Pracownik chce doliczyć do stażu zlecenie wykonywane podczas studiów, ale nie ma zaświadczenia z ZUS. Do HR trafiają umowy i niepełne rozliczenia. Jak ocenić te dokumenty, ustalić okres współpracy i przełożyć go na uprawnienia pracownika? Wyjaśniamy, jak zorganizować weryfikację dawnych zleceń w średniej lub dużej firmie, zadbać o spójne zasady postępowania i sprawny przepływ informacji między działem HR a osobami prowadzącymi obsługę kadrowo-płacową.
Staż pracy bez zaświadczenia z ZUS bywa trudny do ustalenia, gdy po dawnym zleceniu została tylko umowa. Rachunki zaginęły, a zleceniodawca już nie prowadzi działalności. Kadry muszą wtedy ocenić, jaki okres współpracy potwierdzają dostępne dokumenty i o jakie uzupełnienia poprosić pracownika. Od tych ustaleń zależy prawidłowe określenie jego uprawnień. W większej firmie trzeba też dopilnować, żeby wynik weryfikacji trafił do osób odpowiedzialnych za ewidencję urlopów i rozliczenia.
Nowe zasady zaliczania dodatkowych okresów aktywności zawodowej do stażu pracy stosuje się od 1 maja 2026 r. u pracodawców spoza sektora finansów publicznych. Jednostki tego sektora stosują je od 1 stycznia 2026 r.
Przepisy obejmują również udokumentowane okresy wykonywania zlecenia, podczas których dana osoba zgodnie z odrębnymi przepisami nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Przykładem jest zlecenie wykonywane przez studenta przed ukończeniem 26. roku życia, objęte takim wyłączeniem.
ZUS nie wyda zaświadczenia potwierdzającego podleganie ubezpieczeniom z tytułu tego zlecenia. Pracownik może jednak przedstawić inne dokumenty, które pozwolą ustalić okres jego wykonywania. Sam brak zaświadczenia nie uzasadnia więc automatycznego pominięcia zgłoszonego okresu.
Trzeba przy tym odróżnić ustawowe wyłączenie z ubezpieczeń od sytuacji, w której składek nie odprowadzano mimo istniejącego obowiązku. To różne podstawy oceny dokumentacji.
Przy weryfikacji pomocne mogą być:
Zakres dokumentów trzeba dopasować do konkretnej sprawy. Pracodawca ocenia, co wynika z przedstawionych materiałów: kto wykonywał zlecenie, na czyją rzecz i w jakim okresie. Istotna jest również podstawa niepodlegania ubezpieczeniom.
Sama umowa wskazuje przede wszystkim uzgodnione warunki współpracy. Może wymagać uzupełnienia, jeżeli nie pozwala potwierdzić, że zlecenie rzeczywiście wykonywano przez cały wskazany czas. Podobnie roczne rozliczenie podatkowe może potwierdzać przychód, ale nie wyjaśniać dokładnych dat wykonywania pracy.
Pracodawca może żądać udokumentowania danych dotyczących przebiegu zatrudnienia w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. W praktyce prośba o uzupełnienie powinna wskazywać konkretną lukę, na przykład niejasną datę zakończenia współpracy. Nie ma potrzeby automatycznego żądania od każdej osoby wszystkich wymienionych rodzajów dokumentów.
Załóżmy, że pracownik przedstawia umowę zawartą od stycznia do grudnia oraz rachunki dotyczące trzech miesięcy. Taki zestaw wymaga wyjaśnienia. Pozostałych rachunków może brakować, współpraca mogła zakończyć się wcześniej albo rozliczenia mogły obejmować dłuższe okresy.
Przed rozstrzygnięciem warto ustalić, z czego wynika rozbieżność i czy dostępne są materiały pozwalające ją wyjaśnić. Automatyczne przyjęcie całego roku byłoby przedwczesne. Równie pochopne może być ograniczenie stażu do trzech miesięcy bez analizy pozostałych informacji.
Dla firmy znaczenie ma możliwość odtworzenia sposobu oceny: jakie dokumenty rozpatrzono, co potwierdziły i jakie okoliczności pozostały niewyjaśnione. Ułatwia to odpowiedź pracownikowi oraz ponowne rozpatrzenie sprawy po dostarczeniu uzupełnienia.
Jeżeli dokumenty trafiają do różnych oddziałów, skrzynek pocztowych i osób, łatwo o powtórną weryfikację albo rozbieżności w informacjach przekazywanych pracownikom. Warto ustalić wspólny sposób postępowania:
Dostęp do dokumentów powinny mieć osoby, które potrzebują ich do wykonania swoich zadań. W rejestrze spraw można wskazywać miejsce przechowywania materiałów, ograniczając tworzenie kolejnych kopii w korespondencji.
Zaliczenie dodatkowego okresu nie zawsze oznacza wyższe świadczenie. Znaczenie mają uprawnienia obowiązujące u danego pracodawcy i sytuacja pracownika. Dodatki stażowe oraz nagrody jubileuszowe przysługują wtedy, gdy przewidują je właściwe przepisy lub regulacje zakładowe. Przy ustalaniu urlopu trzeba uwzględnić także wykształcenie oraz zasady dotyczące zbiegu nauki i pracy.
Payroll 360 świadczy usługi kadrowo-płacowe dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Zakres obsługi kadrowo-płacowej obejmuje między innymi prowadzenie dokumentacji pracowniczej, ewidencję urlopów i innych nieobecności oraz naliczanie wynagrodzeń.
Przy organizowaniu współpracy warto ustalić, kto przyjmuje dokumenty, kto zatwierdza ustalenia dotyczące uprawnień i w jaki sposób informacje trafiają do osób prowadzących ewidencję oraz rozliczenia. Jasny podział zadań pomaga połączyć pracę wewnętrznego HR z bieżącą obsługą realizowaną przez Payroll 360.
Jeżeli w Państwa firmie weryfikacja dokumentów i aktualizacja uprawnień wymagają uporządkowania, zapraszamy do kontaktu z Payroll 360, aby omówić zakres wsparcia dopasowany do organizacji pracy działu HR.
Zakończenie działalności zleceniodawcy nie wyklucza zaliczenia okresu wykonywania zlecenia. Znaczenie mają dostępne dowody potwierdzające współpracę i jej czas. Pracodawca ocenia przedstawione materiały; okres, którego nie udało się udokumentować, nie może zostać uwzględniony.
Termin przejściowy dotyczy udokumentowania dodatkowych okresów u pracodawcy, który zatrudniał pracownika w dniu rozpoczęcia stosowania nowych przepisów. W firmach prywatnych jest liczony od 1 maja 2026 r., a w jednostkach sektora finansów publicznych od 1 stycznia 2026 r.
Nie jest to ogólny termin 24 miesięcy liczony od każdego nowego zatrudnienia. Przykładowo osoba przyjęta do firmy prywatnej po 1 maja 2026 r. nie podlega temu terminowi wobec nowego pracodawcy.
Zmiana dotyczy stażu ustalanego na potrzeby uprawnień pracowniczych. Zaliczenie dawnego zlecenia nie powoduje automatycznego uznania go za okres składkowy do emerytury. Zasady ubezpieczeń społecznych i ustalania świadczeń emerytalnych są odrębne.
Autor: Zespół Payroll 360
Artykuł przygotowany z udziałem zespołu Payroll 360, który na co dzień wspiera firmy w obsłudze kadrowo-płacowej, naliczaniu wynagrodzeń oraz digitalizacji dokumentacji pracowniczej.
