e-Akta to cyfrowa dokumentacja pracownicza, która zastępuje tradycyjne akta papierowe, usprawniając zarządzanie danymi i zwiększając bezpieczeństwo informacji. Pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt zgodnie z przepisami prawa pracy, a digitalizacja pozwala na łatwiejszy dostęp do danych i redukcję kosztów. Sprawdź, jakie wymagania należy spełnić i jakie korzyści niesie wdrożenie e-teczek.
Coraz więcej firm rezygnuje z papierowej dokumentacji pracowniczej na rzecz jej elektronicznej wersji. To nie tylko sposób na oszczędność miejsca i redukcję kosztów, ale także na lepsze zabezpieczenie danych i łatwiejszy dostęp do nich. W artykule przedstawiamy kluczowe informacje na temat e-Akt oraz obowiązków pracodawców związanych z ich prowadzeniem.
E-akta to elektroniczna forma przechowywania dokumentacji pracowniczej, zastępująca tradycyjne akta papierowe. Wprowadzenie tego rozwiązania umożliwia pracodawcom efektywniejsze zarządzanie dokumentacją oraz redukcję kosztów związanych z jej przechowywaniem. Dodatkowo digitalizacja dokumentów pozwala na szybkie wdrożenie systemów elektronicznego obiegu dokumentów, co znacząco usprawnia procesy kadrowo-płacowe. Automatyzacja tego procesu za pomocą systemów takich jak Archivista umożliwia sprawne zarządzanie danymi i eliminację błędów związanych z ręcznym archiwizowaniem dokumentów. Dzięki temu pracodawcy zyskują większą kontrolę nad dokumentacją i eliminują ryzyko związane z zagubieniem czy uszkodzeniem akt papierowych. Payroll 360 oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie digitalizacji dokumentów, zapewniając zgodność z przepisami i bezpieczne przechowywanie danych. Więcej informacji na temat naszych usług można znaleźć na stronie Payroll 360.
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące okresu przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej:
Skrócenie okresu przechowywania akt jest możliwe, jeśli pracodawca przekaże do ZUS odpowiednie dokumenty.
Pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań:
Przechowywanie dokumentacji w formie cyfrowej wymaga stosowania odpowiednich systemów teleinformatycznych, które spełniają standardy bezpieczeństwa.
Elektroniczne akta osobowe podzielone są na pięć części:
Dokumenty w części E przechowywane są przez okres do jednego roku, chyba że nałożona kara dyscyplinarna wymaga dłuższego przechowywania. Automatyzacja tego procesu za pomocą systemów takich jak Archivista pozwala na sprawniejsze zarządzanie danymi i eliminację błędów związanych z ręcznym archiwizowaniem dokumentów. Wdrażając kompleksowe rozwiązania w zakresie digitalizacji akt kadrowych, Payroll 360 zapewnia zgodność z przepisami oraz bezpieczne przechowywanie danych, eliminując potrzebę prowadzenia dokumentacji w tradycyjnej formie papierowej.
Przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą niesie za sobą wiele korzyści, m.in.:
Dodatkowo digitalizacja dokumentów umożliwia szybkie wdrożenie nowoczesnych narzędzi do zarządzania danymi kadrowymi, eliminując problem gromadzenia papierowej dokumentacji. Wybór sprawdzonych rozwiązań, takich jak usługi oferowane przez Payroll 360, pozwala na zachowanie pełnej zgodności z przepisami i optymalizację procesów administracyjnych.
E-akta to nowoczesne rozwiązanie, które ułatwia zarządzanie dokumentacją pracowniczą i pozwala na zgodność z obowiązującymi przepisami. Wdrożenie systemu cyfrowego wymaga jednak odpowiednich narzędzi i zabezpieczeń, aby zapewnić bezpieczeństwo przechowywanych danych. Jeśli zastanawiasz się, jak usprawnić proces digitalizacji dokumentów w swojej firmie, skontaktuj się z nami – pomożemy znaleźć najlepsze rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb.
