczącymi prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej. Dodatkowo nasze systemy podlegają regularnym audytom bezpieczeństwa, a dane są przechowywane w certyfikowanych centrach danych z pełną redundancją i regularnymi kopiami zapasowymi.
Chcesz dowiedzieć się więcej o wdrożeniu e-teczek w Twojej firmie? Skontaktuj się z naszymi ekspertami Payroll 360, którzy przeprowadzą konsultację i pomogą dobrać optymalne rozwiązanie dla Twojego biznesu.
Nie. Zgodnie z art. 94³ § 4 Kodeksu pracy, wdrożenie e-teczek wymaga pisemnej zgody każdego pracownika. Bez tej zgody pracodawca musi nadal prowadzić akta w formie papierowej. Warto jednak podkreślić pracownikom korzyści płynące z e-teczek, takie jak łatwiejszy dostęp do własnych dokumentów.
Nie wszystkie. Niektóre dokumenty muszą być zachowane w formie oryginalnej, np. oryginały świadectw pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe czy niektóre zaświadczenia lekarskie. Szczegółowa lista znajduje się w rozporządzeniu wykonawczym.
Profesjonalnie wdrożone e-teczki są bardziej bezpieczne niż dokumenty papierowe. Wymagają jednak odpowiednich zabezpieczeń: szyfrowania, kontroli dostępu, regularnych kopii zapasowych oraz procedur odzyskiwania danych. Awaria systemu nie stanowi problemu przy właściwym zarządzaniu kopiami zapasowymi.
Dotychczasowe papierowe akta można zdigitalizować i następnie bezpiecznie zniszczyć (z zachowaniem procedur określonych w przepisach). Alternatywnie można prowadzić system mieszany — nowe dokumenty elektronicznie, stare w formie papierowej do czasu naturalnego zakończenia okresu przechowywania.
Koszt wdrożenia e-teczek zależy od wielkości firmy, liczby pracowników oraz zakresu digitalizacji. Należy uwzględnić koszty skanowania dokumentów, oprogramowania, szkoleń oraz ewentualnego outsourcingu. Długoterminowo e-teczki generują oszczędności na powierzchni biurowej, papierze i czasie pracy.
