Zebraliśmy pytania, które najczęściej słyszymy przed rozpoczęciem współpracy: o wdrożenie, zakres odpowiedzialności, dostęp do danych i bezpieczeństwo dokumentacji. Jeśli nie znajdą tu Państwo swojej odpowiedzi, prosimy o kontakt. Odpowiemy konkretnie, na podstawie sytuacji w Państwa firmie.
Standardowe wdrożenie zajmuje do miesiąca. Tyle trwa uruchomienie obsługi w firmie, która dopiero zaczyna zatrudniać, oraz w firmie pracującej już na enova365, gdzie zamiast przenoszenia danych wystarczy weryfikacja bazy. Dłużej, zwykle do trzech miesięcy, trwa przejście z innego programu kadrowo-płacowego. Dane trzeba wtedy przenieść, a następnie kilkukrotnie przetestować, porównując nasze naliczenia z wynikami z dotychczasowego systemu. Na obsługę produkcyjną przechodzimy dopiero po pozytywnym wyniku tych testów, ponieważ pierwsza lista płac musi być zgodna co do grosza.
Podstawą są obowiązujące w firmie regulaminy pracy i wynagradzania, ponieważ to na nich ustawiamy zasady naliczania. Potrzebujemy też kompletu dokumentacji pracowniczej oraz informacji o strukturze zatrudnienia i stosowanych składnikach wynagrodzeń. Jeżeli któregoś dokumentu brakuje albo wymaga on aktualizacji, mówimy o tym na etapie wdrożenia i wskazujemy, co należy uzupełnić. Nie blokuje to rozpoczęcia współpracy, ale takie sprawy porządkujemy od razu.
Obsługujemy średnie i duże przedsiębiorstwa, zatrudniające od około 50 osób wzwyż, i nie stawiamy górnej granicy, ponieważ nasz model pracy skaluje się razem z zatrudnieniem. Od tej skali obsługa zewnętrzna zwykle daje wymierną przewagę nad utrzymywaniem własnego działu kadr i płac, jeśli policzyć wynagrodzenia, szkolenia, oprogramowanie i zastępstwa podczas nieobecności. Przy mniejszym zatrudnieniu rzetelnie ocenimy, czy nasza obsługa będzie dla Państwa opłacalna.
Obsługujemy oba warianty: pełne kadry i płace albo samo naliczanie wynagrodzeń, kiedy dokumentację kadrową prowadzą Państwo u siebie. Wybór wariantu ustalamy przed podpisaniem umowy, ponieważ od niego zależy podział odpowiedzialności i zakres danych przekazywanych cyklicznie. Pełny zakres czynności opisujemy na stronie outsourcingu kadr i płac.
Na wycenę wpływają dwa czynniki: liczba obsługiwanych osób oraz zakres obsługi, czyli to, które procesy i jaką odpowiedzialność przejmujemy. Nie publikujemy cennika, ponieważ każda oferta powstaje indywidualnie i uwzględnia rzeczywisty nakład pracy po naszej stronie. W praktyce wystarczy jedna rozmowa o skali zatrudnienia i oczekiwanym zakresie, żebyśmy mogli przedstawić konkretną propozycję.
W zawieranej umowie Payroll 360 deklaruje odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe wykonanie usług w zakresie czynności, które realizujemy. Do zadań kierujemy wyłącznie pracowników posiadających odpowiednie kompetencje i kwalifikacje. Działalność spółki objęta jest dodatkowo ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej o wysokiej sumie gwarancyjnej, co stanowi zabezpieczenie na wypadek strat wynikających z nieprawidłowego wykonania usługi. Szczegóły polisy przedstawiamy na etapie ustalania warunków umowy.
Pracujemy na oprogramowaniu enova365. Wybraliśmy ten system ze względu na jeden z najlepiej rozwiniętych modułów kadrowo-płacowych na rynku, który zapewnia sprawną, bezpieczną i nowoczesną obsługę. Praca w jednym środowisku pozwala nam utrzymać jednolity standard jakości, bezpieczeństwa i kontroli wewnętrznej u wszystkich Klientów.
Rozliczenia prowadzimy w jednym środowisku, czyli w enova365, i jest to warunek utrzymania naszego standardu jakości oraz bezpieczeństwa. Dane z dotychczasowego programu, również z systemów klasy SAP czy Workday, migrujemy do bazy enova365. Jeżeli chcą Państwo równolegle utrzymywać własny system, jest to możliwe. Przekazujemy wtedy dane w strukturze, której ten system wymaga, więc obieg informacji wewnątrz firmy pozostaje bez zmian.
Deklaracje oraz pliki przelewowe przygotowujemy my, w terminach wynikających z przepisów. Same płatności wykonują Państwo ze swojego rachunku, więc środki firmy nie przechodzą przez nasze konta i zachowują Państwo pełną kontrolę nad przepływami. Przy pytaniach urzędów dotyczących rozliczeń przejmujemy kontakt w zakresie objętym umową.
Obsługa polskich spółek i oddziałów należących do grup zagranicznych stanowi istotną część naszego portfela. Prowadzimy kadry i płace zgodnie z polskim prawem pracy, wraz z raportowaniem do centrali w wymaganej przez nią strukturze i w języku angielskim. Nie działamy jako EOR ani agencja pracy tymczasowej, ponieważ pracujemy na polskim podmiocie inwestora. Dla odbiorców anglojęzycznych prowadzimy osobny serwis payroll360.eu.
Sposób przekazywania dokumentów jest unormowany procedurami bezpieczeństwa stosowanymi przez Payroll 360 w ramach systemu zarządzania ISO. Wszystkie przekazywane dokumenty muszą zostać prawidłowo opisane i wyszczególnione w protokole zdawczo-odbiorczym. Następnie przygotowywana jest odpowiednia forma transportu i zabezpieczenia fizycznego dokumentów (pojemniki do transportu dokumentacji niejawnej).
Payroll 360 jako jedna z pierwszych firm w branży wdrożyła i stosuje wymagania normy ISO 27001 dotyczącej bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. Norma nakłada obowiązek poddawania się cyklicznym audytom zewnętrznych jednostek certyfikujących. Współpracę poprzedza umowa powierzenia przetwarzania danych oraz zobowiązanie do poufności, a sama ochrona realizowana jest przez adekwatne systemy zabezpieczeń i wdrożoną politykę ochrony danych osobowych. Szerzej piszemy o tym w sekcji bezpieczeństwo.
Dane przetwarzamy i przechowujemy w Polsce, a więc na terenie Unii Europejskiej i w pełnym reżimie RODO. Środowisko objęte jest systemem zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnym z ISO 27001, co obejmuje kopie zapasowe oraz okresowo testowane procedury ciągłości działania. Dokumentację papierową przechowujemy w wydzielonych, zabezpieczonych pomieszczeniach, z ewidencją dostępu.
Każde zdarzenie analizujemy niezwłocznie i informujemy o nim Klienta w ciągu 24 godzin od wykrycia. Ten termin jest celowo krótszy niż wymagany, dzięki czemu Państwo jako administrator danych zachowują realny zapas czasu na zgłoszenie do UODO w ustawowych 72 godzinach. Tryb postępowania, zakres przekazywanych informacji i osoby kontaktowe opisane są w procedurach ISO 27001 oraz w umowie powierzenia.
Trzon naszego zespołu stanowią eksperci i starsi specjaliści z zakresu kadr i płac. Wszyscy pracownicy posiadają odpowiednie, przeważnie kilkunastoletnie doświadczenie, pozwalające na obsługę naszych Klientów na najwyższym poziomie. Nasza wiedza pozwala nam również na audytowanie przedsiębiorstw i dzielenie się z nimi dobrymi praktykami w zakresie prawidłowego funkcjonowania działów kadrowo-płacowych.
Do każdego Klienta kierujemy dedykowany zespół z głównym opiekunem i wyznaczonymi zastępcami, którzy znają specyfikę firmy i mają dostęp do jej dokumentacji. Urlop, choroba czy zmiana kadrowa po naszej stronie nie zatrzymują obsługi, ponieważ zadania przejmuje pozostała część zespołu, bez okresu wdrażania się w Państwa sprawy. Dane kontaktowe opiekuna i jego zastępcy otrzymują Państwo przy uruchomieniu współpracy.
Doświadczenie jest w naszej branży jednym z kluczowych czynników wpływających na jakość usług. W naszym przypadku to ponad 20 lat obsługi dziesiątek klientów i tysięcy pracowników, w tym firm z kapitałem zagranicznym oraz oddziałów korporacji z branży produkcyjnej i usługowej, zatrudniających od kilkudziesięciu do kilkuset pracowników. Dodatkowym potwierdzeniem są zdobyte nagrody i certyfikaty oraz wyniki ankiet prowadzonych wśród naszych Klientów.
W ramach współpracy przejmujemy kontakt z urzędami i bierzemy czynny udział w kontrolach w zakresie objętym naszą odpowiedzialnością, informując Państwa o kolejnych etapach postępowania. Częstą praktyką jest prowadzenie kontroli w biurze Payroll 360, co nie angażuje Państwa czasu ani miejsca. Dokumenty i wyjaśnienia przygotowujemy po naszej stronie, na podstawie prowadzonej przez nas dokumentacji.
Na bieżąco sygnalizujemy ryzyka i pomagamy dostosować procedury do polskich przepisów, ponieważ to naturalna część obsługi. Szersze doradztwo, na przykład audyt procesów, opracowanie regulaminów czy przygotowanie zmian w organizacji czasu pracy, traktujemy jako odrębną usługę wycenianą osobno. Taki podział jest uczciwy wobec Klienta, bo odpowiadamy za czynności, które faktycznie wykonujemy, w zakresie zapisanym w umowie.
Cudzoziemców zatrudnionych w polskiej spółce rozliczamy zgodnie z polskim prawem, a sposób rozliczenia zależy od ich statusu. Inaczej wygląda to w przypadku osób przebywających w Polsce na stałe, inaczej przy oddelegowaniu na krótkie kontrakty. Dokumentację prowadzimy co do zasady w języku polskim, a na wniosek pracownika przygotowujemy dokument równolegle w języku obcym.
Udostępniamy portal pracowniczy oparty na pulpitach enova365, czyli pulpicie pracownika i pulpicie kierownika. Pracownik ma w nim wgląd we własne dane kadrowe oraz informacje o wynagrodzeniu i składa wnioski, na przykład urlopowe. Kierownik widzi dane swojego zespołu i akceptuje wnioski w jednym miejscu, bez obiegu papierowego. Zakres udostępnionych funkcji ustalamy przy wdrożeniu.
