Zakres dokumentów i oświadczeń, jakie należy umieszczać w aktach osobowych pracownika z podziałem na 4 części, szczegółowo reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Poświęcono jednak w nim uwagę nie tylko aktom osobowym, ale i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Czy również i ona powinna znaleźć się w jednym z katalogów? Czego nie obejmują akta osobowe?
Pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika nie tylko akta osobowe, których zawartość reguluje § 3 rozporządzenia, ale i dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, o której mowa w § 6. Pojęcia te wymagają rozróżnienia, ponieważ w przypadku drugiej grupy dokumentów pracodawca nie umieszcza ich w aktach osobowych. Nie zmienia to jednak faktu, że jest zobowiązany do jej prowadzenia względem wszystkich zatrudnianych osób.
Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy należą w szczególności:
Powyższa dokumentacja powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, jednakże nie wchodzi ona w skład akt osobowych, dzielonych na część A, B, C i D.
Pracodawca, podobnie jak w przypadku akt osobowych, może zdecydować się zarówno na formę papierową, jak i elektroniczną. Co jednak ważne, nie musi zachowywać tutaj 100% spójności – może zatem na przykład prowadzić akta osobowe w formie e-teczek, a pozostałą dokumentację w wersji tradycyjnej.
Zatrudnianie pracowników wiąże się nie tylko z obowiązkiem prowadzenia dokumentacji stricte kadrowej, ale i płacowej, związanej z opłacanymi co miesiąc składkami i podatkami. Do dokumentacji tej należą m.in. deklaracje podatkowe i ubezpieczeniowe, paski wynagrodzeniowe (paski płacowe), pliki przelewowe i oświadczenia, wynikające z konieczności naliczania wynagrodzeń, czy opłacania składek społecznych i zdrowotnych, w tym składek na PFRON i PPK.
Możemy jednak zauważyć, że dokumentacja podatkowo-składkowa nie została wymieniona ani w § 3 rozporządzenia, ani też w § 6. Należy zatem stwierdzić, że z pewnością nie przechowuje się jej w aktach osobowych pracownika. Nie zmienia to jednak faktu, że pracodawca, podobnie jak w przypadku dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, jest zobowiązany prowadzić i przechowywać wszelkie deklaracje płacowe. Powinien robić to jednak oddzielnie, poza aktami osobowymi oraz poza dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Jeżeli firma posiada wewnętrzny dział kadr i płac, to właśnie on odpowiada za dokumentację o charakterze podatkowo-składkowym. Jeżeli natomiast korzysta z usługi outsourcingu kadr i płac Payroll 360, przygotowywanie, prowadzenie i przechowywanie takich informacji spoczywa na zewnętrznych specjalistach.
W praktyce od strony podatkowej w aktach osobowych (w części B) można przechowywać różnego rodzaju oświadczenia pracownika, dotyczące m.in. wspólnego opodatkowania, stosowania ulg, czy rezygnacji z PPK. Nie jest to jednak konieczne. Comiesięczne informacje dotyczące wynagrodzeń nie wchodzą natomiast do akt osobowych. To samo dotyczy wszelkich dokumentów zgłoszeniowych do ZUS, do czego stworzony został osobny rejestr, w którym automatycznie gromadzone są wszystkie przesyłane formularze.
Mówiąc o dokumentacji płacowej, warto przypomnieć, że pracownik ma prawo żądać od pracodawcy informacji o sposobie wyliczania swojego wynagrodzenia. Pracodawca jest zobowiązany w takiej sytuacji do udostępnienia do wglądu dokumentów, na których podstawie zostało ono obliczone.
Najczęściej odbywa się to w postaci pasków wynagrodzeniowych, na których umieszcza się informacje o wszystkich najważniejszych składnikach wynagrodzenia – zarówno stałych, jak i dodatkowych, takich jak ewentualne premie, nagrody, czy potrącenia.
Do dokumentów, na podstawie których ustala się bezpośrednio wysokość wynagrodzenia, należy natomiast wspomniana powyżej ewidencja czasu pracy, karta wynagrodzeń, czy obowiązujące w zakładzie regulaminy. Zezwalając na dostęp do nich, pracodawca powinien zadbać o to, aby w ręce pracownika trafiły wyłącznie dokumenty dotyczące jego osoby.
Mimo że nie wszystkie kopie lub odpisy dokumentów muszą trafić bezpośrednio do akt osobowych, pozostałe z nich również wymagają odpowiedniego prowadzenia i przechowywania. Niewątpliwie są to zatem dodatkowe, uciążliwe zobowiązania ciążące na każdym pracodawcy.
W ramach usługi outsourcingu kadr i płac nasi klienci mogą jednak uwolnić się od tych powinności, powierzając je w ręce ekspertów. Na ofertę Payroll 360 poza wyliczaniem wynagrodzeń składa się także przygotowywanie, prowadzenie i przechowywanie szeroko rozumianej dokumentacji kadrowej i płacowej. Zajmujemy się tworzeniem tradycyjnych i elektronicznych archiwów, zamianą jednych na drugie, a ponadto sporządzaniem wszystkich najważniejszych dokumentów w sprawach związanych z nawiązaniem, trwaniem i rozwiązaniem stosunku pracy.
Potrzebujesz pomocy w prawidłowym prowadzeniu dokumentacji pracowniczej? Skontaktuj się z nami i przekaż obowiązki związane z aktami osobowymi w ręce doświadczonych ekspertów Payroll 360.
Akta osobowe (regulowane §3 rozporządzenia) dzielą się na części A, B, C, D i zawierają podstawowe dokumenty pracownika. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§6) obejmuje m.in. ewidencję czasu pracy, karty wynagrodzeń, regulaminy wynagradzania, umowy cywilnoprawne czy dokumenty związane z BHP. Ta druga kategoria jest prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, ale nie wchodzi w skład akt osobowych.
Dokumentacja podatkowo-składkowa (deklaracje podatkowe i ubezpieczeniowe, paski płacowe, pliki przelewowe, dokumenty PPK i PFRON) nie została wymieniona ani w §3, ani w §6 rozporządzenia. Oznacza to, że z pewnością nie przechowuje się jej w aktach osobowych. Powinna być prowadzona jako trzecia, oddzielna kategoria dokumentacji — poza aktami osobowymi i poza dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Nie, ewidencja czasu pracy wyraźnie należy do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zgodnie z §6 rozporządzenia. Musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, ale poza aktami osobowymi. Jest to jeden z najczęściej mylnie klasyfikowanych dokumentów.
W praktyce w aktach osobowych (część B) można przechowywać oświadczenia pracownika dotyczące wspólnego opodatkowania, stosowania ulg podatkowych czy rezygnacji z PPK. Nie jest to jednak konieczne — mogą być przechowywane oddzielnie. Natomiast comiesięczne informacje o wynagrodzeniach definitywnie nie wchodzą do akt osobowych.
Tak, pracodawca nie musi zachowywać 100% spójności formy prowadzenia dokumentacji. Może na przykład prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej (e-teczki), a dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w wersji tradycyjnej papierowej lub na odwrót. Dotyczy to również dokumentacji płacowej.
