Dyrektywa UE o jawności wynagrodzeń wyznacza termin wdrożenia przepisów do 7 czerwca 2026 r., ale polska ustawa nadal jest procedowana. Najnowsza wersja projektu przewiduje wejście przepisów w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia. Sprawdź, jakie obowiązki mogą objąć pracodawców: od informacji o wynagrodzeniu w rekrutacji, przez wartościowanie pracy, po raportowanie luki płacowej i przygotowanie danych kadrowo-płacowych.
Aktualizacja, maj 2026 r.
Na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano nową wersję projektu ustawy wdrażającej dyrektywę o transparentności wynagrodzeń. Projekt jest datowany na 29 kwietnia 2026 r. i nadal może ulec zmianie w toku prac legislacyjnych. Z perspektywy pracodawców najważniejsze są obecnie trzy obszary: wartościowanie pracy, struktura wynagrodzeń oraz przygotowanie danych potrzebnych do raportowania luki płacowej.
Unijna dyrektywa 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń zmienia sposób, w jaki pracodawcy będą musieli podchodzić do danych płacowych, zasad wynagradzania i raportowania luki płacowej. Termin wdrożenia dyrektywy przez państwa członkowskie przypada na 7 czerwca 2026 r., ale polska ustawa wykonawcza nadal jest na etapie prac legislacyjnych. Najnowsza wersja projektu zakłada, że przepisy krajowe wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.
Według dostępnych danych luka płacowa w Polsce wynosi około 8%, a w sektorze prywatnym jest wyraźnie wyższa. Nowe przepisy mają ograniczać tę różnicę, ale dla pracodawców oznaczają przede wszystkim nowe obowiązki organizacyjne, raportowe i analityczne. Działy kadr i płac będą musiały przygotować dane, procedury, strukturę wynagrodzeń oraz zasady bezpiecznego przetwarzania informacji płacowych zgodnie z RODO.
Jednym z najbardziej widocznych skutków nowych przepisów będzie obowiązek przekazywania kandydatom informacji o początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale. Informacja ta ma pojawiać się w ogłoszeniu o pracę albo zostać przekazana kandydatowi przed rozmową kwalifikacyjną. Pracodawcy będą musieli również opierać zasady wynagradzania na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach.
Pracownicy zyskają prawo do uzyskania informacji o średnich wynagrodzeniach w podziale na płeć w ich kategorii zawodowej. Będą mogli poznać kryteria wynagradzania i awansu stosowane w firmie, bez konieczności uzasadniania takiego zapytania. Firmy będą musiały przekazywać te informacje w rozsądnym terminie.
Organizacje zatrudniające co najmniej 100 osób będą musiały regularnie raportować dane o wynagrodzeniach. Raportowanie obejmie między innymi analizę różnic płacowych w podziale na płeć oraz kategorie pracowników. Jeżeli luka płacowa w danej kategorii przekroczy 5% i nie będzie możliwa do wyjaśnienia obiektywnymi kryteriami, pracodawca będzie musiał przeanalizować strukturę wynagrodzeń i wdrożyć działania naprawcze.
Termin wdrożenia dyrektywy 2023/970 przez państwa członkowskie przypada na 7 czerwca 2026 r. Nie oznacza to jednak automatycznie, że wszystkie krajowe obowiązki pracodawców zaczną obowiązywać dokładnie tego dnia. Polska ustawa wdrażająca dyrektywę nadal jest procedowana, a najnowsza wersja projektu przewiduje wejście przepisów w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.
Dla pracodawców oznacza to dodatkowy czas na przygotowanie, ale nie warto traktować go jako powodu do odkładania działań. Uporządkowanie struktury wynagrodzeń, wartościowanie stanowisk, przygotowanie danych do raportowania i sprawdzenie procedur kadrowo-płacowych wymagają pracy z wyprzedzeniem.
Nowa wersja projektu ustawy mocniej porządkuje obowiązki pracodawców związane z oceną wartości pracy, strukturą wynagrodzeń i raportowaniem luki płacowej. To ważna zmiana, ponieważ transparentność wynagrodzeń nie sprowadza się wyłącznie do podawania widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę.
Pracodawca będzie musiał wykazać, że porównuje stanowiska według jednolitych, obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów. W praktyce znaczenie będą miały między innymi kwalifikacje, doświadczenie, zakres odpowiedzialności, wymagany wysiłek, warunki pracy oraz inne kryteria istotne dla danego stanowiska.
Dla średnich i dużych przedsiębiorstw oznacza to konieczność uporządkowania danych kadrowo-płacowych. Bez spójnej struktury stanowisk, aktualnych informacji o składnikach wynagrodzenia i jasnych zasad raportowania trudno będzie rzetelnie ocenić lukę płacową oraz przygotować się do ewentualnych pytań pracowników.
Aby spełnić wymogi nowych przepisów, firmy będą potrzebowały systemu klasyfikacji stanowisk opartego na jednolitych kryteriach porównywania pracy o takiej samej wartości. Konieczna będzie także analityka płacowa, możliwość obliczania różnic wynagrodzeń w odpowiednich grupach pracowników oraz bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z RODO.
W tym obszarze znaczenie ma nie tylko system kadrowo-płacowy, ale również jakość danych i sposób prowadzenia procesów. Payroll 360 korzysta z rozwiązań wspierających obsługę płac, raportowanie i analizę danych kadrowo-płacowych, dzięki czemu firma nie musi samodzielnie budować całego zaplecza organizacyjnego od podstaw.
Przeprowadzenie rzetelnego audytu płacowego wymaga wiedzy prawnej, analitycznej i organizacyjnej. Trzeba ustalić, co w danej firmie oznacza praca o takiej samej wartości, jak porównywać stanowiska oraz które składniki wynagrodzenia powinny być uwzględnione w analizie. Znaczenie mają także staż, zakres odpowiedzialności, kwalifikacje, warunki pracy i inne kryteria, które mogą obiektywnie uzasadniać różnice płacowe.
Payroll 360 zapewnia wsparcie w analizie danych kadrowo-płacowych, identyfikacji obszarów ryzyka i przygotowaniu procesów do nowych obowiązków. Współpraca pozwala uporządkować informacje potrzebne do oceny struktury wynagrodzeń oraz raportowania zgodnie z przepisami i realiami Państwa firmy.
Firmy będą musiały udokumentować kryteria wynagradzania, czyli jasne, obiektywne i sprawdzalne zasady. Procedury rekrutacyjne powinny zapewniać transparentność od pierwszego kontaktu z kandydatem. Trzeba też określić proces odpowiedzi na zapytania pracowników, w tym kto, kiedy i w jakiej formie udziela informacji o wynagrodzeniach.
W ramach współpracy outsourcingowej z Payroll 360 można uporządkować procesy kadrowo-płacowe, przygotować dane potrzebne do nowych obowiązków oraz zweryfikować, które elementy dokumentacji wymagają dostosowania. Ma to szczególne znaczenie w firmach, w których struktura stanowisk, składniki wynagrodzenia i procedury informacyjne są rozproszone między różnymi działami lub systemami.
Przetwarzanie danych o wynagrodzeniach w przekroju płci to szczególnie wrażliwy obszar. Wymaga odpowiednich zabezpieczeń technicznych, kontroli dostępu, logowania operacji oraz jasnych procedur bezpieczeństwa. Konieczne jest również określenie podstawy prawnej przetwarzania danych i zasad udostępniania informacji pracownikom.
Payroll 360 posiada certyfikat ISO 27001 i stosuje procedury zgodne z RODO, co ma szczególne znaczenie przy obsłudze danych kadrowo-płacowych. Dane o wynagrodzeniach wymagają kontrolowanego dostępu, odpowiednich zabezpieczeń oraz jasnych zasad przetwarzania i udostępniania informacji.
Zmiany w prawie pracy i przepisach dotyczących wynagrodzeń wymagają bieżącego monitorowania. Współpraca z Payroll 360 pozwala ograniczyć obciążenie wewnętrznego zespołu, ponieważ obsługa kadrowo-płacowa jest prowadzona przez specjalistów pracujących na co dzień z dokumentacją, wynagrodzeniami i obowiązkami pracodawców. W praktyce firma zyskuje wsparcie w ocenie zmian, przygotowaniu danych oraz dostosowaniu procesów do nowych wymogów.
W nowych obowiązkach kluczowe będą dane: aktualne, spójne i możliwe do zestawienia w odpowiednich przekrojach. Payroll 360 korzysta z systemu enova365 oraz rozwiązań wspierających elektroniczny obieg i archiwizację dokumentów. Dzięki temu obsługa płac, dokumentacja pracownicza i raportowanie mogą być prowadzone w bardziej uporządkowanym modelu, bez konieczności samodzielnego tworzenia całego zaplecza technologicznego po stronie pracodawcy.
Błędy w danych płacowych, dokumentacji lub sposobie raportowania mogą prowadzić do sporów z pracownikami, kontroli oraz ryzyka sankcji. Payroll 360 ogranicza to ryzyko przez uporządkowaną obsługę kadrowo-płacową, bieżącą kontrolę procesów oraz wsparcie w przygotowaniu danych wymaganych przez nowe przepisy.
Przygotowanie raportów płacowych, zestawień, odpowiedzi na zapytania pracowników i danych do analizy luki płacowej będzie wymagało czasu oraz dobrej organizacji. Outsourcing płacowy w Payroll 360 pozwala odciążyć wewnętrzny zespół i oprzeć obsługę na specjalistach, którzy na co dzień pracują z wynagrodzeniami, dokumentacją i obowiązkami pracodawców. Zakres współpracy można dopasować do skali Państwa firmy i złożoności procesów.
W Payroll 360 świadczymy pełną obsługę kadrowo-płacową, obejmującą naliczanie wynagrodzeń, zasiłków, ekwiwalentów, rozliczenia z ZUS, US i PFRON, obsługę PPK, generowanie pasków płacowych oraz przygotowywanie raportów. W kontekście nowych przepisów o jawności wynagrodzeń wspieramy firmy w porządkowaniu danych kadrowo-płacowych, analizie struktury wynagrodzeń, przygotowaniu informacji potrzebnych do raportowania oraz organizacji procesów związanych z obowiązkami pracodawcy.
Zapewniamy wsparcie specjalistów kadr i płac, dedykowanego opiekuna, uporządkowane procesy oraz technologię wspierającą obsługę wynagrodzeń i dokumentacji pracowniczej. Korzystamy z systemu enova365, rozwiązań do elektronicznego obiegu dokumentów oraz procedur bezpieczeństwa potwierdzonych certyfikacją ISO 27001. Dzięki temu firmy mogą lepiej przygotować się do zmian bez tworzenia dodatkowego działu lub rozbudowywania wewnętrznej administracji płacowej.
Jeżeli rozważasz outsourcing płacowy lub chcesz przygotować firmę na nowe przepisy o jawności wynagrodzeń, skontaktuj się z zespołem Payroll 360. Podczas rozmowy omówimy aktualny model obsługi płac, zakres danych i dokumentacji oraz możliwe warianty współpracy dopasowane do potrzeb Państwa firmy.
7 czerwca 2026 r. to termin wdrożenia dyrektywy 2023/970 przez państwa członkowskie Unii Europejskiej. Polska ustawa nadal jest procedowana, a najnowsza wersja projektu przewiduje wejście przepisów w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia. Dlatego pracodawcy powinni śledzić dalszy przebieg prac, ale przygotowania organizacyjne i płacowe warto rozpocząć wcześniej.
Pracodawca będzie musiał przekazać kandydatowi informację o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Informacja ta może znaleźć się w ogłoszeniu o pracę albo zostać przekazana kandydatowi przed rozmową kwalifikacyjną. Celem nowych przepisów jest ograniczenie sytuacji, w których kandydat poznaje realne warunki płacowe dopiero na końcowym etapie rekrutacji.
Tak, choć zakres obowiązków będzie inny niż w większych organizacjach. Firmy poniżej 100 pracowników co do zasady nie będą objęte regularnym raportowaniem luki płacowej, ale nadal powinny przygotować się do przejrzystych zasad wynagradzania, informacji dla kandydatów i odpowiedzi na pytania pracowników dotyczące kryteriów płacowych.
Raportowanie luki płacowej polega na analizie różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn w określonych grupach pracowników. Pracodawca będzie musiał ustalić, czy różnice wynikają z obiektywnych kryteriów, takich jak zakres odpowiedzialności, kwalifikacje, doświadczenie, warunki pracy lub inne uzasadnione czynniki. Jeżeli różnicy nie da się wyjaśnić w taki sposób, konieczne może być podjęcie działań naprawczych.
Praca o takiej samej wartości to praca porównywalna według obiektywnych kryteriów, a nie tylko według nazwy stanowiska. Znaczenie mogą mieć między innymi kwalifikacje, zakres odpowiedzialności, wysiłek, warunki pracy i wymagania związane z danym stanowiskiem. Dlatego jednym z ważniejszych zadań pracodawcy będzie uporządkowanie struktury stanowisk i zasad wartościowania pracy.
Przygotowania warto zacząć od uporządkowania danych kadrowo-płacowych, struktury stanowisk, składników wynagrodzenia i zasad przyznawania podwyżek lub premii. Firmy powinny też sprawdzić, czy potrafią przygotować dane potrzebne do analizy luki płacowej i odpowiedzieć na pytania pracowników o kryteria wynagradzania. W tym obszarze znaczenie ma dobrze prowadzona obsługa kadrowo-płacowa, ponieważ nowe obowiązki będą opierały się na jakości danych, dokumentacji i procesów.
Autor: Payroll 360
Opracowanie merytoryczne: zespół specjalistów ds. kadr i płac Payroll 360
Ostatnia aktualizacja: maj 2026 r.
