Regularne tworzenie kopii zapasowej, nazywane także backup’em, to jeden z podstawowych, najważniejszych nawyków, który powinna wyrobić w sobie każda osoba pracująca na komputerze i przechowująca tam lub na serwerach efekty swojej pracy (pliki, dokumenty, zdjęcia etc.). Nie inaczej jest w przypadku e-teczek. One również podlegają obowiązkowemu backup’owi. Warto pamiętać, że backup to nie to samo co archiwizacja e-teczek – ta ostatnia wynika z wymogów prawnych i oznacza przechowywanie akt osobowych przez 50 lat, a pozostałej dokumentacji przez 10 lat. W Payroll 360 posiadamy w związku z tym specjalną politykę tworzenia kopii zapasowych. Dzięki regularnej kopii zapasowej dane przechowywane w postaci elektronicznej są zabezpieczone na wypadek ich przypadkowego usunięcia (zniszczenia), nagłej usterki sprzętu, czy ataku hakerskiego.

Przy tego rodzaju działaniach również należy pamiętać o kwestiach bezpieczeństwa, takich jak wykonywanie kilku kopii oraz przechowywanie ich w różnych miejscach. Zdecydowanie odradza się, aby był to ten sam komputer lub dysk twardy. Obecnie za najbezpieczniejsze lokalizacje uznaje się tak zwane lokalizacje off-site lub chmurę.

Mówiąc o backup’ie, nie wolno zapominać ponadto, że na wypadek zdarzeń nagłych konieczne jest w dodatku planowanie awaryjne oraz określenie procedur odtwarzania danych w przypadku naruszenia bezpieczeństwa lub awarii systemów.

Skuteczne zarządzanie elektronicznymi teczkami pracowniczymi wymaga wdrożenia sprawdzonych praktyk, które zapewnią efektywność i zgodność z przepisami. Przede wszystkim należy przeprowadzić szczegółową analizę potrzeb firmy i dostosować rozwiązanie do specyficznych wymagań organizacji.

Kluczowym elementem jest uporządkowanie i skategoryzowanie dokumentów zgodnie z przepisami prawa (sekcje A, B, C, D, E), aby uniknąć problemów podczas ich późniejszego wykorzystania. Katalogowanie i jednolity system nazewnictwa zwiększają przejrzystość i ułatwiają zarządzanie obiegiem dokumentów.

Warto również zadbać o integrację systemu e-teczek z innymi narzędziami HR w firmie, aby zapewnić płynny przepływ informacji. Odpowiednie przeszkolenie zespołu kadrowego to gwarancja sprawnego wdrożenia systemu i efektywnej pracy z e-teczką na co dzień.

Jeśli zastanawiasz się, jak wdrożyć elektroniczną dokumentację w swojej firmie, zapoznaj się z artykułem Jak wdrożyć e-akta w firmie, który szczegółowo omawia proces implementacji krok po kroku.

Pracodawcy mają wybór między trzema opcjami:

• Prowadzenie akt wyłącznie w formie papierowej
• Prowadzenie akt wyłącznie w formie elektronicznej (e-teczki)
• Prowadzenie akt w formie mieszanej

Kodeks pracy zezwala ponadto pracodawcy na zmianę postaci, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą z jednej na drugą, przy zachowaniu odpowiednich procedur.

Należy pamiętać, że niektóre dokumenty zgodnie z przepisami muszą być zachowane w formie oryginalnej (papierowej), np. oryginały świadectw pracy czy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe.

Przechowywanie i prowadzenie e-teczek pracowniczych — obowiązki Pracodawca decydujący się na prowadzenie elektronicznych akt pracowniczych musi wdrożyć odpowiednie procedury bezpieczeństwa dotyczące zarówno przechowywania akt, jak i ich archiwizacji oraz przetwarzania. W 2025 roku standardem stały się rozwiązania chmurowe z wysokim poziomem zabezpieczeń oraz automatycznym tworzeniem kopii zapasowych. Bezpieczne przechowywanie elektronicznych akt osobowych minimalizuje ryzyko ich uszkodzenia i zniszczenia.

Warto podkreślić, że w przypadku niezastosowania się do obowiązujących reguł, pozostawienia akt w warunkach zagrażających ich uszkodzeniu bądź zniszczeniu, a także w sytuacji nieprowadzenia akt osobowych pracowników, pracodawca popełnia wykroczenie. Wykroczenie to zagrożone jest karą grzywny, która obecnie waha się w granicach od 1 500 zł do 45 000 zł (po nowelizacji przepisów). Skrupulatne podejście do obowiązku prowadzenia teczek osobowych jest więc nie tylko wymogiem prawnym, ale również ochroną przed poważnymi konsekwencjami finansowymi.

Dla firm, które nie posiadają odpowiednich zasobów lub doświadczenia, profesjonalna digitalizacja akt osobowych może stanowić optymalne rozwiązanie, pozwalające na bezpieczne przejście na system elektroniczny przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami.